Предоплаченные расходы - это результат авансовых денежных выплат по расходам, которые компания понесет в течение нескольких отчетных периодов в будущем. Компании периодически корректируют предоплаченные расходы, чтобы отразить часть предоплаченных расходов, понесенных с течением времени. Если предоплаченные расходы не скорректированы, они будут завышены, а фактически понесенные расходы занижены. Искажение предоплаченных и понесенных расходов повлияет как на баланс, так и на отчет о прибылях и убытках.
Предоплаченные расходы становятся понесенными расходами либо с течением времени, либо в результате потребления. Примеры предоплаченных расходов включают ежегодные страховые платежи и предоплаченную арендную плату, срок действия которой истекает со временем, или канцелярские товары, которых хватит на несколько отчетных периодов и истекает в зависимости от использования. Когда компании покупают предоплаченные расходы, они списывают предоплаченные расходы и кредитуют наличные. Первоначальная сумма предоплаченных расходов уменьшается, поскольку часть предоплаченных расходов отражается в фактических расходах, когда они будут понесены в будущем.
Предоплаченные расходы - это не статья расходов, как следует из этого термина, а, скорее, актив, отражаемый в балансе. Списание предоплаченных расходов для отражения предоплаты будущих расходов увеличивает остаток на счете предоплаченных расходов как актива. Со временем, когда компании прибегают к активу предоплаченных расходов для покрытия будущих расходов, остаток на счете предоплаченных расходов должен соответственно уменьшаться. Однако без внесения каких-либо корректировок остаток на счете остается таким же, как был первоначально записан, что приводит к завышению стоимости предоплаченных расходов как актива.
Расходы, понесенные в будущих отчетных периодах за счет предоплаты, отражаются как статьи расходов в отчете о прибылях и убытках. Поскольку компании предварительно оплатили расходы, которые они понесут в будущем, не будет никаких операций, связанных с возникновением расходов в течение любого из будущих отчетных периодов. Без сопроводительной бизнес-операции компании иногда могут забыть записать и сообщить о расходах после их совершения. Отсутствие таких корректировок расходов занижает сумму расходов в отчете о прибылях и убытках.
Компании используют корректирующие записи в конце отчетного периода для корректировки предоплаченных расходов и учета понесенных расходов. Корректирующие записи представляют собой кредитовую проводку по счету предоплаченных расходов в балансе и дебетовую запись по счету расходов в отчете о прибылях и убытках. Корректировка кредита уменьшает остаток на счете предоплаченных расходов, а корректировка дебета увеличивает понесенные расходы. С учетом корректировок предоплаченные расходы в качестве актива в балансе и понесенные расходы, отраженные в отчете о прибылях и убытках, надлежащим образом отражаются в их правильном балансе.