Как владелец бизнеса, вы несете ответственность за обработку многих документов, чтобы следить за финансами вашего бизнеса. А если ваша компания имеет дело с бизнес-инвентарем, вам, вероятно, придется жонглировать как счетами-фактурами, так и заказами на покупку.
Некоторые владельцы бизнеса могут подумать, что заказы на покупку и счета-фактуры — это одно и то же. Обратите внимание:заказы на покупку и счета — это разные документы.
Если вы хотите узнать о заказе на покупку и счете-фактуре, читайте дальше.
Многие владельцы бизнеса путают заказы на покупку и счета-фактуры. Хотя документы имеют некоторое сходство, они сильно различаются. Если вы хотите убедиться, что распространяете правильные документы, вам нужно освежить в памяти различия между счетами-фактурами и заказами на покупку.
Заказ на поставку (PO) — это документ, который покупатели используют для размещения заказа. Покупатели обычно используют заказы на покупку, когда заказывают товары у продавца или поставщика. После того как продавец принимает соглашение о заказе, документ обычно имеет юридическую силу.
Заказ на покупку переполнен информацией. Заказы на покупку обычно включают:
В заказе на покупку также может быть указан тип продукта, количество продукта, цены на каждый товар и дата доставки (если применимо).
Если у вас есть постоянные или постоянные клиенты, которые часто заказывают одни и те же продукты, вы можете использовать постоянный заказ на покупку. Постоянные заказы на покупку позволяют клиентам заказывать одни и те же продукты или услуги несколько раз, используя один и тот же номер заказа на покупку.
В отличие от заказа на поставку счет-фактура представляет собой документ, который продавец отправляет покупателю. Счет-фактура суммирует товары и услуги, которые покупатель приобрел или согласился приобрести. Счета уведомляют ваших клиентов о том, что их оплата должна быть произведена, что может помочь сохранить стабильный денежный поток.
Счет-фактура — это, по сути, счет, который вы отправляете клиентам после того, как они получат свой продукт или услугу. Если клиент покупает что-то, не заплатив сразу, отправьте счет.
Вы также можете получать счета от поставщиков.
Счет-фактура используется вместе с заказами на покупку, чтобы указать, сколько денег покупатель должен продавцу. Но, в отличие от заказов на покупку, счета-фактуры обычно не имеют обязательной юридической силы.
Если вы продавец, вы можете создать счет-фактуру в ответ на заказ на покупку. Компании, которые получают или ожидают оплаты от продажи товаров и услуг, должны использовать счета-фактуры.
Как правило, предприятия отправляют счета с датой оплаты после доставки товаров или услуг. В некоторых случаях вы можете отправить счет-фактуру после согласования заказа на покупку.
Счета обычно включают такие элементы, как:
Счет-фактура каждого предприятия может варьироваться в зависимости от того, что они предлагают. Имейте в виду, что информация в счете вашей компании может отличаться от информации, указанной в счете другой компании.
Независимо от того, являетесь ли вы малым бизнесом или крупной организацией, существует множество причин, по которым вы можете использовать заказы на покупку и счета-фактуры. Взгляните на некоторые из причин ниже.
Почему компании используют заказы на покупку? Вы можете использовать заказ на покупку, чтобы:
Компании также могут использовать заказ на покупку, чтобы убедиться, что у них есть резервная документация на случай аудита. Заказы на покупку могут помочь устранить финансовые расхождения и предотвратить проверки.
Почему предприятия используют счета-фактуры? Вы можете использовать счет для:
Счета-фактуры точно описывают, что вы покупаете, позволяя вам увидеть, где вам может понадобиться сократить расходы или улучшить привычки в отношении расходов.
С помощью счетов-фактур вы можете официально отслеживать платежи. Вы можете увидеть, какие товары и услуги были проданы, сколько денег было выплачено, а также неоплаченные платежи.
Теперь, когда вы знаете основные различия между двумя документами, давайте взглянем на процесс оформления заказа на покупку и выставления счета.
Для многих малых предприятий процесс выставления счета и заказа на покупку идет рука об руку. Процесс зависит от того, являетесь ли вы покупателем или продавцом.
Покупатели создают заказ на покупку для продавца. Затем продавец предоставляет покупателю товары. После того как покупатель получает товары, он также получает счет от продавца.
Процесс для продавцов немного отличается. После того, как покупатели создают заказ на покупку, его получают продавцы. Получив заказ на покупку, продавец отправляет товары и счет на оплату покупателю.
Если вам трудно понять процесс, взгляните на шаги ниже. Используйте аббревиатуру CRR, чтобы запомнить шаги для покупателей. Вы также можете использовать PSS, чтобы запомнить шаги продавца.
Покупатели :
Продавцы :
Учет заказов на покупку и счетов-фактур имеет решающее значение для поддержания порядка в ваших бухгалтерских книгах. С заказами на покупку и счетами-фактурами связаны два основных аспекта:дебиторская задолженность и кредиторская задолженность.
Если вы получили заказ на покупку, пока не создавайте запись в журнале. Вместо этого создавайте запись только тогда, когда вы отправляете продукты или когда покупатель их получает. Этот шаг зависит от условий, которые вы установили с покупателем.
Вы должны дебетовать свой счет дебиторской задолженности после отправки заказа покупателю. Получив платеж от покупателя, отмените запись, зачислив ее на счет дебиторской задолженности.
Как только вы получите счет-фактуру, зачислите средства на счет кредиторской задолженности. После оплаты заказа отмените запись в журнале, списав средства со счета кредиторской задолженности.
Чтобы ваши бухгалтерские книги были максимально точными и организованными, храните копии заказов на поставку и счета-фактуры вашего бизнеса в своих записях. Таким образом, в случае несоответствия вы сможете быстро сослаться на исходный документ.
Запутались в различиях между заказами на покупку и счетами-фактурами? Примите участие в тесте ниже, чтобы проверить свои знания о заказе на покупку и счете-фактуре (без мошенничества).
1. Кто создает заказ на покупку?
А. Продавец
Б. Покупатель
C. Оба вышеперечисленных
2. Заказы на покупку могут иметь юридическую силу. Правда или ложь?
А. Правда
Б. Ложь
3. Какое из следующих утверждений верно?
А. Счета-фактуры создаются в ответ на заказ на покупку.
B. Заказ на покупку создается в ответ на счет.
C. Заказы на покупку и счета создаются одновременно.
Ответы:Б, А, А
Точные финансовые отчеты помогут вашему малому бизнесу добиться успеха. Отслеживаете ли вы важные записи, такие как счета-фактуры и заказы на покупку? С помощью программного обеспечения для онлайн-бухгалтерии Patriot вы можете упростить управление своими книгами. Начните работу с самостоятельной демонстрацией уже сегодня!
Мы любим заводить новых друзей! Поставьте нам лайк на Facebook, и давайте поговорим о делах.