Ваш малый бизнес работает с наличными? Скорее всего, да. А когда у вас есть денежные расходы, вы должны зафиксировать их в журнале расходования денежных средств.

Создание записей в журнале для транзакций малого бизнеса должно быть второй натурой. Но с таким количеством типов входа может быть трудно не отставать. Читайте дальше, чтобы подробнее ознакомиться с регистрацией выплат наличными в ваших бухгалтерских книгах.

Что такое выплата наличными?

Выплата наличных — это платеж, который предприятие производит наличными или их эквивалентом. Выплаты наличными показывают, сколько денег утекает из бизнеса. Вы можете сравнить выплаты вашей компании с деньгами, поступающими в ваш бизнес, чтобы определить, есть ли у вас положительный или отрицательный денежный поток.

Итак, что считается наличным расчетом? Это просто наличные? Оказывается, нет. Оплата наличными включает:

• Наличные
• Проверить
• Платеж EFT (электронный перевод средств)

Покупка товарно-материальных запасов или канцелярских товаров, выплата дивидендов или выплата бизнес-кредитов наличными или их эквивалентами являются примерами выплат.

Ваш журнал выплат наличных может предоставить актуальную информацию об этих выплатах наличными за определенный период времени (например, за квартал или год). Отсутствие записи в журнале может нарушить текущий баланс и привести к неверному истолкованию вашего финансового состояния.

Имейте в виду, что выплаты наличными — это только половина монеты. Вы также должны регистрировать кассовые чеки, когда вы получаете деньги от своих клиентов. Записывайте входящие платежи наличными в отдельный журнал кассовых поступлений.

Создание журнала выплат наличных

Ваш журнал выдачи наличных — это запись обо всех расходах денежных средств вашего бизнеса. Расписывая все платежи наличными, этот журнал помогает компаниям систематизировать свои исходящие кассовые записи.

Перед созданием журнала выплат необходимо знать следующее:

• Когда их создавать
• Какую информацию включать
• Как они должны выглядеть
• Куда идут записи журнала

Узнайте больше о создании журнала выплат наличных ниже.

Когда вы создаете журнал?

Создавайте и обновляйте журнал выдачи наличных всякий раз, когда вы покупаете что-либо за наличные или их эквивалент.

Допустим, вы выписываете чек на 320 долларов за новый принтер. Вы бы создали новую строку в своем журнале для покупки.

Какую информацию вы должны включить?

Когда дело доходит до регистрации денежных выплат, будьте как можно более конкретными. Не указывайте только сумму денег, которую вы потратили на транзакцию.

Журналы выдачи наличных должны включать:

• Дата
• Имя получателя
• Сумма списана или зачислена
• Задействованные аккаунты (например, способ оплаты)
• Цель транзакции

В зависимости от способа оплаты вы также можете записать дополнительную информацию, например номер чека.

При ведении журнала выплат извлекайте информацию из квитанций о покупках, корешек чековой книжки или счетов-фактур.

Как выглядит журнал выплат наличных?

Поскольку вы тратите денежные средства или их эквиваленты, вам необходимо уменьшить счет денежных средств или их эквивалентов. Вы можете сделать это, зачислив его. Вы также должны дебетовать соответствующий счет расходов.

Вот пример того, как могут выглядеть ваши записи в журнале.

После создания записей журнала добавьте их в журнал кассовых расходов. Ваш журнал выдачи наличных должен выглядеть следующим образом:

Куда ведет журнал выплат наличных?

После создания журнала кассовых расходов ваша работа не заканчивается. Используйте информацию из журнала выдачи наличных для обновления других записей.

Введите информацию из журнала выплат в главную бухгалтерскую книгу вашего малого бизнеса. Перенесите суммы дебета и кредита, дату и описание транзакции в свою бухгалтерскую книгу.

После публикации информации в бухгалтерской книге рассчитайте новые остатки для каждой учетной записи.

Помимо переноса информации из журнала выплат наличными в главную книгу, вы также можете использовать ее для сверки банковских выписок. Таким образом, вы можете убедиться, что записи в журнале выплат наличными совпадают с банковскими выписками.

Пример журнала выдачи наличных

Допустим, вы совершаете следующие платежи наличными или их эквивалентом:

• Платеж по кредиту в размере 250 долларов США.
• Покупка инвентаря на 500 долл. США.
• Выплата дивидендов в размере 2500 долл. США.

Во-первых, создайте записи в журнале, которые кредитуют ваши денежные счета и дебетуют соответствующие счета.

Теперь обновите журнал выдачи наличных, чтобы он выглядел следующим образом:

Устали вручную обрабатывать книги? Программное обеспечение Patriot для онлайн-бухгалтерии может упростить отслеживание входящих и исходящих денег. Начните бесплатную пробную версию сегодня!