По оценкам, 3,4 миллиона работников сталкиваются с неправильной классификацией независимых подрядчиков.
Когда вы берете кого-то на борт, определите, является ли работник независимым подрядчиком или наемным работником. Ни для кого не секрет, что IRS придерживается строгих правил, направленных на преследование работодателей, неправильно классифицирующих подрядчиков. Итак, как избежать неправильной классификации независимых подрядчиков?
Прежде чем мы углубимся в подробности о работниках, ошибочно классифицированных как независимые подрядчики, давайте кратко вспомним разницу между независимыми подрядчиками и наемными работниками.
Если ваш работник имеет статус наемного работника, вы должны удерживать, сопоставлять и перечислять налоги с заработной платы. Работодатели, которые классифицируют работника как независимого подрядчика, обычно не несут ответственности за удержание налогов.
Независимый подрядчик может вести собственный бизнес. Однако они также выполняют работу для других компаний.
Вы не вычитаете налоги с заработной платы из заработной платы независимых подрядчиков. Они платят свои собственные налоги на самозанятость и подоходный налог. Вместо получения формы W-2 подрядчики получают форму 1099-MISC для отчетности о заработной плате.
В большинстве случаев подрядчики берут на себя несколько проектов или заданий, предоставляют собственные инструменты, решают, как выполнять задания, работают на нескольких работодателей и выполняют дополнительные задачи.
Работодатели удерживают социальное обеспечение, Medicare и федеральный подоходный налог из заработной платы сотрудников. Когда вы вознаграждаете сотрудника, вы также несете ответственность за уплату определенных налогов и взносов работодателя.
Сотрудники получают Форму W-2, Отчет о заработной плате и налогах. Форма W-2 сотрудника показывает, сколько вы заплатили ему и удержали в виде налогов.
Как правило, сотрудники имеют право на сверхурочную работу, получают надзор и инструкции, не предоставляют инструменты и ресурсы, работают на одного работодателя и выполняют ключевые бизнес-задачи.
Как работодатель, вы должны следовать определенным правилам, чтобы оценить статус работника. И в Законе о справедливых трудовых стандартах (FLSA), и в IRS есть правила классификации.
FLSA предоставляет шесть факторов, помогающих определить статус работника. К ним относятся:
Имейте в виду, что вы должны учитывать все вышеперечисленные моменты, чтобы определить класс рабочих.
Налоговое управление США также разработало специальные рекомендации, которые помогут вам выяснить, является ли ваш работник наемным работником или независимым подрядчиком.
Как правило, компания, которая заключает контракт с работником, сообщает подрядчику объем работы, но не контролирует, как подрядчик выполняет задание.
Основываясь на этих основных факторах, IRS разбивает степень контроля и уровень независимости на три категории:
Прежде чем классифицировать работника, подумайте, насколько вы контролируете его в трех вышеперечисленных областях.
Рассматривая поведенческий контроль, подумайте о том, имеет ли ваша компания возможность и право контролировать то, что делает работник и как он выполняет проект.
Если вы можете это контролировать, работник может попасть на территорию работника. И если вы не можете контролировать то, что работник делает и как он это делает, он, скорее всего, является независимым подрядчиком.
Для этой категории спросите себя:Можете ли вы контролировать другие бизнес-аспекты работы работника. ? Например, на статус работника могут повлиять такие вещи, как то, как вы платите работнику, как вы возмещаете расходы и кто предоставляет расходные материалы и инструменты.
Если у вас есть контроль над приведенными выше примерами (например, вы предоставляете работнику его расходные материалы), скорее всего, у вас есть сотрудник в ваших руках.
Взгляните на ваши отношения между работодателем и работником. Имеются ли письменные договоры? Предоставляете ли вы работнику какие-либо льготы, например, медицинскую страховку? Будут ли отношения продолжаться после того, как работник закончит свои обязанности?
Задавая себе такие вопросы, вы сможете понять, является ли ваш сотрудник подрядчиком или сотрудником.
Например, независимые подрядчики, скорее всего, имеют письменный контракт, но не получают льгот, как сотрудники.
Многие владельцы малого бизнеса намеренно неправильно классифицируют своих работников. Некоторым не хватает надлежащего руководства и знаний, и они случайно неправильно классифицируют работника. Однако не все работодатели непреднамеренно неправильно классифицируют своих работников.
Работодатели могут неправильно классифицировать работников, чтобы избежать дополнительных расходов, таких как:
IRS и Министерство труда (DOL) строго относятся к неправильной классификации сотрудников. Если вы неправильно классифицируете работника, IRS и DOL могут наложить серьезные штрафы, независимо от того, было ли это сделано намеренно или нет.
Если IRS и DOL сочтут неправильную классификацию непреднамеренной, некоторые санкции могут включать:
Если IRS и DOL подозревают, что неправильная классификация была преднамеренной, они могут наложить на вас следующие штрафы:
Когда вы нанимаете работника, вам может быть трудно классифицировать работника самостоятельно. Если у вас возникли проблемы с этим определением, вы можете проконсультироваться с юристом малого бизнеса, обратиться к другому специалисту или заполнить форму SS-8.
Форма SS-8 «Определение статуса работника для целей уплаты федерального налога на занятость и удержания подоходного налога» определяет статус работника (например, независимый подрядчик или наемный работник).
Вы или ваш работник можете подать форму SS-8, если вы не уверены в квалификации работника.
Заполните форму SS-8, отправив ее по почте в IRS. Вы не можете подать форму SS-8 в электронном виде или отправить ее в IRS по факсу. Плата за подачу формы SS-8 не взимается.
После того, как вы подадите форму SS-8, IRS отправит вам и вашему работнику одно из трех писем:
Если у вас есть дополнительные вопросы о требованиях к форме SS-8 и процессе, обратитесь в IRS.
Если вы классифицировали работника как независимого подрядчика, а IRS определяет, что он является наемным работником, немедленно измените статус работника с подрядчика на наемного работника. Добавьте новых сотрудников в свою платежную ведомость, удержите налоги с заработной платы и начните предлагать льготы сотрудникам.
Неправильно классифицированным работникам также может потребоваться подать форму 8919, Неуплаченный налог на заработную плату социального обеспечения и Medicare.
Нужна помощь в отслеживании независимых подрядчиков? Программное обеспечение Patriot для онлайн-бухгалтерии позволяет записывать платежи поставщикам, создавать счета и многое другое. Кроме того, мы предлагаем бесплатную поддержку в США. Чего ты ждешь? Начните самостоятельную демонстрацию сегодня!
Мы всегда готовы поддержать разговор. Поставьте нам лайк на Facebook и поделитесь своими мыслями о наших последних статьях.
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 4 октября 2012 г.