Ведение бизнеса означает жонглирование различными финансовыми отчетами, такими как пробный баланс вашей компании и главная книга. При просмотре стольких отчетов у вас может возникнуть вопрос:Что означают эти отчеты и как их использовать? Взгляните на разницу между главной бухгалтерской книгой и пробным балансом и узнайте, как использовать отчеты в своих интересах.
Прежде чем мы обсудим главную книгу и пробный баланс, вам нужно узнать о двойной записи. В вашем пробном балансе и главной книге используется двойная запись.
Двойная запись — это именно то, на что это похоже — запись транзакций в двух или более учетных записях. При двойной записи кредит делается хотя бы на одном счете, а дебет делается хотя бы на одном другом счете.
Дебет и кредит — это равные, но противоположные записи в ваших книгах. При двойной записи ваши суммы по кредиту и дебету должны быть сбалансированы, поскольку каждая транзакция оказывает одинаковое, но противоположное влияние как минимум на два счета.
Готовы погрузиться и узнать разницу между главной бухгалтерской книгой и пробным балансом? Посмотрите, чем отличаются два отчета ниже.
Теперь, когда вы немного знаете о бухгалтерском учете с двойной записью, пришло время узнать все о главной бухгалтерской книге. Итак, что это?
Главная бухгалтерская книга — это основа ваших книг. Используйте бухгалтерскую книгу для сортировки и суммирования всех ваших бизнес-транзакций, чтобы получить четкое представление о ваших финансах. Ваша главная книга содержит подробную информацию обо всех транзакциях в вашем плане счетов.
Думайте о своей главной бухгалтерской книге как о картотеке, а обо всех счетах — как о папках в этом шкафу. Ваша главная книга обычно включает следующие основные счета:
В вашей главной бухгалтерской книге активы и расходы находятся слева. Обязательства, собственный капитал и доход находятся на правой стороне. Обе части леджера должны иметь одинаковые значения для баланса.
Ваш пробный баланс — это бухгалтерский отчет, который содержит балансы счетов главной книги в столбцах дебета и кредита. Используйте свой пробный баланс, чтобы убедиться, что кредиты и дебеты равны в каждой учетной записи.
Помните, как ваша главная бухгалтерская книга похожа на картотечный шкаф? Ну, ваш пробный баланс похож на служебную записку, в которой обобщаются данные в вашей картотеке. Вы в основном используете свой пробный баланс как обзор и сводку своей главной книги.
Вы можете подумать:Как узнать, когда использовать главную книгу, а когда пробный баланс? Отличный вопрос! Ответ? Это зависит от того, какую информацию вам нужно собрать.
Вы можете использовать свой пробный баланс для:
Главные бухгалтерские книги лучше всего подходят для:
Вы можете использовать пробный баланс и главную книгу для:
Итак, как вы можете эффективно использовать оба этих отчета? Посмотри-посмотри.
При проверке своих книг в конце месяца используйте пробный баланс. В пробном балансовом отчете содержится основная информация, необходимая для проверки состояния ваших бухгалтерских книг.
Вместо того, чтобы увязнуть в мелких деталях главной бухгалтерской книги, вы можете использовать свой пробный баланс, чтобы получить представление о том, где вы видите, как деньги приходят и уходят в течение месяца.
Не все предприятия используют прогнозирование. Но если вы это сделаете, ваш пробный баланс — это хорошее место, чтобы определить, находится ли ваш бизнес на правильном финансовом пути.
Прогнозирование позволяет вам смотреть на общее направление ваших финансов. Оттуда вы можете определить, находитесь ли вы на правильном пути, и внести необходимые коррективы (например, настроить свой бюджет).
Ваш пробный баланс — хороший отчет для прогнозирования, потому что вам нужно только общее представление о том, в каком состоянии находятся ваши финансы.
Аудиты могут быть нервным процессом. Во время аудита вы должны предоставить много информации, чтобы убедиться, что ваши бухгалтерские книги в порядке. Как правило, вы извлекаете свою главную бухгалтерскую книгу во время обычного аудита.
Ваш бухгалтер или финансовый консультант использует главную бухгалтерскую книгу для проверки каждого из ваших счетов во время аудита. Ваша главная книга показывает все ваши транзакции, включая все ваши дебеты и кредиты.
Заявки на получение кредита могут быть обширными. Не говоря уже о том, что кредиторы хотят получить как можно больше подробностей. По этой причине главная книга — ваш лучший выбор, когда дело доходит до подачи заявки на бизнес-кредиты. Финансовое учреждение (например, банк) захочет знать, сколько денег вы тратите и зарабатываете, чтобы минимизировать собственный риск.
Ваша главная бухгалтерская книга сообщает банку финансовую информацию, необходимую им для подачи заявки на получение кредита.
Финансовые отчеты основаны на реальных финансовых данных, а не только на предположениях или прогнозах. В то время как пробный баланс показывает базовую линию того, куда приходят и уходят деньги, главная бухгалтерская книга дает полную картину.
Для создания полных и точных отчетов используйте главную книгу. Пробный баланс может не указывать на то, что с аккаунтом что-то не так. Главная бухгалтерская книга позволяет вам увидеть полную финансовую картину и убедиться, что в ваших книгах нет дисбаланса.
Планирование бюджета на год — очень важный процесс для вашего бизнеса. Когда вы планируете свой бизнес-бюджет, лучше всего смотреть как на пробный баланс, так и на главную книгу. Почему оба?
Пробный баланс дает вам быстрый обзор различных учетных записей, чтобы вы могли легко увидеть, какие из них требуют большего внимания. Возможно, ваш счет доходов выглядит великолепно, но ваш счет расходов не показывает большого движения. Ваш пробный баланс показывает, где у вас есть пространство для маневра, и дает вам представление о том, как может выглядеть ваш бюджет.
Используйте главную книгу, чтобы глубже погрузиться в транзакции вашего бизнеса. В главной бухгалтерской книге вы можете увидеть свои общие доходы и расходы. И вы можете точно определить любые изменения, которые вам необходимо внести (например, сократить ненужные расходы). Главная книга дает вам полную картину финансов вашего бизнеса, прежде чем вы приступите к составлению бюджета.
Не погружайтесь в свои финансовые отчеты. Программное обеспечение Patriot для онлайн-бухгалтерии позволяет легко и безопасно отслеживать все ваши бизнес-транзакции. Носите пробный баланс и главную бухгалтерскую книгу с собой, куда бы вас ни привел ваш бизнес. Попробуйте бесплатно в течение 30 дней!