Если вы обнаружите, что бросаете квитанции налево и направо, возможно, вам стоит подумать еще раз. Как владелец малого бизнеса, сохранение квитанций имеет важное значение для вашей финансовой отчетности. Невозможность найти квитанцию может стать проблемой для вашего бизнеса. Вам необходимо знать, как долго хранить коммерческие квитанции, чтобы избежать проблем с бухгалтерскими книгами в будущем.
Когда происходит транзакция, вы либо даете, либо берете квитанцию. Как правило, в квитанциях указывается дата покупки, товар(ы) и цена каждого товара.
Вы предоставляете квитанции клиентам после того, как они что-то покупают в вашем бизнесе. Точно так же вы получаете квитанцию, когда покупаете товары для своего бизнеса.
Квитанции играют важную роль в вашем бизнесе. Они предоставляют клиентам доказательства покупки и права собственности на товар. Кроме того, информация о квитанции может помочь решить проблемы клиентов (например, обмен или возврат).
Вы также можете использовать коммерческие квитанции для целей налогообложения. Квитанции укрепляют вашу историю транзакций в ваших бухгалтерских книгах. Кроме того, квитанции подтверждают информацию, указанную в налоговой декларации для малого бизнеса.
Как долго вы должны хранить коммерческие квитанции? Когда дело доходит до хранения квитанций, лучше перестраховаться, чем сожалеть. Хранение квитанций в течение более длительного времени может принести пользу вашему бизнесу.
Общее эмпирическое правило заключается в том, чтобы хранить квитанции о бизнесе до тех пор, пока IRS может проверять ваши записи. Обычно IRS проверяет записи за три года. Сохраняйте коммерческие квитанции не менее трех лет на случай, если вам потребуется предъявить подтверждение покупок или продаж.
В некоторых случаях правительство может дополнительно изучить ваши записи. IRS может проверять финансовую информацию за шесть лет для компаний, подозреваемых в мошенничестве или неуплате налогов.
Некоторые другие случаи, которые могут потребовать от вас удерживать квитанции в течение более длительного периода, включают:
Если вы не знаете, как долго хранить квитанцию, проконсультируйтесь с бухгалтером, чтобы получить дополнительную информацию.
Вам может быть интересно, нужно ли хранить все коммерческие квитанции? ? Согласно IRS, вам не нужно сохранять каждую деловую квитанцию.
Вам не нужно сохранять квитанцию, если применимо одно из следующих условий:
Для деловых расходов менее 75 долларов вы все равно должны сообщать подробности о расходах в IRS. Укажите сумму расходов, дату, место и цель расходов.
Как владелец бизнеса, легко отстать от отслеживания и организации документов. Однако вы должны сохранять коммерческие квитанции, чтобы ваши бухгалтерские книги всегда были актуальными и непротиворечивыми.
Несмотря на то, что это может показаться утомительным, хранение коммерческих квитанций может принести пользу вашему малому бизнесу. Коммерческие квитанции могут:
Квитанции могут помочь вам подготовиться к аудиту. Несмотря на то, что существуют различные виды аудита, многие аудиты включают проверку вашей финансовой информации сторонним аудитором (например, внешний аудит).
Во время аудита аудитор проверяет наличие несоответствий в вашей налоговой декларации малого бизнеса. Без квитанций трудно показать аудитору, что ваша информация верна. На случай проверки сохраняйте записи, подтверждающие информацию о вашей налоговой декларации.
Деловые квитанции также могут помочь сохранить точность ваших бухгалтерских книг. Чем меньше квитанций вы храните, тем больше вероятность того, что ваши бухгалтерские книги будут неверны. Чтобы ваши бухгалтерские книги были правильными, регулярно записывайте квитанции. Добавьте информацию о квитанциях в свои книги как можно скорее, чтобы получить точную финансовую картину своего бизнеса.
Есть несколько способов сохранить ваши деловые квитанции для сохранности. Вы можете организовать деловые квитанции, используя картотечные шкафы и папки. Или вы можете использовать цифровую систему или сканер чеков для хранения чеков.
Если вы храните бумажные квитанции, подумайте о том, чтобы классифицировать их по типу (например, командировочные расходы) и в хронологическом порядке для быстрого доступа. Используйте папки, шкафы и этикетки, чтобы не загромождать квитанции.
Никакие законы не требуют, чтобы вы хранили квитанции в бумажной форме. Вместо хранения бумажных квитанций рассмотрите возможность использования цифрового метода. Вы можете инвестировать в сканер чеков для переноса чеков с бумаги на другие устройства, такие как компьютер или смартфон. Вы также можете фотографировать чеки и хранить их на своих устройствах.
Независимо от того, как вы храните деловые квитанции, придерживайтесь своего метода. Таким образом, вам не придется искать квитанцию, когда она вам понадобится.
Нужна помощь в организации транзакций малого бизнеса? Программное обеспечение Patriot для онлайн-бухгалтерии легко использовать для отслеживания доходов и расходов. Кроме того, мы предлагаем бесплатную поддержку в США. Чего ты ждешь? Начните работу с самостоятельной демонстрацией уже сегодня!
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 9 декабря 2016 года.