Ошибки случаются, особенно когда дело доходит до регистрации транзакций в ваших книгах. Одним из типов бухгалтерских ошибок, которые легко совершить, является ошибка перестановки. Читайте дальше, чтобы узнать, что такое ошибка перестановки и как она может повлиять на ваши бухгалтерские книги.
Ошибка перестановки в бухгалтерском учете — это когда кто-то меняет порядок двух чисел при записи транзакции (например, 81 против 18). Такую бухгалтерскую ошибку легко совершить, особенно при ручном копировании транзакций. Вы можете сделать ошибку перестановки при написании двузначного числа или строки чисел (например, 1835 против 1853).
Теперь, когда вы знаете, что такое транспозиция в бухгалтерском учете, вы можете задаться вопросом, где могут возникнуть эти ошибки. Учет транспонирования может проникнуть в ваши журнальные записи, бухгалтерскую книгу, финансовые отчеты или счета-фактуры. Вы также можете непреднамеренно перевернуть цифры заработной платы сотрудника при написании чека.
По сути, ошибки транспонирования могут возникать везде, где вы записываете числа.
Имейте в виду, что ошибки транспонирования не ограничиваются бухгалтерскими книгами. Компании также могут допускать такие ошибки при записи номера телефона клиента, адреса или последовательности цифр в адресе электронной почты. Точно так же люди могут совершать ошибки транспонирования.
Ошибки в бухгалтерском учете отнимают много времени и средств. Существует ряд проблем, к которым может привести простая ошибка транспонирования, в том числе:
Есть много типов переноса бухгалтерских ошибок, которые вы можете сделать. Взгляните на приведенные ниже примеры, чтобы узнать, как простая ошибка транспонирования может повлиять на ваш малый бизнес.
Допустим, вы продаете покупателю в кредит 1810 долларов. При создании записи в журнале вы зачисляете на свой счет продаж 1810 долларов. Но вы переставляете числа и дебетуете свой счет дебиторской задолженности на 1180 долларов США.
Вот как будет выглядеть ваша запись в журнале:
| Дата | Учетная запись | Примечания | Дебет | Кредит |
| Х/ХХ/ХХХХ | Дебиторская задолженность | Продажа в кредит | 1180 | <тд>|
| Продажи | <тд> <тд>1810 |
Как видите, дебет и кредит не равны.
Теперь давайте представим, что вы собираетесь выставить клиенту счет за дебиторскую задолженность, указанную выше. Вы просматриваете свои записи в журнале и видите 1180 долларов, которые вы случайно записали.
Вместо того, чтобы выставлять клиенту счет на 1810 долларов, вы выставляете ему счет на 1180 долларов. Можете ли вы позволить себе покрыть разницу в 630 долл. США между тем, что вам должны, и тем, за что вы выставили счет?
Работодатели также могут допустить ошибку транспонирования при расчете заработной платы. Допустим, вы переворачиваете цифры почасовой ставки сотрудника при вводе информации в программу расчета заработной платы.
Почасовая ставка сотрудника составляет 21 доллар в час, но вы случайно вводите 12 долларов. Эта ошибка приводит не только к снижению заработной платы вашего сотрудника, но и к дорогостоящим налоговым просчетам.
Это одна из ошибок транспонирования, за которую потребуется ретрооплата.
Существует ряд налоговых форм, в которых вы можете допустить ошибки переноса, в том числе налоговые декларации для малого бизнеса и формы налога на заработную плату.
Допустим, вы заполняете форму 941, ЕЖЕКВАРТАЛЬНУЮ федеральную налоговую декларацию работодателя. Вы идете, чтобы записать заработную плату, чаевые и другие компенсации, которые вы заплатили своим сотрудникам в течение квартала. Но вместо того, чтобы записать 41 935,12 долларов США, вы переставляете числа и вводите 49 135,12 долларов США.
Эта простая, которую легко сделать ошибка транспонирования предупреждает IRS о том, что ваши налоговые депозиты не соответствуют выплаченной заработной плате.
В отличие от других ошибок бухгалтерского учета, есть простой трюк, который можно использовать, чтобы обнаружить ошибку перестановки. И все это сводится к числу «9».
Но сначала давайте сделаем небольшой шаг назад и поговорим о том, где вы можете найти расхождения в числах. Вы можете заметить ошибку транспонирования в пробном балансе, если ваши счета не совпадают.
Пробный баланс — это отчет, который предприятия используют для выявления ошибок в бухгалтерском учете. Пробные балансы показывают, равны ли друг другу дебет и кредит. Если они не равны, вы можете вернуться к своим записям в журнале, чтобы найти источник ошибки.
Как правило, предприятия составляют пробные балансы в конце каждого отчетного периода. Но вам не нужно ждать так долго, чтобы обнаружить ошибку транспонирования. Если вы обнаружите, что два аккаунта не равны, немедленно примите меры.
Итак, теперь давайте вернемся к волшебному идентификатору ошибки транспонирования «9». Все расхождения ошибок транспонирования делятся на число 9. Если ваше расхождение делится нацело на число 9, возможно, у вас есть ошибка транспонирования.
Используя числа из приведенного выше примера, вы записываете 1180 долларов США вместо 1 810 долларов США.
Чтобы определить, является ли это ошибкой транспонирования, найдите разницу (1810–1180 долларов США). У вас осталось расхождение в размере 630 долларов США.
Делится ли оно на 9?
630 долл. США / 9 =70
Да! Трюк с делением на 9 показывает, что у вас ошибка транспонирования.
Нужен лучший способ отслеживать деньги вашей компании? Программное обеспечение онлайн-бухгалтерии Patriot может помочь. Легко вводите балансы, записывайте платежи, отправляйте оценки и многое другое! Зачем ждать до завтра? Начните бесплатную пробную версию сегодня.