Платите ли вы когда-нибудь за деловые товары и услуги до того, как воспользуетесь ими? Если это так, то эти типы покупок требуют особого внимания в ваших книгах. Вам необходимо создать запись в журнале расходов предоплаты.
Итак, вы знаете, как записывать расходы предоплаты? Не паникуйте, если вы этого не сделаете. Вместо этого следуйте этому простому руководству по регистрации предоплаченных расходов, чтобы ваши бухгалтерские записи были точными.
Предоплаченные расходы – это расходы, оплаченные заранее. Вы начисляете расходы предоплаты, когда платите за что-то, что вы получите в ближайшем будущем. Каждый раз, когда вы платите за что-то перед использованием, вы должны признать это в учете расходов предоплаты.
Предоплаченные расходы не обеспечивают ценность сразу. Вместо этого они обеспечивают ценность с течением времени — как правило, в течение нескольких отчетных периодов. Поскольку срок действия расхода истекает по мере его использования, вы не можете сразу потратить всю стоимость предмета. Вы можете оплатить только ту часть расходов, которую вы использовали. Запишите предоплаченные расходы в финансовые отчеты вашего бизнеса и корректируйте записи по мере использования предмета.
Процесс учета расходов будущих периодов происходит только в учете по методу начисления. Если вы используете кассовый учет, вы регистрируете транзакции только тогда, когда деньги физически переходят из рук в руки.
Предоплаченные расходы могут начисляться как частным лицам, так и предприятиям. В малом бизнесе некоторые покупки считаются предоплаченными расходами.
В следующем списке показаны распространенные примеры предоплаченных расходов:
Опять же, все, за что вы платите перед использованием, считается предоплаченным расходом.
Вам может быть интересно, какой тип учетной записи является предоплаченным расходом. Напоминаем, что основными типами счетов являются активы, расходы, обязательства, собственный капитал и доходы.
Может быть, вы думаете… Это расходы, верно? Я имею в виду, расход в названии! Хотя это справедливое предположение, оно неверно.
Предоплаченные расходы являются активом. Когда вы первоначально регистрируете расходы предоплаты, записывайте их как актив. Итак, где учитываются расходы предоплаты? Расходы будущих периодов в балансе также указываются как активы.
Предоплаченные расходы превращаются в расходы только тогда, когда вы их фактически используете. По мере использования предмета уменьшайте стоимость актива. Затем стоимость актива заменяется фактическими расходами, отраженными в отчете о прибылях и убытках.
Итог:до того, как вы используете предоплаченную статью расходов, это актив. Как только предмет используется, это расход.
Создайте запись журнала расходов по предоплате в своих книгах во время покупки, прежде чем использовать товар или услугу.
Прежде чем погрузиться в удивительный мир журнальных записей, вам необходимо понять, как дебет и кредит влияют на каждый основной счет.
Активы и расходы увеличиваются по дебету и уменьшаются по кредиту.
С другой стороны, обязательства, собственный капитал и выручка увеличиваются за счет кредита и уменьшаются за счет дебета.
Чтобы создать первую запись в журнале для предоплаченных расходов, дебетуйте свой счет Предоплаченных расходов. Почему? Этот счет является счетом активов, и активы увеличиваются за счет дебета. И на каждый дебет должен быть и кредит. Зачислите соответствующий счет, который вы использовали для оплаты, например, наличный или расчетный счет. Зачисление на счет уменьшает ваш наличный или текущий счет.
Запись в журнале, которую вы делаете, когда несете предоплату, должна выглядеть следующим образом:
| Дата | Аккаунт | Примечания | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|---|
| Х/ХХ/ХХХХ | Предоплаченные расходы | <тд>Х | <тд>||
| Наличные | <тд> <тд>Х |
Корректировка записей поможет сбалансировать ваши книги. Для признания расходов будущих периодов, которые становятся фактическими расходами, используйте корректирующие проводки.
По мере использования предмета с предоплатой уменьшайте свой счет Предоплаченных расходов и увеличивайте свой фактический счет расходов. Для этого дебетуйте свой счет расходов и кредитуйте свой счет предоплаты расходов. При этом создается корректирующая запись о предоплате расходов.
Ваша запись в журнале, отражающая фактические расходы, должна выглядеть следующим образом:
| Дата | Аккаунт | Примечания | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|---|
| Х/ХХ/ХХХХ | Расходы | <тд>Х | <тд>||
| Предоплаченные расходы | <тд> <тд>Х |
Допустим, вы вносите предоплату за аренду за шесть месяцев, что в сумме составляет 6000 долларов. Когда вы вносите предоплату за аренду, вы записываете все 6000 долларов как актив в балансе. Каждый месяц вы уменьшаете счет актива на ту часть, которую используете. Вы уменьшаете счет актива на 1000 долларов США (6 000 долларов США за 6 месяцев) и записываете расходы в размере 1 000 долларов США.
Повторяйте процесс, пока расход не будет израсходован. После того, как вы воспользуетесь предоплаченным товаром, учетная запись активов должна быть пустой, а учетная запись расходов должна показывать полную стоимость.
Записи в журнале предоплаченных расходов помогут вам сохранить точность бухгалтерских книг. Давайте рассмотрим несколько примеров предоплаченных расходов.
Хотите упростить ведение учета с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета, но не знаете, какое выбрать? Покупка программного обеспечения может быть стрессовой, если вы не уверены, что ищете. Наше бесплатное загружаемое руководство Как выбрать программное обеспечение для бухгалтерского учета:10 вещей, которые следует учитывать , может помочь. От функций до типов программного обеспечения — мы поможем вам выбрать то, что лучше всего подходит для вашего бизнеса.
Получите мое бесплатное руководство!Скажем, вы покупаете годовой страховой полис для своего бизнеса, который стоит 1800 долларов. Вы платите авансом и пользуетесь страховкой в течение года.
Когда вы покупаете страховку, дебетуйте счет Prepaid Expense, чтобы показать увеличение активов. И зачислите деньги на кассовый счет, чтобы показать потерю наличных.
| Дата | Аккаунт | Примечания | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|---|
| Х/ХХ/ХХХХ | Предоплаченные расходы | <тд>1800 | <тд>||
| Наличные | <тд> <тд>1800 |
Каждый месяц корректируйте счета на сумму используемой политики. Поскольку срок действия полиса составляет один год, разделите общую стоимость в 1800 долларов США на 12. Каждый месяц корректируйте счета на 150 долларов США.
Расход $150 страховки с дебетом. Уменьшите счет предоплаты с кредитом. Повторяйте этот процесс каждый месяц, пока политика не будет использована, а учетная запись актива не станет пустой.
| Дата | Аккаунт | Примечания | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|---|
| Х/ХХ/ХХХХ | Расходы | <тд>150 | <тд>||
| Предоплаченные расходы | <тд> <тд>150 |
Вы вносите предоплату в размере 9000 долларов за аренду за шесть месяцев. Вы заплатили за место, но еще не использовали его. Таким образом, вам необходимо записать сумму как расходы предоплаты.
Сначала дебетуйте счет «Предоплаченные расходы», чтобы показать увеличение активов. Кроме того, зачислите денежные средства на счет, чтобы показать потерю наличных.
| Дата | Аккаунт | Примечания | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|---|
| Х/ХХ/ХХХХ | Предоплаченные расходы | <тд>9000 | <тд>||
| Наличные | <тд> <тд>9000 |
По прошествии каждого месяца корректируйте счета в зависимости от суммы арендной платы, которую вы используете. Поскольку предоплата вносится за шесть месяцев, разделите общую стоимость на шесть (9000 долл. США / 6). Ежемесячно корректируйте свои счета на 1500 долларов США.
Расход $ 1500 арендной платы с дебетом. Уменьшите счет предоплаты с кредитом. Повторяйте этот процесс каждый месяц, пока не будет израсходована арендная плата, а счет актива не станет пустым.
| Дата | Аккаунт | Примечания | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|---|
| Х/ХХ/ХХХХ | Расходы | <тд>1500 | <тд>||
| Предоплаченные расходы | <тд> <тд>1500 |
Ищете простой способ записи деловых операций? Не смотрите дальше. Патриот онлайн программное обеспечение для бухгалтерского учета прост в использовании и создан для тех, кто не является бухгалтером. Кроме того, мы предлагаем бесплатную поддержку в США. Получите бесплатную пробную версию прямо сейчас!
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 12 сентября 2017 года.