Пришло время узнать все тонкости удаленного найма.
Наше недавнее исследование показало, что только 15,5% предприятий намерены вернуться к 100% офисной работе. Остальные 84,5 % либо останутся полностью удаленными, либо предложат гибкий график работы.
Удаленный найм отличается. Адаптироваться может быть сложно, особенно если вы новичок в удаленной работе или переживаете всплеск роста.
Не беспокойтесь. Мы здесь, чтобы помочь. Загрузите наш бесплатный образец договора на удаленную работу ниже. Ознакомьтесь с нашими советами и дополнительными ресурсами, которые помогут вам с удаленным наймом.
Как полностью удаленная компания, мы кое-что знаем о собеседованиях и найме удаленных сотрудников. Мы также поможем вам разобраться в законах об удаленной занятости.
Следуйте этому руководству, и вам будет легче находить и нанимать лучших удаленных специалистов.
Давайте разберемся.
Достигайте своих целей быстрее с отслеживанием времени и управлением работой.
В начале пандемии компаниям приходилось разбираться во всем на лету. Планировать заранее было практически невозможно.
Мы все еще имеем дело с пандемией и ее последствиями. Но вы все равно можете планировать будущее, даже если остались вопросы без ответа.
Начните с настройки себя на успех. Вам будет легче найти и нанять нужных людей, если у вас есть план действий.
Решите, как вы хотите использовать гибкие варианты работы в рамках своей долгосрочной стратегии.
Есть разница между наймом кого-то для постоянной работы из дома и наймом кого-то, кого вы хотите в конечном итоге привести в офис. Вашим удаленным сотрудникам необходимы навыки, чтобы оставаться продуктивными и хорошо общаться на расстоянии.
Вы можете решить, что стопроцентный удаленный доступ — это отличный способ сократить расходы и повысить производительность.
<сильный> Удаленная работа позволяет нам нанимать лучших специалистов. Если окажется, что лучший разработчик живет в Дании, или на Филиппинах, или в Новой Зеландии, или где-то еще… не имеет значения. Я найму кого угодно и где угодно, лишь бы они справились. Даже наша версия «C-Suite» — я (CMO) и мой соучредитель Джаред (CEO) — работаем удаленно. В штаб-квартире Hubstaff нет «углового офиса». На самом деле «Hubstaff HQ» вообще не существует, если не считать наш Slack-канал.
— Дэйв Нефогт, соучредитель и директор по маркетингу
С другой стороны, вы можете разрешить только некоторым должностям работать из дома. Соображения безопасности или стоимость оборудования могут сделать нецелесообразным переходить на удаленную работу прямо сейчас.
Вам нужно уточнить такие детали, как:
Это может показаться вам очевидным, но не все удаленные рабочие места одинаковы. Разные компании по-разному подходят к удаленной работе, и кандидаты захотят узнать эти ответы, прежде чем подавать заявку.
<сильный> У людей есть такое гламурное представление о том, каково это — управлять удаленной компанией. Вы командуете выстрелами. Вы выбираете встречи. Вы нанимаете, вы увольняете. Да, и вы можете пообедать или поиграть в гольф, когда и где захотите.
Я думаю, что все это правда, но все немного сложнее. По правде говоря, если вы управляете такой удаленной командой, как наша, ваша повседневная деятельность связана с управлением воздушным движением.
-Дэйв Нефогт
Вся эта информация должна быть отражена в вашей политике удаленной работы. Вы можете использовать наш бесплатный шаблон, чтобы начать работу.
<ч />
<ч />
Что люди делают в первую очередь, когда сталкиваются с работой, которая вызывает у них интерес?
Они проверяют веб-сайт компании. Ваш веб-сайт и платформы социальных сетей дают представление о том, что значит быть частью вашей команды.
Дело не только в том, что вы говорите. Проницательный кандидат заметит подсказки о том, насколько вы организованы, не хватает ли вам персонала и насколько небрежной может быть ваша культура, основанная на том, как управляется ваш веб-сайт и социальные каналы.
Рассмотрите возможность использования блога, чтобы рассказывать о повседневной жизни внутри вашей компании.
Контент может очеловечить вашу компанию, чтобы потенциальные новые сотрудники (и клиенты) чувствовали себя более комфортно при общении.
Например, если вы хотите нанять нового менеджера проекта, вы, вероятно, опубликуете описание работы, в котором будут указаны его повседневные обязанности, верно?
А теперь представьте, что вы также публикуете запись в блоге, в которой рассказывается об одном дне из жизни менеджера проектов в вашей компании.
Этот контент помогает кандидатам представить себя в этой роли. Кандидат может почувствовать, каково это работать на вас, еще до подачи заявки.
Если им это удобно, поставьте своих нынешних сотрудников в центр внимания. Создавайте короткие видеоролики, рассказывающие о том, каково это работать на вас. У Automattic есть плейлист на YouTube, который вы можете посмотреть в поисках вдохновения.
Создание этих видео не должно быть большим проектом.
В конце вашей следующей видеоконференции попросите каждого члена вашей команды рассказать несколько слов об их опыте удаленной работы. Просто не забудьте сообщить им заранее, чтобы они были готовы к съемке.
Ваше присутствие в Интернете поможет повысить вашу репутацию веселой компании, работающей в удаленном режиме.
Кроме того, вы можете адаптировать свои цифровые каналы для привлечения нужных вам кандидатов.
Одним из самых больших преимуществ найма удаленных сотрудников является то, что у вас есть гораздо больший список кандидатов на выбор.
Это также одна из самых больших проблем, с которой вы столкнетесь при первом удаленном найме.
Популярна удаленная работа. Вы, вероятно, будете наводнены откликами на каждую опубликованную вами вакансию.
Откуда вы знаете, на что обращать внимание при удаленном найме?
Когда вы создаете свою вакансию и фильтруете эту большую стопку резюме, ищите людей, которые обладают нужными навыками — не только для своей работы, но и для самостоятельной работы. Вам нужны целеустремленные люди, поскольку 41 % удаленных сотрудников не могут сохранять мотивацию.
Если вы нанимаете на должность, которая уже существует в вашей компании, поговорите со своими сотрудниками. Попросите их помочь вам составить список навыков, которые понадобятся новичку, чтобы стать продуктивным членом команды.
В то же время ищите пробелы в навыках, которые вы можете заполнить, наняв нового сотрудника. Может ли новый человек помочь вам достичь более амбициозных целей?
Для новых должностей в вашей компании сосредоточьтесь на причинах найма. Чего вам нужно от этого человека?
Эти вопросы помогут вам составить список профессиональных навыков, необходимых вашему кандидату для достижения успеха. Помимо этого, хороший удаленный сотрудник должен быть независимым, организованным и хорошо общаться. Включите и их в свой список.
Используйте только что созданный список, чтобы создать объявление о вакансии, которое привлечет нужных людей.
Основа заложена. Вы знаете, кто вы как компания и что вы хотите от идеального сотрудника.
Давайте напишем объявление о вакансии.
Мы говорим о работе на дому, но советы в этом разделе полезны для всех видов объявлений о вакансиях.
То, как вы пишете свое сообщение, имеет значение. Оптимизируйте его, чтобы привлечь нужных вам кандидатов.
Составляя объявление о вакансии, опишите своего идеального кандидата, но избегайте завышенных ожиданий.
Заманчиво включить длинный список навыков и требований. Этой ошибке особенно подвержены стартапы, потому что им нужны гибкие, компетентные члены команды, способные удовлетворить множество потребностей.
Публикации с нереалистичными требованиями привлекают два типа соискателей:
Лучшие таланты избирательны.
Эти люди знают, что их навыки востребованы. Они уверены, что у них не возникнет проблем с поиском работы, и они хотят найти работу, которая им понравится.
Талантливые соискатели обращают внимание на сообщения, в которых говорится что-то вроде «Мы ищем высокоэффективную рок-звезду, которая может носить много шляп. Мы усердно работаем и усердно играем!»
Для лучшего кандидата это на самом деле означает:«Мы ищем человека, который сделает гораздо больше работы, чем мы ему платим. Кроме того, мы ожидаем, что вы будете работать в немыслимые часы, но иногда у нас бывают счастливые часы».
Выясните, реалистично ли описание вашей работы, получив отзывы от людей, которые уже выполняют эту работу. Ваши сотрудники могут сказать вам, если ваш список обязанностей слишком велик.
Что делать, если вы ищете новую должность в своей компании?
В этом случае попробуйте опубликовать описание своей работы в профессиональной сетевой группе, чтобы получить обратную связь. Вы получите честную оценку и даже можете найти хороших кандидатов.
Не оставляйте слишком много вопросов без ответа. Это создает впечатление, что вы пытаетесь что-то скрыть.
Подумайте о том, что хочет знать лучший кандидат, прежде чем подать заявку:
Вам не нужно писать роман. Есть такая вещь, как слишком много информации. Убедитесь, что вы рассказали о самом важном, а самые важные детали приберегите для интервью.
Помните, что лучшие кандидаты пользуются большим спросом. Они проверяют объявления о вакансиях так же тщательно, как вы проверяете кандидатов.
Если вам нужен лучший пул соискателей, дайте им причину подать заявку.
Зарплата важна, но это не единственное, что имеет значение.
Многие талантливые люди бросают высокооплачиваемую работу, чтобы сосредоточиться на других приоритетах. Вам не нужно быть самым высокооплачиваемым работодателем, если у вас есть что предложить. Просто убедитесь, что ваша зарплата конкурентоспособна и справедлива.
Однако имейте в виду, что наем удаленных кандидатов означает, что вы конкурируете с работодателями по всему миру. «Конкурентоспособная» зарплата для жителя Сан-Франциско совсем другая для жителя Омахи, штат Небраска.
Офисные льготы не имеют значения для удаленных должностей. Не утруждайте себя упоминанием о бесплатном кофе и чае в вашем офисе, когда вы нанимаете человека, который никогда не будет там работать.
Вместо этого расскажите о причинах, по которым кто-то действительно захочет работать на вас.
Удаленные должности пользуются большим спросом, но одного того факта, что человек может работать из дома, недостаточно для привлечения лучших кандидатов. Работа из дома сейчас распространена. Вам нужно предложить что-то большее.
Вакансия - это реклама. Поделитесь лучшими вещами о своей компании, чтобы соискатели с энтузиазмом восприняли идею работать на вас.
Пока вы определяете свою стратегию, неплохо подумать о вашей удаленной культуре.
Скорее всего, культура, которая была у вас в офисе, немного изменилась с тех пор, как все начали работать из дома. Вам нужно искать кандидатов, которые могут вписаться в вашу нынешнюю культуру, а также могут помочь создать среду, которую вы хотите видеть в будущем.
Если у вас есть какие-либо опасения или сомнения относительно вашей культуры удаленной работы, решите их сейчас.
Поощряйте вашу команду находить способы связи, даже если они работают из разных часовых поясов.
Команда Hubstaff вместе приготовила ризотто во время нашего виртуального ретрита.
Все это, конечно, в процессе. По ходу дела вы узнаете больше об управлении удаленной командой.
Думайте об этом процессе как о выяснении того, какой компанией вы хотите быть. От этого зависит, какие таланты вы хотите привлечь.
Собеседование с удаленными кандидатами не обязательно сложнее, чем личное собеседование. Это просто другое.
Интервью по телефону — это хорошо, но видео гораздо лучше подходит для общения, потому что вы можете видеть язык тела. Используйте инструмент для видеоконференций, например Zoom, для планирования и проведения интервью.
<сильный> На Земле более 7 миллиардов человек. Так что, когда вы строите удаленную команду, отсутствие доступных талантов — плохое оправдание для чего бы то ни было. В Hubstaff я получаю множество заявок от очень талантливых людей. Но мне нужны не только кнопки. Я ищу людей с характером, которые являются делателями, которые действительно проявляют инициативу и проявляют серьезную суету. Это демонстрируется не только примерами работы и рекомендациями (это тоже важно), но и каждым взаимодействием в процессе собеседования — каждым электронным письмом и каждым звонком в Skype.
-Дэйв Нефогт
Вот некоторые вещи, о которых следует помнить:
Имейте в виду, что некоторые невербальные сигналы, к которым вы привыкли, во время видеовстречи могут отличаться.
Традиционные собеседования при приеме на работу уделяют большое внимание подтексту. У кандидата крепкое рукопожатие? Они кажутся уверенными? У них хороший зрительный контакт? Правильно ли они одеты?
При удаленном собеседовании эти сигналы другие.
Небольшое осознание имеет большое значение. Если вам кажется, что кому-то не хватает уверенности в себе или он плохо себя представляет, подумайте, не может ли причиной быть само видео.
Убедитесь, что вы протестировали свое оборудование заранее, особенно если вы используете инструмент, с которым у вас нет опыта.
Этикет для видеоинтервью заключается в том, чтобы использовать свой компьютер с веб-камерой, а не телефон. Когда вы беседуете по телефону, создается впечатление, что вы либо спешите, либо не воспринимаете этот звонок всерьез.
Интервью по телефону — хороший запасной план на случай, если ваше интернет-соединение прервется или камера не заработает.
Кандидатам на удаленные должности должно быть удобно работать из дома. Вот несколько вещей, которые вы должны спросить, чтобы выяснить, подходят ли они для удаленной работы:
Прислушивайтесь к сигналам о том, что кандидат собирается поздно ложиться спать, работать в пижаме и смотреть любимые сериалы Netflix во время работы. Это признак того, что они не готовы к реалиям работы из дома.
Кандидат, вероятно, подходит для удаленной работы, если он демонстрирует следующие качества:
Удаленные сотрудники должны проявлять инициативу, не нуждаясь в напоминаниях менеджера или инструмента отслеживания.
Ищите активных людей. Вот некоторые признаки, на которые стоит обратить внимание:
Вы также сможете определить активного кандидата, предоставив ему или ей тестовый проект. Некоторые люди предлагают выполнить пробный проект без вашего ведома, и это явный признак того, что они из тех, кто проявляет инициативу.
Remote work requires more written communication in the form of emails or group chats.
Candidates with great communication skills will show these signs:
Pay attention to your initial emails with a candidate.
Are they concise in their writing? Does their tone align with your company culture?
Unless you’re hiring someone to create written content, you probably don’t need to worry much about spelling or grammar. It’s no big deal if they don’t know the difference between “affect” and “effect.”
Those things only become an issue when it affects the clarity of the message. You don’t want to pause and puzzle through every email or Slack message to figure out what someone means.
In Buffer’s State of Remote Work 2020 Report, 20% of remote workers cited loneliness as their biggest struggle.
Many workers have been forced to adapt to remote work due to COVID-19, so it’s unrealistic to expect that every candidate knows their bandwidth and boundaries.
However, you still want your employees to at least be aware of how they can keep themselves from burning out.
These skills aren’t just important – they’re essential.
There are many virtual team building activities you can do to motivate your team. However, you can only host so many group events.
Employees need the skills to manage their own emotional state — you can’t do it for them.
Does remote experience matter?
When you hire someone to work from home full time, it’s nice to know that they’ve succeeded with this work style before.
Working from home is different from what people expect. It’s not a perfect fit for everyone. Sometimes, people who really want to work remotely find that they don’t like it as much as they thought they would.
That doesn’t mean that you should rule out candidates who are a good fit otherwise.
Remote experience does help in dealing with challenges like time management and work-life balance. But proactive candidates with good communication skills are just as likely to thrive, even if they don’t have any remote work experience.
Don’t rule out a great candidate just because they’ve never had the opportunity to work from home before. If they have remote-friendly skills, they’re likely to succeed.
Some things you can just jump right into. Swimming pools. Trampolines. Your bed.
Hiring a full-time employee is not one of those things.
Anytime we’re hiring a full-time employee, we ask them to work with us for four weeks so that both sides can make an informed decision. This “trial” can be done on a part-time basis. Two huge benefits to this:
Hiring on a trial also gives you an opportunity to gauge intangibles like personality and cultural fit, which can be really difficult to determine from a few emails and a Skype call alone.
Many companies take this approach to screen remote work applicants. If you do this, be respectful of your candidate’s time and labor.
Test projects shouldn’t ever be free work. Agree on a fair price ahead of time and pay them for their labor — even if you decide not to hire them.
No matter how well your new employee knows their stuff, they still need training and onboarding to do a good job. Even the most competent, experienced, motivated people need time to learn how things are done at your company.
Good onboarding is crucial for remote new hires. They’re not surrounded by their coworkers. They can’t watch how other people get things done.
Starting a new job is already stressful enough. Your new hire is eager to learn and do well.
Set them up for success with these tips.
Here’s why process documentation is so important:
Let’s assume that you’ve decided to grow your remote team because productivity is so much better and your overhead costs are much lower. Your team is growing fast. This month, you hire five new people who all work from home.
All of those new hires need training and onboarding.
You’re already busy, but now you spend most of your day answering questions. Since you’re the main source of information, those new team members have to wait until you’re available to get their own work done correctly. There’s a huge bottleneck.
Since you’re busy helping other people, onboarding takes much longer for all your new team members. You fall behind on your own work, and the company’s growth stalls a little.
That’s what happens when you don’t have good documentation.
On the other hand, if all of your processes and procedures are written down, your job is to teach your team how to find information on their own.
If you haven’t done this before, creating documentation might look like a daunting task. There’s so much!
Yes, it’s a big undertaking, but you don’t have to do it all at once.
As your team grows, create your procedural documents as part of the training process. You have to write it down anyway because that’s how you communicate with your remote team. Create a shareable document instead of an email. If you’re going to do a video call, consider recording the instructions so you can share with your next new hire.
Speaking of process documentation, we strongly recommend using an onboarding checklist.
The checklist tells new hires exactly what you expect. We use different checklists for different roles and include things like:
Notice that a lot of those checklist items are about getting to know the team. That’s one of the hardest things about remote work, so it should be a big part of onboarding.
Employees who like their coworkers are more likely to stick around for the long term.
According to Gallup, an employee who has a best friend at work is 43% more likely to receive praise for their work and 27% more likely to feel like their job is important.
They also point out that team members will create loyalties with each other. When they encounter a “leaving moment” and may consider leaving the company, their loyalties to each other can keep them around and engaged.
It’s harder for employees to connect when they work from home.
Invite new hires to join remote activities. There are plenty of free websites to play games with your distributed teammates.
That’s especially true if you have a blend of remote employees and people who work in the office. The in-office team will naturally form relationships while those who work remotely are more left out.
Start encouraging people to connect right away. Make time during onboarding to socialize with coworkers.
Use tools like Slack, Discord, and Zoom to create virtual hangout spaces.
If you have a bunch of new people starting within a short amount of time, consider hosting a virtual event to introduce everyone.
You can have a virtual team lunch by providing a stipend for food or sending a meal delivery service. Use a video calling tool like Zoom to host and plan a fun activity. Trivia and pictionary are crowd pleasers that can easily be done via video call.
Once you’ve made the introduction, don’t stop there. Think about how to keep that momentum going as your team grows. Check out our article on building remote culture for more tips.
Starting a remote job can be intimidating.
Think of it from your employee’s perspective. They want to make a good impression and learn fast, but they’re just at home alone with their computer. It’s hard to join a team that you can’t see and hear — especially if you’re new to remote work.
Don’t leave your new hire alone to figure it out. Instead, give them a partner to help with onboarding.
At Hubstaff, we call these people Ambassadors.
It’s like using the buddy system to help a new team member learn their way around. Ambassadors check in frequently to offer help, answer questions, and get to know their new coworker. This helps people feel more comfortable and make a friend right away.
You or the Ambassador should take the initiative to connect. Don’t expect the new hire to come to you as often as you want them to. They’re worried that they’ll seem too needy.
It’s up to you to be their training wheels.
Put them at ease and reassure them that it’s okay to ask questions. Help them get used to the way your remote team communicates so they can connect with the other members of their team.
Labor laws are already complex. When you hire remotely, there’s more to think about.
Hiring people to work from home means that you can hire people in other states or even other countries. That’s a huge advantage, but it also presents some challenges when you have to navigate the local laws and regulations.
We’re not here to give you legal advice. Please don’t use this blog post to make legal decisions.
Instead, please treat this section as a list of things you should ask your legal counsel about.
State income tax for remote workers might differ depending on where you’re hiring people.
If you’re a company based in Michigan and you hire someone in Texas, for example, your remote employee will be paying tax in their resident state, not in the state where your business operates.
Payroll taxes work the same as state income taxes. If your employee resides in Dallas but works in Oklahoma City, for example, you’ll be paying taxes for them where the work is actually being completed.
Much like state income tax, do your employees claim unemployment benefits in the state different to your business?
This topic is a grey area. Because your employees are paying income tax in their home state, they’d also claim unemployment benefits in their home state, too.
There’s a big difference between an employee and an independent contractor. The most obvious difference is that you’re responsible for withholding taxes from employee paychecks.
Here’s an article that goes into more detail about the differences between remote contractors and remote employees.
It can be easier navigating national and international employment laws if you work with contractors instead of employees, but be warned:the penalties for misclassifying an employee as a contractor can be high.
Make sure you’re clear on the differences before you hire anyone as a contractor.
Hiring someone to work from home is a little different than hiring them to work from your office. You have some decisions to make, like:
Clarify all of these rules in your employment agreement. To help you get started, you can get our free remote employment agreement template here:
That was a lot of information! Here’s what you should do right now to get started:
Make sure you bookmark this post so that you can refer back to it throughout the hiring process.