Начнем с определения управления документами (DM). означает любую программную систему, поддерживающую централизованный репозиторий документов, помогающий находить и упорядочивать документы, а также облегчать офисные процессы.
Таким образом, DM может быть чем угодно:от простой структуры общих папок до сложной системы управления, поддерживающей полное управление версиями, настраиваемые метаданные, представления, фильтрацию, сортировку, контроль доступа пользователей и рабочий процесс документа.
Большинство профессиональных компаний имеют дело с огромным количеством документов, поэтому безопасное и надежное хранилище для репозитория документов является ключевой задачей ИТ и центром затрат.
Возникает вопрос, уместно ли и целесообразно также рассмотреть возможность переноса DM в облако, учитывая, что создание, редактирование, хранение и печать документов выполняются локально в офисе?
Фирмы, занимающиеся внутренним развертыванием DM, обычно приводят следующие причины:
• В их собственную ИТ-инфраструктуру были вложены значительные средства, как в персонал, так и в оборудование, и поэтому им надлежит использовать эти инвестиции с максимальной эффективностью.
• Физическая безопасность серверов полностью находится под их собственным контролем и ответственностью. Как правило, к локальным серверам разрешен только сопровождаемый доступ, и только их собственное оборудование может быть подключено к их внутренней сети.
• Электронная безопасность обеспечивается изоляцией брандмауэра от Интернета, что обеспечивает контролируемый доступ на уровне протокола к тому, что по сути является изолированной частной внутренней сетью.
• Использование приложений контролируется и управляется централизованно ИТ-отделом, чтобы персонал имел контролируемую и управляемую рабочую среду рабочего стола.
Эти меры предназначены для защиты организации от внешних угроз, таких как хакерские атаки и проникновение вирусов, а также для обеспечения известных уровней производительности системы, резервирования и резервного копирования.
Общее мнение состоит в том, что внутренняя установка DM необходима для поддержания уровня безопасности и надежности, требуемого организацией.
Но так ли это на самом деле и какой ценой?
Локальное развертывание обычно сопряжено со значительными затратами на ИТ, которые требуют тщательного изучения. Как правило, выделяют 3 основных центра затрат:
• Стоимость покупки.
• Стоимость обслуживания.
• Стоимость резервного копирования.
Насколько это действительно безопасно?
Независимо от того, сколько средств тратится на локальную или виртуализированную серверную среду, пусть и заблокированную брандмауэрами, репозитории по-прежнему уязвимы для атак вредоносных программ, таких как крипто-локеры, которые проникают через электронную почту или веб-доступ.
CDM – это экономичное решение для компаний, ориентированных на работу с документами, которое обеспечивает следующие преимущества:
• Неограниченное хранилище файлов:больше не будет нехватки места на диске и никаких дорогостоящих обновлений сервера.
• Постоянный архив — больше никаких лент, только неограниченный постоянный онлайн-архив, ничего не теряйте.
• Совместная работа:никаких загрузок, скачиваний и копий, только общие документы из одного источника.
• Безопасность — надежно зашифрованное хранилище файлов, реплицированное в центрах обработки данных мирового класса.
• Доступность — просматривайте и редактируйте свои файлы в Интернете, в любом месте, в любое время и на любом устройстве.
Таким образом, настоящая технология облачных приложений позволяет устранить все традиционные затраты на владение или аренду оборудования, его обслуживание и резервное копирование. Это позволяет отказаться от дорогостоящих услуг ИТ-поддержки для хост-серверов. Это путь в будущее.