Недавнее внедрение программы «Цифровое налогообложение» стало огромным сдвигом как для бизнеса, так и для бухгалтеров, и период «мягкой посадки», несомненно, принесет некоторые возможности и вызовы.
Но в принципе стоит помнить, что цифровая бухгалтерия — это не краткосрочный тренд, а МПД — лишь его часть. Со временем все больше и больше элементов бухгалтерского учета будут оцифровываться. Но темпы изменений будут разными для разных фирм:у первых пользователей может быть более четкая дорожная карта для цифровизации, в то время как другие могут не знать, с чего начать. В любом случае необходимо быть готовым управлять изменениями.
На мой взгляд, бухгалтерские фирмы должны ответить на пять ключевых вопросов, готовясь к переходу на полностью цифровую практику:
Чем более цифровой станет ваша компания, тем большую ценность вы получите. Но процесс перехода на цифровые технологии будет зависеть от того, как вы отнесетесь к приведенным выше соображениям, поэтому давайте рассмотрим каждый из них по очереди.
Вы не переходите на полностью цифровую практику в одночасье. Во всяком случае, не удачно. Скорее вам нужно будет спланировать масштаб изменений и то, как быстро они произойдут, исходя из сотрудников, навыков, технологий и ресурсов вашей компании.
Зная, что есть у вашей фирмы, а чего нет, вы можете установить реалистичные цели на 12-месячный, 3-летний и 5-летний интервалы, работая над переходом на полностью цифровой учет. Подобный поэтапный переход позволяет создавать подробные планы для каждого этапа, обеспечивая больший контроль над процессом.
В рамках этого фирмы также должны установить цели в отношении того, сколько клиентов они хотят перевести в любой заданный период. Однако при этом обязательно учитывайте технологию, которую использует каждый клиент.
Большинство фирм в настоящее время используют по крайней мере некоторые облачные технологии, будь то общие диски для документов, облачные серверы или наборы облачных приложений. Поэтому крайне важно понимать, в какой степени ваши сотрудники и клиенты уже используют эти инструменты.
Как упоминалось выше, знание того, какие технологии есть в распоряжении фирмы, может помочь вам спланировать и установить реалистичные цели для реализации процесса перехода. А если сотрудники уже знакомы с использованием цифровых инструментов и процессов, им будет легче адаптироваться.
Знание того, что ваши сотрудники и клиенты пробовали раньше, а также любые проблемы, с которыми они столкнулись, когда дело доходит до внедрения новых технологий, также поможет вам выявить и избежать потенциальных препятствий.
Наконец, при крупномасштабной миграции данных подумайте, есть ли у вас подходящие облегчающие процессы для передачи данных как с рабочего стола в облако, так и из облака в облако. Первый вариант гораздо более распространен, но большинство поставщиков также должны иметь возможность приспосабливаться к межоблачным процессам.
Планирование перехода к цифровому учету должно включать в себя определение двух вещей с самого начала:
Это важно, потому что ваши отношения с клиентами зависят от компетентности ваших сотрудников и надежности используемых ими технологий. И вы не можете позволить себе подорвать доверие клиентов из-за отсутствия нужного обучения, опыта или инструментов.
Например, вы не можете позволить себе ждать после перехода, чтобы начать обучение персонала тому, как применять новые процессы и технологии. Это затруднит внедрение изменений и может привести к ошибкам или упущениям. Таким образом, вы должны убедиться, что у вас есть нужные люди, команды и партнеры, которые возьмут на себя ответственность за важные задачи управления изменениями. Также очень важно выделять ресурсы для перехода — вы не можете быть наполовину заняты, а наполовину нет.
Чтобы обеспечить плавный переход на полностью цифровую практику, вы должны информировать своих клиентов на протяжении всего процесса перехода. Таким образом, в рамках вашего первоначального плана у вас должен быть четкий процесс общения с клиентами, объясняющий характер и сроки перехода и, что более важно, как он повлияет на них. Прежде всего, убедитесь, что клиенты понимают преимущества изменений, и ясно объясните, как вы поможете им реализовать эти преимущества.
Одним из важных соображений здесь является необходимость сделать определенные инструменты или процессы обязательными для клиентов. В некоторых случаях клиенты могут не захотеть, чтобы им говорили, что делать. Но именно поэтому вам необходимо четко указать причины внесения необходимых изменений.
Точно так же, как вам нужно четко общаться со своими клиентами, все в вашей фирме должны быть полностью информированы о процессе перехода. Персонал должен иметь правильное представление о масштабе и графике изменений, не допуская двусмысленности в отношении того, как их работа может измениться после перехода. Обязательно объясните, как фирма поможет существующему персоналу адаптироваться к изменениям, наметив планы учебных занятий по новым технологиям и требованиям.
А как насчет вашей управленческой команды? Что ж, даже если они не принимают непосредственного участия в планировании и реализации перехода, вы обязательно должны обеспечить, чтобы они были как можно лучше информированы на протяжении всего процесса.
Кроме того, найм является важным фактором. У вас может возникнуть соблазн отдать приоритет привлечению наиболее опытных бухгалтеров, но не менее важно нанимать людей с должным энтузиазмом в обучении использованию новых технологий.
Итак, с учетом всех вышеперечисленных соображений, каковы преимущества перехода на полностью цифровую бухгалтерскую практику? Вот несколько ярких примеров:
Таким образом, переход к полностью цифровой практике в большинстве случаев будет длительным и не лишенным проблем. Тем не менее, преимущества значительны:это дает компаниям еще больший стимул начать работу прямо сейчас, если они еще этого не сделали.
Уилл Фарнелл, основатель Farnell Clarke и консультант Сольо
.