Тем не менее, некоторые обязательства возникают нечасто, поэтому нередко бывает немного неясно в деталях. Одной из таких тем является Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (отпуск FMLA). Можно вести бизнес месяцами или даже годами, не сталкиваясь с запросом на отпуск, который подпадает под действие FMLA.
К счастью, основы FMLA довольно просты. В основном это сводится к осведомленности о процессе увольнения по FMLA, особенно к обязательным уведомлениям.
Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни позволяет квалифицированным работникам брать отпуск по определенным семейным и медицинским причинам. Закон предоставляет этим сотрудникам неоплачиваемую работу на срок до 12 недель в течение 12 месяцев.
Квалифицированные сотрудники могут пройти FMLA в следующих случаях:
При уходе за раненым или больным членом семьи военнослужащего можно взять отпуск на срок до 26 недель в течение 12 месяцев.
Государственные учреждения, начальные и средние школы, а также частные работодатели, насчитывающие не менее 50 сотрудников, считаются «защищенными работодателями». Застрахованные работодатели должны предпринять определенные шаги для выполнения обязательств FMLA даже до того, как будут поданы какие-либо запросы на отпуск.
Плакат :Работодатели, на которые распространяется действие страховки, должны размещать плакат Департамента труда FMLA в каждом офисе в месте, где его легко увидят сотрудники.
Общее уведомление :работодатели должны разослать общее уведомление сотрудникам, имеющим право на участие в программе FMLA. Уведомление должно как минимум содержать всю информацию с плаката, поэтому зачастую проще всего просто скопировать информацию с плаката и добавить ее в справочник сотрудника.
Если сотрудник запрашивает отпуск по какой-либо причине, соответствующей требованиям FMLA, вам необходимо выполнить следующие действия. Обратите внимание, что сотрудникам не нужно специально запрашивать отпуск по FMLA.
В течение 5 дней с момента первоначального запроса на отпуск вы должны направить сотруднику два уведомления:
Большинство работодателей используют комбинированную форму Уведомления Министерства о правах и правах и обязанностях.
В Уведомлении о правах и обязанностях у вас есть возможность запросить подтверждение необходимости. По сути, это доказательство того, что причина отпуска соответствует требованиям FMLA, например, документация от поставщика медицинских услуг. Сотрудники должны предоставить запрошенные сертификаты в течение 15 дней, если нет смягчающих обстоятельств.
Работодатели могут запрашивать следующие типы сертификации:
При наличии медицинских сертификатов важно отметить, что диагноз не требуется. Вместо этого поставщик медицинских услуг должен указать информацию, относящуюся к трудоспособности работника, включая ожидаемую продолжительность состояния. Удостоверение об отпуске по неотложным обстоятельствам более разнообразно, но может включать запрос на получение копии приказа военнослужащего о действительной военной службе.
Если предоставленная сертификация является неполной или недостаточной, вы должны запросить исправление. У сотрудников обычно есть 7 дней, чтобы исправить проблемы, или работодатели могут отклонить запрос на отпуск FMLA. Кроме того, если медицинская справка кажется сомнительной, вы можете (за свой счет) запросить второе мнение у другого поставщика медицинских услуг. Если их мнение отличается, требуется окончательное мнение третьего поставщика медицинских услуг.
Если вы не уверены в том, подпадает ли причина отпуска под действие FMLA, хорошим ресурсом является Руководство для работодателей FMLA, в котором рассматриваются распространенные вопросы, например, имеют ли новые отцы право на FMLA (они имеют) или можно ли использовать FMLA для ухода для взрослых детей (можно в случае инвалидности или серьезных заболеваний).
Приняв окончательное решение, вы должны направить сотруднику еще одно уведомление:
Уведомление о назначении :Это уведомление официально утверждает или отклоняет запрос на отпуск FMLA и включает ключевую информацию, такую как количество использованного отпуска. Вы можете написать свое собственное уведомление или использовать форму уведомления о назначении, предоставленную Министерством труда.
Существуют специальные рекомендации FMLA в отношении пользы для здоровья. По сути, если сотрудники (и любые члены семьи) имеют медицинское страхование в рамках группового плана медицинского страхования вашей компании, они должны продолжать получать страховое покрытие во время своего отпуска. Сотрудники FMLA по-прежнему обязаны платить какие-либо страховые взносы.
Когда работник возвращается из отпуска по FMLA, он должен вернуться на ту же должность или эквивалентную (такая же оплата, смена и т. д.). Это не означает, что сотрудников FMLA никогда не увольняют. Работодатель может уволить работника во время его отпуска по FMLA, но работодатель должен иметь возможность показать, что это произошло бы, даже если бы работник не был в отпуске.