Составление справочника для сотрудников может оказаться трудоемким и подробным процессом. Вы не хотите пропустить ни одной важной темы, и вам нужно убедиться, что информация представлена ​​четко и эффективно - и таким образом, чтобы заинтересовать ваших сотрудников.

У малого бизнеса есть множество ресурсов, которые помогут им составить исчерпывающий справочник для сотрудников.

Имейте в виду, что вы не хотите, чтобы ваше руководство для сотрудников выглядело слишком шаблонным или слишком наполненным техническими юридическими терминами, поскольку люди могут его не читать. Вы хотите, чтобы ваш голос, дух и намерение проявились.

Тем не менее, эти три источника могут помочь вам организовать свои мысли и собрать некоторую необходимую информацию:

1. Настраиваемые шаблоны и инструменты

Вы можете найти множество бесплатных и относительно недорогих шаблонов справочников для сотрудников и инструментов для создания справочников в Интернете. Некоторые онлайн-компании взимают несколько сотен долларов, чтобы помочь вам в процессе создания подробного справочника для сотрудников, задавая вам вопросы о вашей политике и то, что вы хотите включить в руководство. Они также могут предоставить вам разбивку политик на рабочем месте в вашем штате, чтобы вы могли легко добавить их в свое руководство.

Хотя эти программы могут значительно упростить процесс написания справочника, некоторые из них предлагают больше возможностей для настройки, чем другие. Если вы решите пойти по этому пути, вы должны убедиться, что не создаете справочник, который в конечном итоге будет казаться слишком общим.

Вот лишь некоторые из множества онлайн-программ, которые стоит попробовать:

Общество управления человеческими ресурсами (SHRM). При годовой подписке за 350 долларов SHRM Employee Handbook Builder проведет вас через все ключевые этапы создания справочника для сотрудников. Фильтры для конкретных штатов позволяют отказаться от текущих федеральных правил и политик штата, которые «отражают последние федеральные и штатные правила соответствия на рабочем месте, проверенные юридическим партнером платформы Джексоном Льюисом», - говорится на веб-сайте SHRM. «Как подписчик на EHB, вы будете регулярно получать уведомления о любых изменениях в законах штата или федеральных законах, которые происходят в течение годичного срока подписки ". (Активные члены SHRM также могут загрузить бесплатный шаблон справочника для сотрудников.)

Rocket Lawyer. Rocket Lawyer - это онлайн-шаблон юридических документов и компания, предоставляющая юридические услуги, специально разработанные для малого бизнеса, которые платят ежемесячную или годовую абонентскую плату. Подписчики имеют доступ к широкому спектру шаблонов, в том числе к справочнику для сотрудников, который помогает им заполнить анкету для создания индивидуального справочника. В нем также изложены правила федерального уровня и штата.

Книга счастья . Многие компании отказались от бумажных справочников для сотрудников и перешли на использование только цифровых технологий. Это может дать такие преимущества, как упрощение обновления справочника (отсутствие необходимости распространять бумажные копии), а также помощь сотрудникам в более легком поиске необходимой им информации. Blissbook - это компания, которая может создать цифровой справочник сотрудников для вашей компании и управлять им. Цена начинается от 750 долларов США (для компании со 150 сотрудниками) и включает в себя возможности электронной подписи и анализ данных о том, сколько сотрудников просмотрели справочник.

Бесплатные шаблоны. Вы также можете найти множество бесплатных шаблонов для справочников сотрудников в Интернете, выполнив поиск в Google по запросу «бесплатный шаблон справочников для сотрудников». Просто убедитесь, что вы загружаете шаблоны только с авторитетных веб-сайтов.

2. Консультант по персоналу

Если вы не чувствуете, что у вас есть опыт или время, чтобы написать и составить собственный справочник для сотрудников, вы, безусловно, можете нанять консультанта по персоналу, который сделает это за вас. Ищите местного консультанта, который внимательно следит за соблюдением всех действующих федеральных, штатных и местных законов о занятости и труде и имеет опыт оказания помощи другим компаниям в создании их справочников.

Консультанты по персоналу могут взимать почасовую оплату или могут взимать фиксированную плату за проект. Лучше поговорить хотя бы с несколькими, прежде чем выбирать, кого нанять.

3. Юрист по трудоустройству

Наем юриста - безусловно, самый дорогой способ, но можете не сомневаться, что он или она хорошо знакомы с соответствующими законами о найме.

Даже если вы решите сделать справочник сотрудника своими руками, используя настраиваемые шаблоны и инструменты, вы всегда можете рассмотреть вопрос о найме консультанта по персоналу или юриста по трудоустройству, чтобы просмотреть справочник сотрудника, прежде чем распространять его среди сотрудников. Это помогает убедиться, что вы не пропустили ничего важного и при этом не платите за аутсорсинг создания всего справочника для сотрудников.

Если вы решите платить за профессиональную помощь, не упускайте из виду необходимость создания справочника для сотрудников, основанного на вашей культуре, ценностях и голосе. Внешний эксперт может помочь вам разобраться с политиками и законами, но они не знают ваше рабочее место так, как вы.

Как заставить сотрудников на самом деле это прочитать

После того, как вы создали свое руководство для сотрудников, следующая большая проблема - заставить ваших сотрудников действительно его прочитать. Важно, чтобы сотрудники понимали правила и политику вашего рабочего места, чтобы они не нарушали их и вам не приходилось постоянно их обеспечивать. Более того, если вы знаете, что они прочитали руководство для сотрудников, значит, вы знаете, что они, по крайней мере, осведомлены о правилах и политике вашего малого бизнеса.

К счастью, заставить ваших сотрудников прочитать руководство для сотрудников - это не ракетостроение. Вот четыре совета, которые помогут прочитать справочник вашего сотрудника и получить к нему ссылки:

1. Назовите это чем-то более интригующим, чем руководство для сотрудников.

Попробуйте найти заголовок, который звучит не столько как справочник, сколько как полезное руководство. (Подумайте о фразе «Удивительная книга, которая сделает жизнь сотрудников еще более привлекательной». Ну, по крайней мере, подумайте, как сделать так, чтобы это звучало весело.)

Компания Big Spaceship, производитель мобильных приложений из Бруклина, Нью-Йорк, назвала свое модное руководство для сотрудников Нашим руководством , а сайт финансовой информации The Motley Fool называет свой онлайн-справочник Правилами для дураков!

2. Сосредоточьте в справочнике те разделы, которые больше всего волнуют сотрудников.

Другими словами, составьте справочник для сотрудников так, чтобы на первом месте была самая интересная информация - например, о ценностях и культуре вашей компании, а также о льготах для сотрудников. Если вы начнете с политики или законов, сотрудники с большей вероятностью перестанут читать.

3. Доставьте справочник для сотрудников так, чтобы они его не пропустили.

Все больше компаний переходят на онлайн-справочники, которые могут находиться в системе внутренней сети компании или даже в Интернете. Это дает множество преимуществ:при желании вы можете добавить больше интересных элементов, например видео, а справочник можно сделать доступным для поиска (чтобы кто-то мог просто ввести «преимущества» и перейти к нужному разделу).

Даже если вы не хотите создавать электронный справочник, подумайте, как доставить его в нужное время и в нужном месте. Просто включить его в приветственный пакет нового сотрудника может не сработать. Вы можете положить его им на стол в первый день работы и дать им время прочитать его в течение рабочего дня.

4. Попросите сотрудников прочитать его и показать, что у них есть.

Это немного старая школа, и все же вы можете подумать о том, чтобы потребовать от сотрудников подписать - ручкой или электронным способом - когда они дойдут до конца справочника сотрудника, подтверждая, что они получили и просмотрели информацию.

Держите справочник под рукой и всегда в актуальном состоянии

Справочник сотрудника следует считать живым документом, а не разовым проектом. Трудовое законодательство и законы о труде регулярно меняются, и, возможно, придется изменить и политику ваших сотрудников - по мере развития вашего бизнеса и кадровых потребностей.

Пересматривайте свое руководство для сотрудников не реже одного раза в год и ищите способы сделать его лучше и полезнее для ваших сотрудников. Если ваш малый бизнес достаточно велик, чтобы иметь команду по персоналу, попросите их отслеживать общие вопросы сотрудников, которые они получают в течение года.

Помните, что ваше руководство для сотрудников - ценный ресурс, который поможет сэкономить ваше время, держать ваших сотрудников в курсе и, в конечном итоге, защитить ваш бизнес в случае судебного иска. Вы должны посвятить достаточно времени его созданию и доработке, чтобы обеспечить своим сотрудникам максимально полезное руководство, какое только можете.

Создание всеобъемлющего справочника для сотрудников и управление им - лишь одна из многих ваших должностей как владельца малого бизнеса. Иногда может казаться, что на вашей тарелке слишком много обязанностей - от разработки продукта и найма до бухгалтерского учета и продаж, будь то онлайн или лично.