Согласно недавнему исследованию, каждый десятый работник является независимым подрядчиком. С таким количеством подрядчиков, составляющих рабочую силу, в какой-то момент вы обязательно будете работать или нанимать одного из них.
Наем подрядчиков может быть выгоден для вашего бизнеса. Но если вы собираетесь работать с независимыми подрядчиками, вам нужно знать, как вести с ними дела.
Так что же такое независимый подрядчик? Независимый подрядчик — это физическое лицо, которое выполняет работу для бизнеса. Однако они не считаются работниками. Во многих случаях независимые подрядчики ведут собственный бизнес.
В отличие от наемных работников, у независимых подрядчиков не вычитаются налоги на Социальное обеспечение или Medicare из их заработной платы. Вместо этого они платят собственный подоходный налог и налог на самозанятость со своих доходов.
IRS и FLSA имеют строгие правила для определения того, является ли работник наемным работником или независимым подрядчиком. Прежде чем определять статус работника, ознакомьтесь с Законом о справедливых трудовых стандартах и рекомендациями Налогового управления США, чтобы избежать ошибочной классификации независимых подрядчиков.
Если вы нанимаете независимых подрядчиков, вам нужно знать, что можно и чего нельзя делать при работе с ними. Воспользуйтесь приведенными ниже семью советами, чтобы научиться работать с подрядчиками.
Как и в случае с наемными работниками, вы должны собирать документы у своих новых подрядчиков.
Предоставьте своему подрядчику форму W-9 «Запрос на получение идентификационного номера налогоплательщика» для заполнения.
Форма W-9 содержит информацию о вашем независимом подрядчике, чтобы вы могли точно сообщать об их платежах в IRS. В форме подрядчики должны указать такую информацию, как их:
Все предприятия должны сообщать в IRS о компенсации, не связанной с работой, в размере 600 долларов или более. Используйте информацию из формы W-9 для заполнения формы IRS 1099-NEC в конце года.
Не отправляйте форму W-9 в IRS. Храните формы W-9 в своих записях для сохранности.
У традиционных сотрудников есть должностные инструкции, которые определяют их обязанности. При работе с независимыми подрядчиками вы должны предоставить другой набор руководящих принципов для установления правил и обязанностей. Это можно сделать, создав соглашение или контракт.
Создайте соглашение с изложением проекта и обязанностей вашего подрядчика. Контракты не только закладывают основу для проекта, но и защищают обе стороны. Не говоря уже о том, что иметь все в письменном виде не помешает.
Ваш контракт сообщает, как и когда проект будет выполнен. Обычно контракты включают:
Перед началом проекта обсудите детали с вашим подрядчиком и посмотрите, есть ли у него какие-либо вопросы. Четкий план на раннем этапе поможет избежать ухабов на дороге позже.
Как и многие другие вещи в бизнесе, коммуникация имеет ключевое значение при работе с независимыми подрядчиками.
Прежде чем ваш подрядчик приступит к проекту, установите процесс информирования о прогрессе. Как вы будете обсуждать прогресс? Будут ли еженедельные отчеты о проделанной работе? Как насчет телефонных звонков? Электронные письма?
Последовательная и четкая коммуникация обеспечивает быстрое решение проблем и помогает избежать задержек. Кроме того, регулярные проверки или отчеты помогают проекту двигаться вперед.
Поговорите со своим подрядчиком, чтобы обсудить варианты связи.
Пока вы общаетесь со своим подрядчиком, вы должны обсуждать статус и этапы проекта.
Постановка целей и контрольных точек для проекта поможет обеспечить бесперебойную работу проекта от начала до конца. Поскольку подрядчики сами определяют, как они будут выполнять проект, обязательно обсудите с ними цели.
Правда в том, что никто не любит микроменеджеров. Вы не можете ожидать, что ваши подрядчики выполнят какую-либо работу, если вы постоянно нависаете над ними. Не говоря уже о том, что вы можете оттолкнуть некоторых работников своим чрезмерным контролем.
При управлении независимыми подрядчиками дайте им некоторое пространство. Не дышите им в затылок на каждом шагу.
Вместо микроменеджмента регулярно общайтесь со своими подрядчиками. Свяжитесь с ними, чтобы узнать, на каком этапе они находятся в проекте. Дайте обратную связь и вклад по мере необходимости, но не наступайте никому на пятки. Если вы хотите, чтобы подрядчики работали продуктивно, вам нужно доверять им.
Важная часть работы с независимыми подрядчиками — не забывать распространять и подавать форму 1099-NEC в конце года.
Опять же, если вы заплатили подрядчику 600 долларов или более в течение года, вам необходимо подать форму 1099-NEC. Отправьте форму 1099-NEC всем соответствующим подрядчикам.
Форма 1099-NEC включает следующую информацию:
Проверьте свои бухгалтерские записи, чтобы узнать, сколько вы заплатили каждому подрядчику в течение года. Вы также должны классифицировать тип платежа, а также причину платежа.
Имейте в виду, что вы должны отправить форму 1099-NEC каждому соответствующему подрядчику и в IRS до 31 января каждого года.
Что вы делаете, чтобы ваши книги были максимально точными? Скорее всего, вы занимаетесь такими делами, как систематизация квитанций и тщательный учет деловых операций. Разве то же самое не должно относиться и к сохранению записей ваших подрядчиков?
От начала до конца вы должны вести подробные записи о ваших подрядчиках и их проектах. Упорядочивайте и храните такие вещи, как:
Вы можете использовать базовое бухгалтерское программное обеспечение для хранения этих типов записей. Или, если вы хотите пойти по старому пути, подумайте о том, чтобы инвестировать в физическую систему хранения документов (например, шкафы для документов, папки и т. д.).
Может быть полезно вести записи в случае расхождений. Чем более точные записи вы ведете, тем лучше будет ваш бизнес.
Выполняйте свои обязанности по ведению бухгалтерского учета с помощью программного обеспечения для онлайн-бухгалтерии Patriot. Легко записывайте доходы и расходы, создавайте счета и многое другое. Начните работу с самостоятельной демонстрацией уже сегодня!
Хотите узнать больше? Зайдите на наш Facebook и поставьте нам лайк. Нам всегда приятно заводить новых друзей!