Как владелец бизнеса, защита клиентов, вероятно, является вашим главным приоритетом. Но трудно сразу завоевать доверие потенциальных клиентов, не имея возможности показать, а не рассказать. Однако коммерческое предложение — это эффективный способ представить себя потенциальным потребителям.
Деловые предложения, которые не следует путать с бизнес-планами, дают вам возможность объяснить, кто вы и что вы предлагаете, в одном документе. Его создание требует времени и размышлений, но это необходимо для любого бизнеса. Вот все, что вам нужно знать о написании коммерческого предложения.
Прежде чем подписывать контракт, вы должны убедиться, что вы и ваш клиент находитесь на одной странице. «Цель коммерческого предложения — обсудить и согласовать потребности обеих сторон», — сказала Кристал Ричард, президент Crystal Richard &Co.
«Коммерческое предложение гарантирует, что и вы, и потенциальный клиент хорошо осведомлены об объеме работы, о котором вы ведете переговоры, а также обо всех задачах, целях и результатах в рамках этого», — сказал Ричард. «В зависимости от уровня предлагаемых вами услуг невероятно важно четко понимать, что вы будете делать для клиента, а что нет».
Деловые предложения бывают двух типов:запрошенные и незапрашиваемые.
«Запрошенное деловое предложение обычно следует за первоначальным электронным письмом или телефонным разговором, когда потенциальный клиент выразил заинтересованность в сотрудничестве с вами», — сказал Ричард. «Они открыто заявили, что заинтересованы в ваших услугах и хотели бы получить больше информации».
Потенциальный клиент может запросить запрошенное предложение через запрос предложений (RFP). Как правило, это более простая реклама, поскольку клиент уже заинтересован в вашем бизнесе.
Ричард добавил, что незатребованное предложение, также известное как холодное предложение, предоставляется возможному клиенту, который не просил и не ожидал его. Вы несете ответственность за то, чтобы связаться с ними и вызвать у них интерес к вашим продуктам или услугам.
Вы хотите, чтобы ваше предложение было максимально кратким и организованным. Bplans рекомендует форматировать документ в следующем порядке:
Однако не существует универсального формата, которому вы должны следовать, и макет не требует строгих категорий. Например, Джессика Лоулор, президент и главный исполнительный директор Jessica Lawlor &Company, обычно включает краткое изложение своего бизнеса, кто входит в управленческую команду (включая фотографии с биографией), почему клиент должен выбрать ее, чем она может быть полезна ( пакет и варианты цен), сроки и дополнительные примечания.
«Я пишу свои предложения кратко и по делу», — сказала она. «Предложение должно служить началом разговора, а не исчерпывающим документом. Мои предложения обычно занимают не более четырех страниц».
Ричард посоветовал сохранить документ в формате PDF, прежде чем отправлять его потенциальным клиентам. Таким образом, вам не придется беспокоиться о том, что форматирование или дизайн будут выглядеть иначе на стороне клиента.
Доступность. Убедитесь, что ваши клиенты знают, когда и как часто вы будете доступны, чтобы предложить им свои услуги. Скорее всего, они не единственные ваши клиенты, поэтому, планируя работу с каждым клиентом, вы будете одинаково преданы делу.
«Это не только возлагает на вас ответственность, но и гарантирует, что клиент знает, сколько вашего времени он получает», — сказал Ричард. "Особенно, если у вас есть другие клиенты, вы не хотите, чтобы кто-то думал, что вы работаете с ним 40 часов в неделю, когда на самом деле вы работаете над их аккаунтом только 10".
Разбивка сборов. Не связывайтесь с клиентом до того, как рассчитаете расходы. Обсудите, что входит в ваши сборы, дополнительные расходы, выставление счетов и т. д., – сказал Ричард.
Например, как специалист по связям с общественностью Ричард не включает в свои гонорары расходы на распространение в новостной ленте. Клиентам важно понимать, что в случае заинтересованности это происходит за дополнительную плату.
Срок действия предложения. Детали меняются, от затрат до услуг. Ваше текущее деловое предложение может оказаться неактуальным в ближайшие месяцы или даже недели. Укажите это в своем документе.
«Таким образом, потенциальный клиент не сможет вернуться к вам через три или шесть месяцев и ожидать такой же цены», — сказал Лоулор. «Обычно я указываю дату истечения срока действия в две-три недели с момента отправки предложения — это также оказывает некоторое давление на потенциального клиента, чтобы он принял решение, поскольку новый бизнес-процесс иногда может занять много времени». /Р>
Сначала встретьтесь лично. Официальная встреча даст вашему потенциальному клиенту возможность познакомиться с вами, прежде чем вслепую погрузиться в деловой контракт.
«Предложение, на мой взгляд, никогда не должно быть первой точкой контакта», — сказал Лоулор. «Я отправляю предложение потенциальному клиенту после первоначального разговора и удостоверяюсь, что проект подходит обеим сторонам. К этому моменту потенциальный клиент уже имеет представление о моей личности и о том, что может предложить моя компания».
В то время как предложение представляет вас и ваш продукт или услуги, ничто не сравнится с личной консультацией.
Простота — это ключ к успеху. Ваше предложение не обязательно должно быть сложным убедительным эссе или художественным проектом. На самом деле, лучше быть кратким. Ричард заявил, что наилучшие отзывы, которые она получила, были о предложениях, в которых она сосредоточилась на качестве, а не на количестве, и вырезала лишнюю чепуху.
Добавьте индивидуальный подход. Когда вы представляете свой документ, выразите себя и свою компанию способами, которые отличат вас от других. Будь то использование своих причудливых дизайнерских навыков или выражение своего персонажа в разговорном тоне, посвятите себя своей индивидуальности.
«Я стараюсь, чтобы на первой странице каждого делового предложения, которое я создаю, было теплое приветствие о том, как я взволнован идеей совместной работы, что мне больше всего понравилось в наших первоначальных разговорах, ведущих к коммерческому предложению, и, конечно же, , я добавляю несколько забавных острот, которые соответствуют моему брендингу, чтобы они получили истинное представление о моей личности и о том, почему я отличаюсь от них», — сказал Ричард. "Покажи им, что делает тебя особенным".
Покажите, что у вас есть, не разглашая это. Вы можете продемонстрировать свой успех, показав предыдущую работу, которую вы сделали для клиентов. Лолор отметил, что это дает представление о том, что вы можете сделать, не делясь открыто своим процессом.
«Не бойтесь демонстрировать свои успехи, даже если это кажется немного хвастливым», — сказала она. «Настало ваше время проявить себя и показать потенциальному клиенту все, что вы сделали, и все, что вы можете сделать от его имени. Сейчас не время сдерживаться или быть скромным».
Запланируйте повторный звонок. Общение после того, как вы поделились своим предложением, имеет решающее значение для обеспечения клиентов. Таким образом, вы сможете прояснить любые вопросы, уточнить цену и продать свой бизнес.
«Полезно, если вы можете запланировать звонок на день, когда вы отправляете предложение», — сказал Лоулор. "Таким образом, вы можете пройтись по разделам предложения и более подробно объяснить пункты, прежде чем потенциальный клиент начнет разбираться самостоятельно".