Как владельцу бизнеса, вам может понадобиться нанять работника в тот или иной момент. В зависимости от типа вашего бизнеса вам может потребоваться нанять сотрудников, независимых подрядчиков или и то, и другое, чтобы выполнить работу.
Но что вы действительно знаете о независимых подрядчиках и сотрудниках? Можете ли вы обойтись без найма только независимых подрядчиков? Читайте дальше, чтобы узнать, что такое независимый подрядчик и чем он отличается от наемного работника.
Независимые подрядчики не похожи на обычных сотрудников. Независимый подрядчик — это физическое лицо, которое может вести свой собственный бизнес, но также выполнять работу для других предприятий. Лица, классифицированные как независимые подрядчики, не считаются сотрудниками вашей компании.
В отличие от наемных работников, у независимых подрядчиков не вычитаются налоги из их заработной платы. Вам не нужно удерживать налоги Medicare или Social Security из заработной платы независимых подрядчиков. Вместо этого подрядчики должны платить налог на самозанятость со своих доходов.
Вот несколько примеров независимых подрядчиков в бизнесе:
Вы можете использовать независимого подрядчика для выполнения работы или завершения определенного проекта в вашем бизнесе. Например, вы можете нанять подрядчика для реконструкции витрины вашего магазина.
Когда вы нанимаете независимого подрядчика, вы должны попросить его заполнить форму W-9 «Запрос на получение идентификационного номера налогоплательщика». Думайте о форме W-9 как о форме W-4 для подрядчиков. В форме подрядчики должны предоставить информацию, например:
Форма IRS W-9 используется для сообщения о компенсации неработающим в размере 600 долларов или более. В конце года используйте форму W-9 для создания формы 1099-NEC «Компенсация неработающим» для ваших подрядчиков.
Обязательно храните копию формы W-9 каждого подрядчика в своем архиве. Не отправляйте форму W-9 в IRS.
Неправильная классификация независимых подрядчиков — это большая проблема в деловом мире. IRS имеет строгие определения, чтобы определить, является ли работник наемным работником или независимым работником.
Опять же, если работник является наемным работником, вы должны удерживать и перечислять определенные налоги от его имени (например, налог FICA, федеральный подоходный налог и т. д.). И как работодатель вы несете ответственность за уплату некоторых налогов, таких как налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь, в соответствии с работодателем.
Если ваш сотрудник является подрядчиком, вы, как правило, не несете ответственности за удержание или перечисление каких-либо налогов от его имени.
Для вашего бизнеса крайне важно точно определить классификацию работника. Если вы неправильно классифицируете работника, вы можете быть подвергнуты серьезным штрафам и наказаниям.
И Налоговое управление США, и Закон о справедливом труде и стандартах (FLSA) имеют правила классификации.
Рекомендации Налогового управления США помогут вам определить, является ли ваш работник наемным работником или независимым подрядчиком.
Как правило, компания, в которой есть наемный работник, сообщает подрядчику объем работы, но не имеет контроля над тем, как подрядчик выполняет проект.
IRS разделяет степень контроля и уровень независимости подрядчиков на три категории:
Прежде чем классифицировать работника, подумайте, насколько вы контролируете работника в трех вышеуказанных категориях.
При рассмотрении поведенческого контроля , подумайте, есть ли у вашей компании возможность и право контролировать, что делает работник и как он выполняет задание.
Если у вас есть контроль над проектом, работник может быть наемным работником. Если вы не можете контролировать работу, работник, скорее всего, является подрядчиком.
Для финансовых категории, спросите себя:Могу ли я контролировать другие бизнес-аспекты работы работника ? Это может включать в себя такие вещи, как то, как вы платите работнику или как вы обрабатываете возмещение расходов. Например, если вы предоставляете работнику припасы, он, вероятно, пересекает территорию сотрудника. Но если работник приносит свои собственные материалы, он, скорее всего, будет подрядчиком.
Наконец, вам нужно посмотреть на свой тип отношений. с рабочим. Задайте себе такие вопросы, как:
Задавая себе такие вопросы, вы можете определить, является ли ваш сотрудник подрядчиком или наемным работником.
Некоторые штаты устанавливают свои собственные законы, когда дело доходит до классификации независимых подрядчиков. Например, в Калифорнии действует новый закон штата Калифорния AB 5, который требует, чтобы большинство отраслей промышленности использовали тест ABC, чтобы определить, является ли работник подрядчиком.
Узнайте в своем штате, существуют ли какие-либо законы штата, которым вы должны следовать при классификации работника.
В дополнение к правилам IRS работодатели также должны ознакомиться с правилами FLSA. FLSA предоставляет шесть факторов, помогающих работодателям определить статус работника. К этим факторам относятся:
Работодатели должны учитывать все вышеперечисленные пункты, чтобы определить классификацию работника, а не только один. Если вы не уверены, применимы ли факторы FLSA к вашему работнику, обратитесь в Департамент труда за дополнительной информацией.
Статус занятости работника определяет ваши обязательства по налогу на заработную плату. Как уже упоминалось, если вы классифицируете работника как наемного работника, вы должны удерживать определенные налоги, такие как налоги на социальное обеспечение или Medicare. Как работодатель вы также можете нести ответственность за перечисление налогов по безработице (например, налога FUTA).
Когда вы работаете с независимым подрядчиком 1099, не удерживайте налоги. Вместо этого вы предоставите форму IRS 1099-NEC каждому соответствующему независимому подрядчику, чтобы они могли указать свой доход в налоговой декларации. Предоставьте форму 1099-NEC подрядчикам, которым вы заплатили не менее 600 долларов США в течение года.
Когда вы отправляете формы 1099-NEC в IRS, вы также должны отправить форму 1096. Форма 1096 представляет собой сводную форму всех форм 1099, которые вы подаете.
Вы должны передать копию формы 1099-NEC каждому соответствующему подрядчику до 31 января. Есть также несколько других копий, которые вы должны предоставить в различные агентства. Взгляните на разбивку различных копий и их получателей ниже.
| Копия формы 1099-NEC | Получатель |
|---|---|
| Копировать A | IRS (вместе с формой 1096) |
| Копировать B | Независимый подрядчик |
| Копировать C | Бизнес (храните в своих записях) |
| Копия 1 | Состояние (если применимо) |
| Копия 2 | Независимый подрядчик |
Если у вас возникли проблемы с определением статуса работника, не беспокойтесь. Есть несколько способов проверить, является ли работник независимым подрядчиком или наемным работником. Вы можете проконсультироваться с юристом малого бизнеса или другим специалистом или заполнить форму SS-8.
Форма SS-8 «Определение статуса работника для целей уплаты федерального налога на занятость и удержания подоходного налога» поможет вам определить статус работника.
Вы или ваш сотрудник можете подать форму SS-8, заполнив ее и отправив по почте в IRS.
После того, как вы заполните форму SS-8, IRS отправит вам и вашему работнику либо письмо с определением, либо информационное или любезное письмо, в котором будет указана классификация работника и шаги, которые вам необходимо предпринять (если применимо).
Вам нужен простой способ отслеживать оплату независимого подрядчика? Бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет регистрировать неограниченное количество платежей независимых подрядчиков. Попробуйте бесплатную пробную версию сегодня!
Что вы думаете об этой статье? Зайдите на Facebook, чтобы сообщить нам об этом!
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 28 марта 2012 г.