После завершения налогового сезона у вас может возникнуть соблазн избавиться от ваших W2, 1099 и других документов, связанных с налогами. В конце концов, весенняя уборка уже почти на носу.

Не так быстро. Прежде чем выбросить эту стопку бумаги, вам, возможно, придется подержать записи подольше. На самом деле, у IRS есть конкретные рекомендации относительно того, как долго хранить определенные документы. Читайте дальше, чтобы узнать, какие документы следует хранить, рекомендации по оцифровке бумажных версий (плюс некоторое налоговое программное обеспечение, которое сделает эту работу за вас) и как правильно распоряжаться налоговыми документами.

Какие документы вам нужно хранить и на какой срок?

Согласно IRS, как долго вам нужно что-то удерживать, зависит от деталей этого документа. Это может свидетельствовать о вашем доходе или подтверждать тот факт, что вы имеете право на получение кредита или вычета.

По большей части вам следует удерживать документ до тех пор, пока не истечет период, в течение которого вы можете внести изменения в свою декларацию или потребовать возмещения или кредита. То же самое касается окна, когда IRS должно выяснить, должны ли вы дополнительные налоги.

Если вы не удержите документ, он может укусить вас позже, если вам нужно будет подать исправленную декларацию. Вот как долго вы должны хранить свои налоговые документы:

• 3 года: Как правило, вы должны хранить свои налоговые документы в течение трех лет. Рассчитайте это на основе даты, которую вы подали. Если вы запросили кредит или возмещение, вам может потребоваться хранить их только в течение двух лет — в зависимости от того, что наступит позже. «Налогоплательщики должны помнить, что декларации подаются в следующем году, — отмечает Хелена Свайтер, дипломированный бухгалтер и основатель SweeterCPA в Чикаго, штат Иллинойс. , 2021 г. – крайний срок, продленный из-за пандемии, – говорит Свайтер. – Затем эти документы следует хранить до 2024 г. – через три года после подачи налоговой декларации".

• 4 года: Любые записи, связанные с налогами на заработную плату, должны храниться не менее четырех лет. Вспомните W-2, 1099-K и 1099-NEC.

• 6 лет: Если вы окажетесь в ситуации, когда вы не сообщаете о доходах, которые вы должны отчет, и если доход составляет более 25% от вашего валового дохода, IRS рекомендует хранить соответствующие документы в течение шести лет.

• 7 лет: Если вы подали иск о возмещении убытков от бесполезных ценных бумаг или вычете безнадежных долгов, сохраните эти записи в течение семи лет с даты, когда вы заплатили налоговый счет или подали налоговую декларацию.

• Бессрочно: Если вы не подали налоговую декларацию или подали мошенническую декларацию, вам придется хранить свои налоговые документы в течение неопределенного периода времени. Кроме того, если налоговые документы связаны с вашей собственностью, например недвижимостью или виртуальной валютой, вам необходимо сохранить их до истечения срока давности. Это будет за год, в котором вы распоряжаетесь имуществом. Почему это? Что ж, они понадобятся вам для определения любого истощения, вычета, износа или амортизации, чтобы определить прибыль или убыток во время вашей продажи.

Что вы делаете со всем этим бумажным беспорядком?

В наше время нет никаких причин, по которым вам не следует создавать цифровые версии ваших документов, касающихся ваших налогов. Бумага занимает место, со временем тускнеет и может обесцвечиваться. А пролитый стакан воды может привести к неприятностям. Лучше всего то, что как только вы оцифруете физическую версию, можно смело выбрасывать бумажные копии.

Для начала выберите налоговую программу, которая поможет вам оставаться организованным. Хотя оцифровка требует согласованных усилий, существует несколько платформ налогового программного обеспечения, которые могут помочь вам безопасно хранить цифровые версии:

• Платные версии TurboTax — Deluxe, Premier, Self-Employed, TurboTax Live и TurboTax Live Full Service — включают функцию «Мои документы», позволяющую безопасно загружать документы. Он будет хранить предыдущие налоговые декларации за семь лет, которые у вас есть в файле. Кроме того, бесплатное мобильное приложение TurboTax позволяет делать фотографии квитанций и налоговых форм, которые загружаются и надежно хранятся.

• Подавайте свои налоги в H&R Block онлайн, и он будет хранить ваши налоговые декларации в течение шести лет. С помощью приложения Tax Prep and File вы можете сфотографировать свой W-2 или другие налоговые документы на свой телефон. Оттуда H&R Block отправит безопасную ссылку. Приложение MyBlock также позволяет загружать квитанции, пожертвования и другие документы, связанные с налогами, круглый год.

• TaxAct сохранит вашу налоговую декларацию, которую вы сможете заархивировать или распечатать позднее. Бесплатное мобильное приложение TaxAct также может систематизировать и хранить цифровые копии налоговых деклараций. Придет время уплаты налогов, и документы будут спрятаны в приложении.

Кроме того, если вам нужно отслеживать свои расходы, такие приложения, как Expensify, Shoeboxed, Expense IQ и Mile IQ, позволяют делать снимки и загружать их в учетную запись.

После того как вы оцифруете свои записи, сохраните эти финансовые документы в целости и сохранности. Конечно, надлежащая безопасность при архивировании налоговых документов имеет первостепенное значение, отмечает Акиева Эллис, сертифицированный бухгалтер, сертифицированный специалист по финансовому планированию и специалист по финансовому образованию в Ballentine Partners. Если у вас есть файлы, сохраненные на жестком диске или персональном устройстве, убедитесь, что они зашифрованы. Надежная защита паролем служит еще одним уровнем защиты. «Чем больше символов и разнообразие используемых персонажей, тем лучше», — говорит Эллис.

Если вы загружаете конфиденциальные данные и документы на облачную платформу, внесите свой вклад, чтобы убедиться, что платформа использует надежные методы безопасности. Обратите внимание на меры предосторожности, такие как двухфакторная аутентификация.

Если вы предпочитаете хранить физические копии, Эллис предлагает защитить любые конфиденциальные бумажные документы, храня их в надежном и надежном месте, доступ к которому затруднен. «Вы также можете использовать огнеупорный сейф в качестве дополнительного уровня защиты», — говорит Эллис.

Наконец, создайте систему именования файлов. Как и любая система ведения документации, цифровые записи полезны только в том случае, если вы можете получить доступ к нужному документу, когда он вам нужен, отмечает Свайтер. В свою очередь, создайте имена файлов с соответствующими датами. Плюс иметь отдельные папки для разных лет и даже разных категорий. «Это поможет хранить вместе документы за один и тот же налоговый год на случай, если их когда-нибудь потребуют власти», — говорит Свайтер.

Как безопасно утилизировать документы?

Прелесть создания цифровых копий в том, что вам не нужно держаться за физические версии. «Любая такая запись — формы W-2, 1099 и т. д. — может храниться в цифровом виде до тех пор, пока ее можно воспроизвести по мере необходимости и по запросу налоговых органов», — говорит Свайтер. «Другими словами, если у вас есть электронная копия вашей формы 1099-INT, показывающая ваш годовой процентный доход, которую вы могли бы распечатать в противном случае и при необходимости передать в IRS, вам больше не нужна физическая копия, которую банк мог отправить в Почта."

Эллис рекомендует при избавлении от конфиденциальных физических документов уничтожить их, чтобы их было труднее собрать воедино, если кто-то их найдет. В Reviewed мы протестировали ряд лучших измельчителей бумаги. Tru Red Micro-Cut выдерживал непрерывную работу в течение пяти минут и легко брал до 12 листов одновременно, не говоря уже о скобах и скрепках.

«При удалении цифровых файлов обязательно очистите все места, где ваша система могла сохранить резервные копии файла», — добавляет Эллис.

Вы также должны иметь в виду, что некоторые налоговые документы пересекаются с другими сферами вашей жизни, и вам, возможно, придется держать их для других целей, говорит Свайтер. «Например, поставщику страховых услуг может понадобиться определенная налоговая отчетность, — объясняет она. «Обязательно ознакомьтесь с соответствующими инструкциями по хранению перед утилизацией».