Несмотря на стремительное развитие делового мира за последние несколько лет, одно остается неизменным:время — деньги, а потраченное впустую время — это потраченные впустую деньги.
За последние несколько лет многие исследования показали, что собрания минимально эффективны и на самом деле обходятся организации в тысячи долларов ежегодно — в общей сложности 37 миллиардов долларов в год, по данным Fuze.com. (Это пригодится, когда вы воспользуетесь Калькулятором расходов на собрания из Harvard Business Review, чтобы получить приблизительную оценку расходов на собрания вашей компании.)
Когда ваша голова перестанет кружиться от числа, которое только что выдал вам калькулятор, предложите своей организации следующие идеи. Вы перестанете тратить, начнете экономить и станете более эффективной компанией.
Каждая встреча инициируется кем-то, будь то менеджер, сотрудник или руководитель. При проведении «умных» собраний этот человек теперь станет «лидером собрания». Их работа заключается в обеспечении того, чтобы собрание, которое они проводят, было эффективным и действенным.
Есть ли в вашей организации четкий план для каждой встречи? Скорее всего, ответ будет таким:"Ну, обычно я имею в виду, чего хочу добиться..." Если это так, вы не одиноки; 63 процента встреч проходят без заранее запланированной повестки дня. Тем не менее, вы не тратите доллары на рекламу или операционный бюджет без плана действий, верно? Так зачем вам тратить свыше 2000 долл. США за встречу, если эти элементы не установлены?
Вот почему форма предварительной встречи является обязательным ресурсом для вашей организации. Простая форма позволяет всем нести ответственность за собрание, на которое они собираются пойти.
Настройте этот список, чтобы он соответствовал вашей организации, и сохраните шаблон в документах Google. Это позволяет сотрудникам легко и быстро получить доступ. Помните, что вы хотите экономить время, а не тратить его больше.
Попросите всех распечатать это или загрузить на свои компьютеры. Это держит всех в курсе темы и сосредоточенности, включая руководителя и участников.
Превышение ожидаемого времени влияет на всех участников собрания, включая бизнес в целом. "Когда встречи затягиваются, это не только тратит время участников на встречу, но и негативно влияет на другие проекты, которые необходимо выполнить", – говорит Питер Б. Старк, президент Peter Barron Stark Companies.
Суть в том, чтобы установить ограничение по времени, но также позволить людям уйти, если «лидер собрания» превысит это время. Если вы оставались на собраниях намного дольше их первоначального времени окончания, вам знакомо грызущее чувство, что у вас есть что-то еще, но вы не хотите быть тем, кто встает и уходит. Это правило держит лидера в напряжении — он не хочет быть тем, кого бросили. Сделайте это более эффективным с помощью таймера, проецируемого на стену (одна из обязанностей «ведущего собрания»).
Создайте многоуровневые варианты времени для «руководителя собрания» на выбор:
Если встреча должна длиться дольше часа, подумайте о том, чтобы потребовать форму после встречи, чтобы гарантировать, что каждый момент был учтен. Хотя сотрудников не нужно контролировать на микроуровне, создание культуры эффективности в организации требует времени и настойчивости.
На большинстве собраний есть один или два опоздавших. Пробираясь к двери, они шепчут или шепчут:"Извините за опоздание". на цыпочках подходят к своему месту, чтобы никому не «мешать». Однако их простое опоздание мешает собранию, а также создает плохой прецедент:
«Ожидание отставших посылает два сообщения. Для отставших это говорит о том, что опаздывать на встречи — это нормально. Людям, которые пришли в назначенное время, это говорит о том, что их время бесценно. Начинайте встречи вовремя, каждый раз:отставшие учатся быть более оперативными, а и без того расторопные сотрудники оценят меру», — поясняют эксперты The Office Club.
Примечание. Опоздание один или два раза разумно, мы все сталкивались с плохим трафиком или кризисами в последнюю минуту, поэтому приберегите эти методы для хронических опоздавших.
Прежде чем предлагать эти «умные» идеи для встреч в вашей организации, опросите сотрудников, спросив, как они относятся к встречам внутри организации и ценны ли они. За это время попросите всех, включая руководителей, сообщить, сколько совещаний они посещают еженедельно. Это ваш базовый уровень для сравнения с данными «умных» совещаний (отправьте тот же опрос примерно через месяц после начала с этими новыми идеями).
Отслеживайте, настраивайте и корректируйте по ходу дела, чтобы не тратить время и начать экономить деньги.