Как продавец, вы готовите счета-фактуры с требованием оплаты от клиентов, которые делают покупки в кредит. И как покупателю вам также может потребоваться создать некоторые документы, например заказ на поставку (PO). Что такое заказ на покупку?
Читайте дальше, чтобы узнать о тонкостях заказов на покупку, о том, как их создавать, и о разнице между счетами и заказами на покупку.
Заказ на поставку — это документ, который покупатели используют для размещения заказа у продавца или поставщика. Заказы на покупку содержат важные данные о покупке, такие как контактная информация, дата, информация о продукте и условия. Как правило, заказы на покупку становятся юридически обязывающими документами после того, как продавец принимает соглашение.
Если вам нужно приобрести инвентарь для малого бизнеса, вы можете передать то, что хотите, создав заказ на покупку. Вы должны сделать копию созданного вами заказа на покупку и сохранить ее для своих записей.
С другой стороны, вы можете получать заказы от ваших клиентов, покупателей. Когда вы получите заказ на покупку, подготовьте запрошенные продукты к доставке или самовывозу, свяжитесь с клиентом и выставьте им счет. Сохраняйте полученные заказы на покупку для своих записей и документируйте процесс.
Многие путают заказы на покупку со счетами-фактурами. Но понимание разницы между заказами на покупку и счетами-фактурами является ключом к заполнению правильных форм. Итак, что такое счет-фактура?
Инвойс - это счет. Покупатели создают заказы на покупку, чтобы запрашивать товары у продавцов. Продавцы создают счета, чтобы требовать оплаты от покупателей.
Используйте это изображение, чтобы увидеть, как заказы на покупку и счета работают вместе в процессе заказа на покупку:
Как покупатель, вы должны знать, какую информацию включать в заказ на покупку.
Форматы заказов на покупку могут различаться, но вы должны включать следующую стандартную информацию:
Товар, количество и цены: Перечислите информацию о продуктах, которые вы хотите приобрести. Укажите количество каждого продукта, которое вы хотите, а также цену каждой единицы.
Общая стоимость: Сложите цены на товары, которые вы заказываете, и перечислите итоговую сумму внизу.
Дата: Это может быть очевидно, но вы должны указать дату подготовки заказа на поставку.
Номер заказа на покупку: Пронумеруйте ваши заказы на покупку, чтобы вы и продавец могли их отслеживать.
Контактная информация покупателя: Укажите контактную информацию, такую как ваше имя, название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
Контактная информация продавца: Укажите имя продавца, название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
Сведения о доставке: Большинство продавцов отправляют товары после получения заказов на покупку. Укажите, куда вы хотите, чтобы продавец отправил ваш заказ. Или укажите, хотите ли вы забрать свой заказ.
Положения и условия заказа на покупку: Эта часть ЗП является существенной. Укажите условия, которым должен соответствовать продавец, чтобы заказ на покупку имел юридическую силу. Включите такие условия, как цена, график доставки (когда вы ожидаете получить заказ) и срок платежа.
Вот пример заказа на покупку:
Не создавайте запись в журнале при составлении и отправке заказа на покупку. Вместо этого подождите, пока не будут выполнены ваши условия.
Зачислите на свой счет кредиторскую задолженность после получения счета. После оплаты заказа отмените исходную запись в журнале, списав средства со счета кредиторской задолженности.
Получение заказа на покупку от клиента запускает процедуру заказа на покупку.
Получив заказ на покупку, подготовьте его в соответствии с положениями и условиями.
Если вы отправляете товар покупателю, сообщите ему о получении заказа на поставку. Кроме того, сообщите своему клиенту, когда вы отправляете заказ. Рассмотрите возможность включения номера для отслеживания, чтобы покупатель мог отслеживать доставку в Интернете.
Как только покупатель получит свой заказ, вы можете подготовить счет для отправки ему.
Храните ЗП покупателя в своих записях. Если покупатель считает, что вы не выполнили условия заказа на поставку или допустили ошибку, вы можете сослаться на исходный заказ на покупку. И сделайте копию счета, который вы создаете для своих записей. Таким образом, вы будете знать, когда покупатель просрочит платеж.
Итак, когда следует обновлять бухгалтерские книги в процессе оформления заказа на покупку?
Не создавайте запись в журнале при получении заказа на покупку. Создавайте запись в журнале только тогда, когда вы отправляете продукты или когда покупатель их получает (в зависимости от условий заказа на поставку).
После отправки заказа спишите дебетовую задолженность со счета. Когда вы получите платеж от покупателя, зачислите средства на свой счет дебиторской задолженности, чтобы отменить исходную запись в журнале.
Успех вашего бизнеса зависит от точных финансовых отчетов. Знаете ли вы, сколько денег поступает и уходит из вашей небольшой компании? С программным обеспечением онлайн-бухгалтерии Patriot вы можете легко управлять своими книгами. Начните самостоятельную демонстрацию прямо сейчас!
Поставьте нам лайк на Facebook, чтобы получать больше информации о малом бизнесе! Мы любим заводить новых друзей.