Если ваши прилавки завалены банковскими выписками и счетами, а ваши личные финансовые отчеты вызывают разочарование, возможно, пришло время избавиться от ненужных бумаг и навести порядок в системе обработки документов.

Любое время является подходящим временем, чтобы привести в порядок свои финансовые записи и разработать план управления лавиной выписок по счетам, уведомлений о полисе, доверенных лиц взаимных фондов и квитанций о продажах, которые создают физический и психологический шум в вашем доме.

Действительно, беспорядок создает стресс.

Барбара Райх, профессиональный организатор из Нью-Йорка и автор книги «Секреты организованной мамы», говорит, что бумажный беспорядок не только вызывает беспокойство, но и приводит к тратам.

«Нет ничего лучше, чем видеть чистый стол», — сказала она. "Вы тратите меньше времени на поиск вещей и экономите деньги, потому что не покупаете товары или услуги, которые у вас уже есть".

По словам Райха, если взять под контроль свои финансовые документы, у потребителей будет больше часов в день, чтобы заниматься любимым делом (тренироваться, смотреть телевизор), и у них гораздо больше шансов оплатить счета вовремя, что наносит смертельный удар по сердцу. предотвратимых штрафов за просрочку платежа.

Кроме того, он противостоит так называемому эффекту снежного кома. «Если вы не оплачиваете свой счет вовремя, они продолжают присылать его вам, так что теперь вместо одного счета у вас есть четыре, и тогда требуется больше времени, чтобы определить, оплатили вы его или нет», — сказал Райх.

Забота об окружающей среде

Возможно, проще всего начать кампанию по избавлению от хлама, попросив, чтобы все формы связи с финансовыми компаниями (банками, брокерскими конторами, администраторами пенсионных планов и т. д.) и кредиторами отправлялись по электронной почте.

В наши дни в большинстве случаев переход на цифровые технологии упрощается, что не только сводит к минимуму количество обычной почты, которую нужно просеять, но и делает полярные ледяные шапки прочными.

Попросите своего работодателя напрямую перечислить вам ваши зарплаты, аннулировать все учетные записи, которые вы больше не используете, и по возможности объединить счета кредитных карт и банковских счетов, – сказал Райх.

Пока вы разбираете документы, вы также можете подумать о том, чтобы положить конец каталогам поставщиков и другой нежелательной почте, которую вы больше не хотите получать. Catalog Choice, некоммерческая группа, занимающаяся устранением нежелательной почты, предлагает для этого бесплатную услугу, как и Ассоциация прямого маркетинга, которая предлагает собственный онлайн-реестр.)

Райх также рекомендует перевести оплату счетов на автопилот.

Большинство кредиторов, в том числе коммунальные предприятия, компании по автокредитованию, страховые компании, клубы здоровья и ипотечные компании, разрешают автоматические платежи непосредственно с вашего расчетного счета. И они часто хранят записи о транзакциях по вашему счету в течение нескольких лет, что избавляет вас от необходимости их сохранять. Дополнительный бонус:переход на цифровые технологии помогает защитить ваши финансовые документы от пожара, наводнения и потери из-за неправильного хранения.

Файловая система 1, 2, 3

Однако независимо от того, насколько вы привержены экологическому подходу, вам, без сомнения, все равно придется иметь дело с бумажной почтой, и ее будет много.

Чтобы управлять притоком, необходимо провести сортировку.

Райх сказал, что все, с чем можно справиться за три минуты или меньше, нужно делать немедленно.

"Я советую людям запоминать кредитную карту, которой они пользуются чаще всего, потому что вы можете довольно быстро позаботиться о небольших счетах, если знаете свой номер навскидку", – сказала она.

Все остальное, что требует действий — регистрация, оплата или последующие действия — попадает в папку «Входящие» в централизованном месте. (Это временно. Расслабьтесь.)

Благодаря этому ваши документы можно назвать домом, поэтому вам не придется тратить время на сбор счетов со стола, столешниц и прикроватной тумбочки в домашнем офисе.

Создайте в папке «Входящие» отдельную папку для вещей, которые нужно решить быстро, и другую для вещей, которые нужно отложить в папку.

Затем назначьте одну ночь в неделю, чтобы добраться до конца стопки, сказал Райх, отметив, что вы никогда не должны сохранять бумажные записи в качестве напоминания о телефонном звонке. Заплатите, выбросьте и внесите любые последующие действия, которые могут потребоваться, в свой список дел.

Если вы предпочитаете избавляться от хлама каждый день небольшими порциями, это тоже сработает, – говорит Лиэнн Хофер, профессиональный организатор и основатель The Clutter Consultant в Шарлотте, Северная Каролина.

«Некоторым людям нравится сразу же адресовать свою входящую почту, а другие позволяют ей накапливаться в течение нескольких дней, пока они не доберутся до нее», — сказала она. "Хитрость заключается в том, чтобы найти свою золотую середину, потому что, если вы позволите ей накапливаться слишком долго, она покажется вам подавляющей, и вы избежите ее".

Как и в случае с почтовым ящиком, используемая файловая система должна быть организована и устойчива.

Стратегии различаются, но Хофер предпочитает подвесные папки с цветовой кодировкой, помеченные для каждой отдельной учетной записи.

Папка с тремя кольцами подходит для менее важных счетов, которые нужно хранить не более года, включая счета за коммунальные услуги, ежемесячные выписки по ипотечным кредитам и выписки по кредитным картам.

Оставить или выбросить

Действительно, часть проблемы управления потоком финансовых отчетов и расхламления бумаг заключается в том, чтобы знать, что нужно хранить и как долго.

Consumer Reports предлагает простую систему:храните один файл (например, аккордеон) для записей, которые вы будете хранить менее года, таких как ваши банкоматы, банковские депозиты и квитанции по кредитным картам, пока вы не сверите их с вашими ежемесячными отчетами. Затем сотрите все, что вам не нужно для налоговой декларации. Страховые полисы и отчеты об инвестициях следует хранить до тех пор, пока не поступят новые.

В другом файле должны быть бумаги, которые вам нужно хранить немного дольше — год или больше. Это включает кредитные документы до тех пор, пока кредит не будет погашен, права собственности на ваши автомобили до тех пор, пока вы их не продадите, и любые документы, которые показывают первоначальную покупную цену (стоимостную основу) акций, облигаций или взаимных фондов, которыми вы владеете, до тех пор, пока вы их не продадите. может рассчитать налогооблагаемую прибыль (или убыток).

Третий файл, как предлагает Consumer Reports, должен быть посвящен предметам, которые вы должны хранить в течение семи лет, а именно налоговым декларациям и подтверждающей документации, такой как квитанции. Налоговая служба может взыскать неуплаченные налоги или возбудить судебное разбирательство на срок до шести лет, если вы занижаете свой валовой доход более чем на 25 процентов.

Наконец, Consumer Reports рекомендует хранить самые важные документы, которые трудно заменить и которые необходимо хранить вечно, отдельно и в надежном месте.

Он отмечает, что огнеупорного сейфа или электронного файла, защищенного паролем, может быть достаточно для годовой банковской и инвестиционной отчетности, документов по планированию имущества, пенсионной информации, страховых полисов, платежных квитанций, налоговых документов и инвентарного списка вашего сейфа.

Но сейфовая ячейка, по его мнению, является лучшим выбором для хранения свидетельств о рождении и смерти, карточек социального обеспечения, паспортов, документов по страхованию жизни, кредитных документов, постановлений о браке и разводе, информации об увольнении из армии, прав на транспортные средства и описи имущества. содержимое вашего дома (если вам когда-нибудь понадобится подать страховой иск).

По словам Райха, финансовые отчеты по электронной почте должны обрабатываться аналогичным образом. Вместо того, чтобы сохранять их в папке «Входящие», она предлагает создать цифровые папки для всех ваших финансовых счетов и перетаскивать их в соответствующие папки, как только вы их прочитаете.

По ее словам, чтобы ваши банковские выписки и финансовые отчеты всегда были под рукой, сохраните их в формате PDF на своем компьютере.

Преобразование вашей системы учета занимает немного времени, но вознаграждение того стоит.

«Мы тратим так много времени и энергии и так невероятно расстраиваемся, когда не можем достать вещи, когда они нам нужны», — сказал Хофер. "Представьте, насколько спокойнее и продуктивнее вы можете быть, когда у вас есть организованная система, и насколько больше свободного времени у вас будет в течение дня".