Десять из 10 предприятий продают товары или услуги. И когда вы совершаете продажу, вам нужно зафиксировать транзакцию в своих бухгалтерских книгах. Насколько удобно вам делать записи в журнале продаж?
То, как вы регистрируете транзакцию, зависит от того, платит ли ваш клиент наличными или использует кредит. Читайте дальше, чтобы узнать, как сделать запись в журнале продаж за наличные и запись в журнале продаж в кредит.
Запись в журнале продаж фиксирует продажу покупателю за наличные или в кредит. Он делает больше, чем записывает общую сумму денег, которую бизнес получает от сделки. Записи журнала продаж также должны отражать изменения в таких счетах, как «Стоимость проданных товаров», «Запасы» и «Задолженность по налогу с продаж».
Чтобы создать запись в журнале продаж, необходимо дебетовать и кредитовать соответствующие счета. Ваш конечный дебетовый баланс должен равняться конечному кредитовому балансу.
Напомним, что дебет и кредит по-разному влияют на учетные записи. Активы и расходы увеличиваются по дебету и уменьшаются по кредиту. Обязательства, собственный капитал и выручка увеличиваются за счет кредита и уменьшаются за счет дебета.
Итак, как работает запись в журнале продаж? Какие счета вы дебетуете, а какие кредитуете?
Процесс, который вы используете для создания записи в журнале продаж, зависит от того, как клиент платит. Взгляните на процесс создания записей в журнале продаж за наличные и в кредит ниже.
Когда вы продаете что-то покупателю, который платит наличными, дебетуйте свой счет денежных средств и кредитуйте свой счет доходов. Это отражает увеличение денежных средств и доходов от бизнеса.
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| Х/ХХ/ХХХХ | Наличные | <тд>Х | <тд>||
| Доход | <тд> <тд>Х |
На самом деле, общая сумма транзакции не будет доходом для вашего бизнеса. Это также будет включать налог с продаж, который является обязательством.
Вы должны кредитовать свой счет по налогу с продаж, чтобы отразить увеличение обязательства по налогу с продаж:
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| Х/ХХ/ХХХХ | Наличные | <тд>Х | <тд>||
| Налог с продаж к уплате | <тд> <тд>Х | |||
| Доход | <тд> <тд>Х |
Ваши дебетовые и кредитные столбцы должны быть равны друг другу.
Допустим, ваш клиент тратит 100 долларов в вашем бизнесе. Вы должны дебетовать свой денежный счет на 100 долларов США и кредитовать свой счет доходов на 100 долларов США.
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| Х/ХХ/ХХХХ | Наличные | <тд>100 | <тд>||
| Доход | <тд> <тд>100 |
Теперь предположим, что покупка вашего клиента на 100 долларов облагается налогом с продаж в размере 5%. Ваш клиент должен заплатить вам 5 долларов (100 долларов X 0,05) налога с продаж. Таким образом, общая сумма, которую клиент дает вам, составляет 105 долларов.
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| Х/ХХ/ХХХХ | Наличные | <тд>105 | <тд>||
| Налог с продаж к уплате | <тд> <тд> <тд>5||||
| Доход | <тд> <тд>100 |
Когда вы предлагаете клиентам кредит, они получают что-то, не платя за это немедленно.
В результате вы должны увеличить свой счет дебиторской задолженности вместо своего кассового счета. Ваш счет дебиторской задолженности — это общая сумма, которую клиент должен вам. Позже, когда клиент заплатит, вы можете отменить запись и уменьшить свой счет дебиторской задолженности и увеличить свой счет денежных средств.
Вам также необходимо увеличить свой счет доходов, чтобы показать, что ваш бизнес приносит сумму, которую должен клиент.
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| Х/ХХ/ХХХХ | Дебиторская задолженность | <тд>Х | <тд>||
| Доход | <тд> <тд>Х |
Как и в журнале продаж за наличные, вы, вероятно, также будете иметь дело с налогом с продаж.
Общая сумма вашей дебиторской задолженности должна равняться сумме ваших счетов по налогу с продаж и выручке.
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| Х/ХХ/ХХХХ | Дебиторская задолженность | <тд>Х | <тд>||
| Налог с продаж к уплате | <тд> <тд>Х | |||
| Доход | <тд> <тд>Х |
Помните, что столбцы дебета и кредита должны быть равны друг другу.
Когда ваш клиент оплатит свой счет, вам нужно будет создать еще одну запись в журнале. При оплате клиентом затрагиваются следующие аккаунты:
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| Х/ХХ/ХХХХ | Наличные | <тд>Х | <тд>||
| Дебиторская задолженность | <тд> <тд>Х |
Допустим, вы совершаете продажу. Покупатель совершает покупку в кредит. Их общий счет составляет 240 долларов.
Чтобы создать запись в журнале продаж, дебетуйте свой счет дебиторской задолженности на 240 долларов США и кредитуйте свой счет доходов на 240 долларов США.
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| Х/ХХ/ХХХХ | Наличные | <тд>240 | <тд>||
| Дебиторская задолженность | <тд> <тд>240 |
После того, как клиент заплатит, вы можете отменить первоначальную запись, зачислив сумму платежа на счет «Дебиторская задолженность» и списав со счета «Денежные средства».
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| Х/ХХ/ХХХХ | Наличные | <тд>240 | <тд>||
| Дебиторская задолженность | <тд> <тд>240 |
Допустим, вы продаете покупателю в кредит. Общий счет составляет 240 долларов плюс 5% налога с продаж, что составляет 12 долларов. Клиент взимает в общей сложности 252 доллара США в кредит (240 долларов США + 12 долларов США).
Ваша запись в журнале кредитных продаж должна дебетовать ваш счет дебиторской задолженности, то есть сумму, которую клиент взимал со своего кредита. Кроме того, вы будете кредитовать свои счета по налогу с продаж и доходам.
Вот как будет выглядеть запись в журнале продаж:
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| Х/ХХ/ХХХХ | Дебиторская задолженность | <тд> <тд>252 <тд>|||
| Налог с продаж к уплате | <тд> <тд>12 | |||
| Доход | <тд> <тд>240 |
Если ваш бизнес связан с запасами, ваши записи в журнале продаж станут немного сложнее.
Но не паникуйте:вам просто нужно добавить две дополнительные учетные записи, чтобы отразить ваши изменения в инвентаре.
Когда вы продаете товар покупателю, вы избавляетесь от запасов. И вы увеличиваете свой счет расходов на стоимость проданных товаров (COGS). Стоимость себестоимости показывает, во сколько вам обходится производство предмета.
Аккаунты, участвующие в продаже записи в журнале запасов, включают:
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| Х/ХХ/ХХХХ | Наличные | <тд>Х | <тд>||
| Налог с продаж к уплате | <тд> <тд>Х | |||
| Доход | <тд> <тд>Х | |||
| COGS | Х | <тд> <тд>|||
| Инвентарь | <тд> <тд>Х |
Предположим, ваш клиент покупает стол за 500 долларов наличными. Ставка налога с продаж составляет 5%, то есть вы получаете 25 долларов налога с продаж (500 долларов X 0,05). Общий счет клиента составляет 525 долларов.
Стол обошелся вам в 400 долларов. Чтобы отразить это, спишите со своего счета COGS 400 долларов США. И зачислите на свой счет инвентаризации 400 долларов.
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| Х/ХХ/ХХХХ | Наличные | <тд>525 | <тд>||
| Налог с продаж к уплате | <тд> <тд>25 | |||
| Доход | <тд> <тд>500 | |||
| COGS | <тд>400 | <тд>|||
| Инвентарь | <тд> <тд>400 |
Зачем делать вещи сложнее, чем они должны быть? Если вы ищете способ упорядочить свои бухгалтерские книги, попробуйте программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии Patriot. Получайте и записывайте платежи, отправляйте оценки и т. д. Получите бесплатную пробную версию прямо сейчас!