В разделе «Ресурсы, которые помогут вам создать эффективное руководство для сотрудников» мы определили ключевые ресурсы, которые помогут вам создать руководство для сотрудников. Теперь мы расскажем, зачем он вам нужен и как его создать.
Вне зависимости от того, работает ли ваш малый бизнес с двумя работниками или с 20, у вас обязательно будут формальные или неформальные правила, процедуры или ожидания на рабочем месте. Крайне важно, чтобы ваши сотрудники знали и понимали эти правила, потому что, если они это сделают, ваша организация станет более эффективной, а также потому, что вы не хотите, чтобы ваша компания нарушила федеральные законы или законы штата.
Справочник для сотрудников представляет собой сборник всех политик и протоколов вашей компании, а также юридических прав и обязанностей сотрудников. Наличие справочника для сотрудников позволяет легко доводить до сведения сотрудников правила и обязанности, поэтому не возникает сомнений в том, что ожидается от них или от вас, как владельца малого бизнеса.
Кроме того, подробное руководство для сотрудников поможет защитить ваш бизнес на законных основаниях, если кто-нибудь когда-нибудь задастся вопросом, четко ли вы изложили свои правила.
Пример:если сотрудник подает на вас в суд, утверждая, что он подвергся домогательствам со стороны коллеги, вы можете сослаться на руководство для сотрудников в качестве доказательства того, что вы четко изложили политику противодействия домогательствам. (Имейте в виду, что страхование работников также важно для защиты вашего бизнеса в случае подачи иска сотрудником или клиентом.)
Как и в каждой компании, каждый справочник для сотрудников отличается. Вы не можете просто скопировать справочник другой компании и раздать его своим сотрудникам. Хорошее руководство для сотрудников определяет ваши уникальные правила и практики на рабочем месте, и оно должно быть написано так, чтобы отражать ваше видение и культуру, которую вы создали или хотите создать.
Тем не менее, большинство справочников для сотрудников включают схожие темы и типы информации. Ниже приведены восемь общих разделов справочников сотрудников.
Чтобы добиться успеха, ваши сотрудники должны соответствовать ценностям, миссии и целям вашей компании. Вот почему вам нужно изложить эти цели в начале руководства для сотрудников. Все, что вам нужно сделать, это предоставить заявление, которое включает в себя то, что наиболее важно для вас как компании. Например, успешный интернет-магазин обуви Zappos называет 10 основных семейных ценностей Zappos, к которым должны стремиться сотрудники, в том числе «Принимать и стимулировать изменения» и «Быть увлеченным и решительным».
Важным компонентом справочника для сотрудников является общая информация о работе в вашей компании. Это будет включать темы, которые волнуют сотрудников, например:
Имейте в виду, что некоторые из этих материалов, такие как правила оплаты сверхурочной работы и компенсационное покрытие работников, по крайней мере в некоторой степени диктуются федеральными законами, законами штата или даже местными законами.
Важно перечислить все действующие федеральные, государственные и местные законы, которые имеют отношение к вашей рабочей силе. Это могут быть законы о равных возможностях при трудоустройстве, борьбе с домогательствами и дискриминацией.
Помимо требований закона, у вас, вероятно, есть свои собственные ожидания относительно того, как сотрудники будут вести себя на работе, и поэтому вам понадобятся политики, ориентированные на конкретное поведение на рабочем месте. Такие политики могут включать:
Неудивительно, что раздел о льготах для сотрудников является одним из наиболее часто упоминаемых разделов в вашем справочнике для сотрудников.
Ваш справочник, вероятно, не будет описывать все особенности, скажем, вашего плана медицинского страхования, поскольку они могут быть довольно подробными (и эта информация может быть предоставлена отдельно). Но вы, вероятно, захотите дать основные сведения:когда сотрудник имеет право зарегистрироваться в плане медицинского страхования компании и сколько вариантов вы предлагаете:типы планов, семейное страхование? Когда начинается ежегодный период открытой регистрации?
Точно так же вы можете кратко рассказать о других преимуществах, которые вы предлагаете, например:
Потому что ваши сотрудники часто ссылаются на этот раздел — кому не нравится узнавать о привилегиях на работе? — используйте это в своих интересах и помогите им полностью понять все, что они получают, работая в вашей компании.
Не каждая компания включает этот раздел, но компании, которые работают в высококонкурентных отраслях с коммерческой тайной и обеспокоены тем, что сотрудники переходят с корабля на конкурента, могут захотеть, чтобы сотрудники подписали соглашение о неразглашении или, по крайней мере, включили политику конфликта интересов в сотрудников. справочник.
Важно, чтобы ваши сотрудники осознавали риски, связанные с несоблюдением политик, законов и процедур, изложенных в руководстве для сотрудников.
Рассмотрите возможность создания раздела, объясняющего, что они будут нести ответственность за свои действия и поведение. Вы хотите, чтобы сотрудники видели, что с ними обращаются справедливо и что все сотрудники подвергаются одинаковому дисциплинарному взысканию.
Важно, чтобы ваши сотрудники не относились к вашему руководству для сотрудников как к договорному соглашению между вами и ими, что может означать, что они могут подать на вас в суд, если политики и процедуры, изложенные в руководстве, не будут соблюдаться. Таким образом, не забудьте включить заявление об отказе от ответственности, в котором говорится, что руководство для сотрудников не является контрактом, чтобы защитить вас от подобных опасений.
Когда вы начнете обдумывать и планировать руководство для сотрудников, вы можете обнаружить, что вы не формализовали многие из своих политик или что вам все еще нужно более тщательно обдумать, какими должны быть некоторые из ваших политик.
Не беспокойтесь — это совершенно естественно. Многие небольшие компании не думают конкретно о своей политике до тех пор, пока не объяснят ее в письменной форме.
Вот четыре шага, которые вы можете предпринять, чтобы начать процесс создания справочника для сотрудников.
Если вы думаете о правилах для сотрудников, будь то правила посещаемости, дресс-код или процесс оценки эффективности, лучше всего начать с того, чтобы подумать о культуре и ценностях вашей компании.
Как владелец малого бизнеса, подумайте о своих личных ценностях и о том, что вы хотите подчеркнуть. Также подумайте, как вы можете создать систему ценностей и культуру, которые будут мотивировать ваших сотрудников делать все возможное и оставаться в вашей компании в долгосрочной перспективе.
Культура, которую вы хотите создать, должна определять ваши политики и процедуры, поэтому имеет смысл, по крайней мере, составить базовое заявление о миссии, прежде чем разрабатывать политики и процедуры для сотрудников вашей компании.
Четко обозначив свои ценности, подумайте о создании политики, которую будут поддерживать ваши сотрудники. Например, компании, стремящиеся привлечь молодых сотрудников, часто не хотят производить впечатление слишком строгих или властных сотрудников, поскольку это может оттолкнуть миллениалов, ищущих рабочие места, которые способствуют гибкости и открытости.
Тем не менее, вы, возможно, по необходимости, должны быть строгими в отношении определенных правил. Например, если вы управляете таким бизнесом, как розничный магазин, где крайне важно вовремя приходить на работу, вам, конечно, нужно будет указать правила посещения и, возможно, дресс-код.
После этого вы сможете быть более сговорчивыми или щедрыми в других аспектах своей практики на рабочем месте, например, предоставляя своим сотрудникам больше времени для отпуска.
Хотя руководство для сотрудников не является контрактом с вашими сотрудниками, оно определяет их ожидания, поэтому при подготовке определенных частей руководства для сотрудников вы должны соблюдать федеральные, государственные и местные законы.
Например, во многих штатах приняты «законы об отпусках», которые регулируют, как работодатели должны обращаться с определенными видами отпусков, будь то отпуск по болезни или исполнение обязанностей присяжного. У них может даже быть шаблонный язык, который компании могут использовать для описания этих законов своим сотрудникам. Вам следует сможете найти описания законов вашего штата в Интернете.
Вы сможете найти подробные описания законов вашего штата на веб-сайте правительства вашего штата. Справочник по трудовому законодательству от The Lunt Group также содержит ссылки на широкий спектр юридических ресурсов как на федеральном уровне, так и на уровне штатов, включая разбивку трудового и трудового законодательства по штатам.
Хотя вам не следует дословно копировать правила и руководства для сотрудников других компаний, стоит потратить время на то, чтобы просмотреть некоторые из них в поисках вдохновения или идей.
Возможно, у вас уже есть доступ к справочникам других компаний через друзей или родственников. Воспользуйтесь возможностью ознакомиться по крайней мере с несколькими другими справочниками при планировании своих политик и процедур. Вы также можете найти образцы руководств для сотрудников с помощью простого поиска в Google.