Вы знаете, как говорят:«За каждую минуту, потраченную на организацию, зарабатывается час». А когда дело доходит до бухгалтерского учета, время, потраченное на организацию, может сэкономить вам несколько часов спустя… не говоря уже о деньгах. Вот почему вам нужен надежный инструмент организационного учета, также известный как план счетов (COA). Что такое план счетов?
План счетов (COA) — это инструмент бухгалтерского учета, в котором перечислены все счета, на которых вы записываете транзакции. Эти счета также включены в вашу главную книгу. Предоставляя удобный для чтения обзор всех ваших бизнес-счетов, план счетов показывает, куда идут деньги, что может помочь в прогнозировании и сокращении расходов.
В вашем сертификате подлинности транзакции вашего бизнеса разбиваются на пять основных счетов и столько вспомогательных счетов, сколько вам нужно для составления бюджета и налогообложения.
Пять типов счетов в бухгалтерском учете:
Итак, что такое активы? Ваши активы — это ваши материальные и нематериальные ценности, которые повышают ценность вашего бизнеса. Бизнес-счет в банке (например, чековый) является примером актива.
Вы можете иметь как оборотные, так и внеоборотные активы. Оборотные активы — это ценности, которые вы можете превратить в наличные деньги в течение одного года, например, дебиторская задолженность. С другой стороны, внеоборотные активы — это долгосрочные активы, которые обычно не превращаются в денежные средства в течение одного года, например, автомобиль.
Запись транзакций: Дебеты увеличивают активы, а кредиты уменьшают их
Счета пассивов отражают долги вашего бизнеса. Кредиты и кредиторская задолженность являются примерами обязательств, которые вы можете взять на себя.
Ваши обязательства могут быть краткосрочными или долгосрочными. Краткосрочные или текущие обязательства — это долги, которые вы ожидаете выплатить в течение одного года, например, кредиторская задолженность. Долгосрочные или долгосрочные обязательства — это долги, для погашения которых требуется более одного года, например бизнес-кредит.
Запись транзакций: Кредиты увеличивают обязательства, а дебеты уменьшают их
Ваш капитал показывает, сколько стоит ваш бизнес. Вы можете найти капитал бизнеса, вычитая ваши обязательства из ваших активов. Чем больше у вас обязательств, тем больше уменьшается ваш капитал.
Запись транзакций: Кредиты увеличивают собственный капитал, а дебеты уменьшают его
Доход от бизнеса или выручка — это деньги, которые ваш бизнес генерирует либо за счет операций (например, продажи продукции), либо за счет неоперативных операций (например, проценты). Поэтому, когда ваш бизнес зарабатывает деньги, записывайте транзакции в свои счета доходов.
Запись транзакций: Кредиты увеличивают доход, а дебеты уменьшают его
И последнее, но не менее важное:ваши счета расходов — это место, где вы записываете расходы своего бизнеса. Расходы — это расходы, которые вы несете в ходе операций, например расходы на рекламу и заработную плату.
Запись транзакций: Дебет увеличивает расходы, а кредит уменьшает их
Теперь, когда вы знаете определение плана счетов, пришло время посмотреть, как он работает. Когда вы записываете транзакции, вы добавляете их в субсчета. Затем субсчета подразделяются на пять основных счетов (например, счет активов). Используемые субсчета зависят от вашего бизнеса.
Итак, как именно должен выглядеть ваш бухгалтерский план счетов? Хотя используемые вами дочерние аккаунты могут различаться, вот пример того, как вы можете организовать сертификат подлинности:
Независимо от того, какие вспомогательные учетные записи вы используете, сертификат подлинности может помочь вам оставаться организованным, сохраняя ваши бухгалтерские книги четкими и понятными. Таким образом, вы не будете перечислять каждую транзакцию под одной из пяти основных учетных записей. Вместо этого вы перечисляете их в соответствующих субсчетах.
Теперь, когда вы знаете, что такое план счетов, вам нужно знать, как его создать. Назначьте группу номеров каждой из пяти категорий. Затем пронумеруйте каждую учетную запись в соответствии с категорией, к которой она принадлежит.
Например, ваши активы 100-199. Поскольку счет наличными относится к категории активов, вы бы оценили его в сотнях.
Вы можете выбрать систему нумерации, которая лучше всего подходит для вашего бизнеса. В зависимости от размера вашего бизнеса вы можете использовать меньшие числа, чем крупная корпорация (например, три цифры вместо четырех цифр). Например, сертификат подлинности может выглядеть следующим образом:
С другой стороны, крупные предприятия обычно используют четырехзначные числа (например, 1000). Если ваш бизнес значительно вырастет, вам, вероятно, придется добавить цифры.
Независимо от нумерации вашего плана счетов, убедитесь, что она имеет для вас смысл. Назначение номеров — упростить запись транзакций. Некоторые владельцы малого бизнеса используют комбинацию букв и цифр (например, A100).
Оставляйте пустые номера между учетными записями, чтобы вы могли добавить их в будущем. Старайтесь поддерживать согласованность своих счетов, чтобы вы могли сравнивать финансовое состояние вашего бизнеса из года в год.
Чтобы получить больше наглядности, вот пример плана счетов:
Чтобы быть в курсе бухгалтерских записей вашей компании, может потребоваться ваше время. Бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет создавать счета, записывать платежи и многое другое. Попробуйте бесплатно сегодня! Ваши организованные книги будут вам благодарны.
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 24 июня 2014 г.