Как владелец бизнеса, вы несете ответственность за регистрацию транзакций вашей компании. И чтобы подтвердить свои записи, вы должны вести соответствующую документацию. Эта бухгалтерская документация действует как контрольный журнал для вашего бизнеса. Читайте дальше, чтобы узнать, что такое контрольный журнал и почему он важен для вашего малого бизнеса.
Аудиторский след — это набор документов, подтверждающих транзакции, которые вы регистрируете в своих бухгалтерских книгах. Ваш след помогает отслеживать и проверять бухгалтерскую транзакцию до ее источника. Когда вы записываете транзакции в свои книги, вы основываете записи на транзакциях и событиях вашего бизнеса. События могут включать такие вещи, как покупки, продажи и расходы.
Каждая запись в контрольном журнале содержит информацию о том, что это было за событие, кто его создал, а также день/время, когда произошло событие.
В зависимости от сделки документация для поддержки деятельности может включать один документ или серию документов. Вот несколько примеров документов, которые вам нужно сохранить:
Многие предприятия используют контрольные журналы для проверки правильности бухгалтерской записи. Отрасли, в которых журнал аудита обычно используется, включают здравоохранение, финансы, бухгалтерский учет и ИТ.
Допустим, вашей пекарне необходимо приобрести новый транспорт для доставки. Вы можете запросить заказ на покупку, утверждающий тип транспортного средства, а также ценовой диапазон. Если в вашем бизнесе нет системы заказов на покупку, вы можете получить письменную смету в автосалоне.
Как только пекарня покупает автомобиль, автосалон выдает вам купчую, в которой указаны такие данные, как тип автомобиля, сумма покупки и условия покупки.
Документы, которые вы получаете при покупке автомобиля, становятся частью контрольного журнала автомобиля. Запишите покупку в свои бизнес-книги и храните документацию в своих записях.
Наличие полного аудиторского следа доказывает для отдельных лиц, таких как аудиторы или инвесторы, что информация в ваших книгах достоверна. Не говоря уже о том, что создание контрольного журнала обеспечивает соответствие вашего бизнеса стандартам ведения записей IRS.
Вы также можете использовать журнал аудита для сверки счетов, планирования бюджета и управления рисками.
Ни для кого не секрет, что наличие бухгалтерского аудиторского следа имеет ряд преимуществ. Взгляните на пять способов, которыми журнал аудита может помочь вашему бизнесу.
Одной из основных целей контрольного журнала является обнаружение и предотвращение мошенничества. Если у вас есть список документов, подтверждающих бухгалтерскую транзакцию, вы можете доказать, что ваши транзакции действительны.
В дополнение к подтверждению действительности транзакции наличие контрольного журнала для всей деловой активности помогает свести к минимуму риск мошенничества. При более строгих требованиях сотрудники будут знать, что вы отслеживаете и отслеживаете их работу на предмет мошеннических действий, и понимают, что мошенничество не останется незамеченным.
Наличие контрольного журнала не только помогает отслеживать транзакции, но также позволяет аудиторам и другому персоналу находить и проверять действия. Журналы аудита упрощают и ускоряют процесс аудита для всех участников. Кроме того, они делают подготовку к аудиту менее напряженной.
Например, аудитор может увидеть необычную транзакцию в ваших книгах и усомниться в ее точности. С помощью контрольного журнала аудиторы могут просмотреть подтверждающую документацию (например, счет-фактуру), чтобы определить, действительна ли транзакция.
Если вы хотите повысить точность своей финансовой отчетности, наличие аудиторского следа — хороший способ. Журналы аудита помогают гарантировать, что ваши финансовые отчеты и записи содержат точную информацию. Если ваши записи неверны, владельцы бизнеса, инвесторы и кредиторы не будут располагать точной финансовой информацией для принятия обоснованных решений.
Чтобы получить четкое представление о финансах вашего бизнеса и убедиться, что ваши бухгалтерские книги точны, отслеживайте свои транзакции с помощью контрольного журнала.
Если у вас возникли проблемы с поиском определенной транзакции в ваших книгах, вам может помочь контрольный журнал.
Скажем, вы ничего не знаете о транзакции, кроме дня, когда она произошла. Вы можете использовать свой контрольный журнал, чтобы отследить транзакцию и узнать другую ключевую информацию о ней (например, сумму покупки).
Даже если вы не потеряете ни одной транзакции, наличие контрольного журнала может дать вам душевное спокойствие, зная, что при необходимости вы сможете отследить транзакцию.
Если на ваш бизнес обрушится стихийное бедствие (например, наводнение), вы должны быть готовы. Журналы аудита дают вам возможность собрать воедино поврежденную или отсутствующую информацию в случае аварии. Контрольный журнал может помочь вам воссоздать транзакции вашей компании за период.
Чтобы убедиться, что ваш контрольный журнал останется нетронутым в случае аварии, обязательно сделайте резервную копию всех ваших записей. Вы можете рассмотреть возможность хранения как бумажных, так и электронных копий вашей документации в облаке. Таким образом, ваш контрольный журнал не будет полностью уничтожен во время аварии.
Некоторые предприятия могут хранить бумажные копии своих журналов аудита транзакций, в то время как другие могут выбрать безбумажную систему. Если вы решите пойти по безбумажному пути, вы можете избежать поиска места для хранения бумажных бухгалтерских записей. Не говоря уже о том, что вам не нужно беспокоиться о дополнительных расходах на складские принадлежности (например, шкафы и папки).
С другой стороны, вы также должны быть осторожны при использовании безбумажной системы регистрации для вашего контрольного журнала. При сохранении документов в электронном виде помечайте их соответствующим образом. Чтобы систематизировать файлы и не потерять их, последовательно маркируйте свои файлы и храните их в хронологическом порядке.
Независимо от того, храните ли вы контрольные документы в картотеке или в электронном виде, вам необходимо поддерживать порядок в своих записях. Таким образом, вы можете найти и просмотреть документацию по бухгалтерской операции в любой момент.
Ищете простой способ отслеживать свои бизнес-транзакции? Бухгалтерское программное обеспечение Patriot упрощает регистрацию ваших доходов и расходов. Начните бесплатную пробную версию сегодня!
Есть вопросы, комментарии или опасения по поводу этого сообщения? Поставьте нам лайк на Facebook, и давайте поговорим!
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 2 марта 2015 г.