Если ваш почтовый ящик выглядит так же, как и мой, значит, вы каждый день засыпаете общей электронной почтой. Я понимаю — трудно сделать так, чтобы электронные письма, отправленные сотнями или тысячами, чувствовались персонализированными. Тем не менее, никто не хочет чувствовать себя числом. Хотя трудно избежать вставки общего приветствия перед нажатием кнопки «Отправить» в пакетном электронном письме, сегментация в соответствии с аудиторией и персонализация вашего выхода для каждой из них являются ключевыми.
Люди ожидают, что некоторые электронные письма, такие как информационные бюллетени и электронные письма о заполнении форм, будут шаблонными. Но если коммерческое предложение кажется холодным и безличным, вы делаете что-то не так. Даже если вы используете шаблон для создания важных писем, персонализация, когда это возможно, может оставить неизгладимое впечатление.
Лучшие типы подписи напоминают получателю о предыдущем совместном обсуждении или взаимодействии — короче говоря, они показывают, что вы реальный человек.
Прощаться тяжело, но только не в том случае, если вы умеете грамотно расписываться.
Каждое электронное письмо я заканчиваю словами «Дай пять», будь то потенциальному инвестору, члену команды или родственнику. Это отличное начало разговора, и оно создает очень доступную атмосферу. Завершение электронных писем общим словом «С уважением» ничего не сообщает получателю о вас, причинах, по которым вы связались, или о ваших дальнейших действиях.
Компания по управлению электронной почтой Boomerang изучила более 350 000 электронных писем и обнаружила, что то, как вы прощаетесь, может иметь огромное значение. Закрытие, которое было расценено как «благодарное», получило 62 процента ответов, в то время как электронные письма, в которых не было благодарности, получили 46 процентов ответов. Подпись электронной почты с самым высоким процентом ответов была «Заранее спасибо». Фактически, выражение благодарности, когда вы подписываете электронное письмо, было связано с 36-процентным относительным ростом вашего среднего процента ответов. Худший способ закончить письмо? «Лучший».
Подписывая электронное письмо, в первую очередь будьте коммуникабельны. Если ваши электронные письма будут отстраненными и незаинтересованными, каким вы будете как партнер или продавец?
У каждого электронного письма есть цель — сделайте ее очевидной. Почему ты обращаешься? Вы поощряете? Вы проявляете признательность? Вы нагнетаете азарт? Ваша подпись должна отражать конечный результат, который вы надеетесь увидеть в своем электронном письме.
Конец любого письма должен гарантировать, что его сообщение останется в памяти через час, день или неделю. Если, например, цель состоит в том, чтобы организовать встречу для обсуждения какого-либо вопроса или контракта, подпишитесь, например, «Не могу дождаться, чтобы обсудить это дальше» или «Давайте договоримся о времени, чтобы обсудить детали». наверное лучше всего. Большая часть делового общения направлена на дальнейшее обсуждение, поэтому убедитесь, что это отражено в вашей подписи.
Независимо от того, является ли ваша электронная почта профессиональной, полезной, дружелюбной или забавной, убедитесь, что ваша подпись соответствует настроению самого сообщения. Для более качественного письма, возможно, будет достаточно «С наилучшими пожеланиями от всей нашей команды». Это лучше, чем простое старое «Лучшее», потому что оно отражает чувства всей вашей команды.
Дружеские приветствия всегда должны быть искренними. «Рад, что мы коснулись базы» должно быть вашим завершением только в том случае, если вы действительно рады. Если вы можете придумать юмористическую заключительную фразу, вы можете добавить немного забавных медиа:«Поскольку вы сделали это до конца, вот GIF-ка с бегемотихой Фионой!» Небольшие личные штрихи, подобные этому, в электронном письме могут действительно украсить чей-то день.
Электронные письма должны содержать четкий призыв к действию, который дает получателям понять, что мяч на их стороне, и что вы вернетесь к ним позже. «С нетерпением жду вашего ответа» и подобные подписи могут подтолкнуть людей к быстрому ответу. Даже самый занятый генеральный директор может быстро напечатать:«Спасибо, я вам перезвоню!»
Если вы сотрудничаете с проектом или ищете информацию, заканчивая фразой «Свяжитесь, если у вас возникнут проблемы» или аналогичной фразой, получатели знают, что следующие шаги зависят от них, но вы готовы помочь. Каким бы ни был ваш призыв к действию, он должен быть виден. Использование жирных шрифтов и цветов не только помогает читателям лучше понять сообщение, но также может побудить их совершить желаемое действие.
Автоматизированные электронные письма не должны быть скучными. Изменение подписи — это простой способ добавить индивидуальности и побудить получателей ответить. Ответы на эти три вопроса помогут вам каждый раз придумывать идеальную концовку.