Как владелец малого бизнеса, вы должны покупать вещи, чтобы управлять своей компанией. Многие продавцы и поставщики отправляют счета, когда вы покупаете у них. Отсутствие управления счетами может привести к просроченным платежам, дополнительным сборам и испорченным отношениям. Чтобы лучше управлять бизнес-счетами, примите меры по улучшению процесса работы с кредиторской задолженностью.
Кредиторская задолженность — сложная, но важная часть ведения бизнеса. Используйте следующие этапы обработки кредиторской задолженности, чтобы узнать, как улучшить процессы кредиторской задолженности.
Электронные счета могут упростить процесс расчета кредиторской задолженности. Вам не нужно ждать на почте, чтобы получить счета. Кроме того, бумажные счета-фактуры могут быть легко потеряны или повреждены. Счета через Интернет помогают избежать задержек с платежами из-за утери распечатанных счетов.
Некоторые поставщики предлагают вам возможность получить бумажный или электронный счет. Поощряйте своих поставщиков отправлять счета по электронной почте. Предоставьте им контактную информацию, необходимую для этого.
Получив онлайн-счет, вы можете импортировать его в свою бухгалтерскую программу. Вы также можете сканировать и загружать бумажные счета в программу, чтобы все ваши счета были в одном месте.
По возможности настройте онлайн-платежи для ваших постоянных поставщиков. Вам потребуется такая информация, как номер счета, контактная информация и сумма задолженности. С помощью онлайн-биллинга вы можете управлять платежами со своего телефона или компьютера. Вам не нужно беспокоиться о том, чтобы выписывать чеки от руки или оплачивать почтовые расходы.
Повторение является ключом к эффективному процессу расчета кредиторской задолженности. Настройте стандартную систему управления счетами с момента получения счета до момента его оплаты.
Храните счета в центральном месте, где их можно легко найти. Отсортируйте счета по приоритету и дате. Например, упорядочивайте счета по ближайшим срокам оплаты к наиболее удаленным срокам оплаты.
Используйте отчет о сроках погашения кредиторской задолженности для управления сроками оплаты счетов. Отчет о сроках действия точки доступа позволяет узнать, платежи каких поставщиков просрочены.
В отчете об устаревании точек доступа слева перечислены поставщики. В следующих столбцах слева направо показаны старые суммы счетов. Они помечены как «текущие», «просроченные на 1–30 дней», «просроченные на 31–60 дней» и так далее. Общие суммы для каждой строки перечислены в последнем столбце.
| Имя кредитора | Текущий | Просрочка от 1 до 30 дней | Просрочка от 31 до 60 дней | Просрочка платежа на 61–90 дней | Просрочка более 90 дней | Всего |
|---|---|---|---|---|---|---|
| кредитор №1 | ||||||
| кредитор №2 | ||||||
| кредитор №3 | ||||||
| Всего |
Проявите активный подход к организации кредиторской задолженности. Можно легко забыть о платежах и пропустить некоторые счета. Настроив напоминания, вы можете позаботиться о счетах до того, как истечет срок их оплаты.
Напоминания помогут вам предвидеть расходы. Используйте календарь для управления датами оплаты счетов и настраивайте оповещения, которые автоматически сообщат вам о приближении даты оплаты.
Одним из лучших способов управления процессами кредиторской задолженности является отслеживание данных счетов. Сразу после получения платежной документации сохраните ее в онлайн-файле. Сюда входят заказы на покупку, счета-фактуры, квитанции и уведомления от поставщиков.
Сохранение таких документов поможет вам точно оплачивать счета. Вы знаете, когда вы должны платить по счетам, кому платить, сколько платить и за что вы платите. Ссылайтесь на эти документы, когда отвечаете на вопросы о счетах и подаете налоговую декларацию для малого бизнеса.
Вы должны иметь возможность связаться с вашими продавцами и поставщиками. Получите текущие номера телефонов, адреса электронной почты и почтовые адреса ваших поставщиков. Соберите контактную информацию поставщика в коллективное пространство.
Ваши поставщики также должны иметь возможность связаться с вами. Убедитесь, что ваша контактная информация актуальна для всех каналов связи.
Оплачиваемый поток процесса становится менее напряженным, когда вы должны меньше денег. Попробуйте найти скидки на расходные материалы, инвентарь и услуги, которые вам нужны.
Некоторые продавцы предлагают скидки за раннюю оплату. Узнайте, снимут ли ваши поставщики суммы с ваших счетов за досрочную оплату. Кроме того, узнайте, кто взимает проценты или штрафы за просрочку платежа, и не платите этим поставщикам с опозданием.
Если вы регулярно заказываете большое количество определенных товаров, вы можете получить скидку, покупая оптом. Когда вы покупаете оптом, вы заказываете большее количество товаров со скидкой на общую сумму. Это может в конечном итоге сэкономить вам деньги в долгосрочной перспективе. Просто убедитесь, что вам нужно то, что вы заказываете, прежде чем покупать оптом.
Ваши отношения с поставщиками являются важной частью эффективности кредиторской задолженности. Установление доверия проходит долгий путь. Взаимоотношения с поставщиками могут помочь вам во многих ситуациях, от потребности в поставках на лету до переноса сроков выполнения.
Обязательно платите своим поставщикам вовремя, насколько это возможно. Если вы не можете заплатить, открыто говорите об этом. Свяжитесь с вашим поставщиком, как только вы поймете, что не сможете уложиться в срок. Вместе придумайте решение, например план платежей, который вы оба можете согласовать.
Отношения с поставщиками помогают вам заключать более выгодные сделки на то, что вам нужно. Вы также расширяете свою сеть, поскольку лояльные поставщики, скорее всего, будут рекомендовать вас другим.
Создание бизнес-бюджета может улучшить сквозной процесс расчета кредиторской задолженности, помогая вам избежать просроченных платежей. Вы знаете, что вам нужно заплатить, и сколько денег у вас есть для совершения платежей.
Используйте свои счета-фактуры, чтобы определить, сколько составляют ваши ежемесячные счета. Убедитесь, что у вас есть по крайней мере эта сумма при создании вашего бизнес-бюджета. Используйте бюджет и сроки оплаты счетов для временных затрат. Таким образом, вы не потратите больше денег, чем у вас есть.
Иногда трудно оплатить счета вашего бизнеса в срок. Если месяцы медленного денежного потока приводят к тому, что вам не хватает текущих платежей по счетам, рекомендуется иметь резерв наличности.
Денежный резерв — это резервный фонд, который вы используете только в случае необходимости. Откройте бизнес-сберегательный счет и регулярно вносите на него деньги. Денежный резерв может помочь вам, когда у вас недостаточно денег для оплаты счетов в течение определенного месяца. Убедитесь, что вы возмещаете деньги, которые вы используете, из денежного резерва как можно скорее.
Для простого способа управления кредиторской задолженностью используйте онлайн-бухгалтерию Patriot. программного обеспечения. Мы предлагаем бесплатную поддержку в США. Попробуйте бесплатно сегодня.