Как владелец малого бизнеса, вы можете обнаружить, что изо всех сил пытаетесь не отставать от бухгалтерских книг своего бизнеса. Как только вы это узнаете, прошел еще один месяц, и вы отстали от записи транзакций.
Конечно, закрытие ваших книг может быть напряженным и трудоемким. Но если у вас есть ежемесячный процесс закрытия и контрольный список, вы будете выполнять бухгалтерские задачи и сверять счета в кратчайшие сроки.
Итак, как вы можете упростить ежемесячное закрытие бухгалтерских книг? Попрощайтесь с неупорядоченными книгами и познакомьтесь с процедурой закрытия месяца.
Читайте дальше, чтобы узнать советы по составлению контрольного списка закрытия месяца и закрытию ежемесячных счетов.
Прежде чем мы перейдем к мельчайшим деталям процедуры закрытия месяца, вам нужно узнать, что это такое. Итак, что такое закрытие месяца? В бухгалтерском учете ежемесячное закрытие – это ряд шагов, которые компания выполняет для просмотра, записи и согласования информации об учетной записи.
Предприятия проводят закрытие месяца, чтобы упорядочить бухгалтерские данные и обеспечить учет всех транзакций за месячный период.
Прежде чем вы сможете начать закрывать свои книги, вам нужно собрать некоторую информацию. Некоторая информация, которую вам необходимо собрать, прежде чем закрыть свои книги, может включать:
Имейте в виду, что процедуры бухгалтерского учета на конец месяца для каждого предприятия могут различаться в зависимости от типа бизнеса, счетов и метода учета.
Чтобы ваши бухгалтерские книги были максимально точными, вам нужно оставаться организованным. Воспользуйтесь приведенными ниже советами, чтобы обеспечить бесперебойную работу процесса закрытия месяца.
Закрывая свои книги ежемесячно, вам необходимо записать средства, которые вы получили в течение месяца. Некоторые поступающие денежные средства, которые вам, возможно, потребуется регистрировать, включают:
Сравните свои счета с вашими записями, чтобы убедиться, что вы не пропускаете платежи клиентов. Убедитесь, что вы отправили счет каждому клиенту, для которого вы выполнили работу в течение месяца. Если вы обнаружите какие-либо несоответствия, немедленно исправьте их.
Например, предположим, что вы не получили платеж от своего клиента, Джона. Свяжитесь с Джоном, чтобы сообщить ему о пропаже платежа. И сообщите Джону о любых просроченных платежах, связанных с несвоевременным платежом.
Скорее всего, у вас, вероятно, нет времени записывать транзакции каждый день. Если это так, убедитесь, что вы записываете свои покупки и организуете квитанции. Таким образом, вы сможете поддерживать свою кредиторскую задолженность в идеальном состоянии к закрытию месяца.
После отслеживания ваших транзакций записывайте их в свои книги в конце каждой недели или месяца. Во время закрытия месяца перепроверьте свои записи, чтобы убедиться, что вы оплатили все счета и счета-фактуры.
В процессе закрытия месяца вам необходимо сверить все свои счета. Для этого сопоставьте свои записи с выписками по счету из внешних записей, таких как банк. Убедитесь, что ваши записи за месяц точны, выполнив сверку банковской выписки.
Как правило, вы можете разделить свои аккаунты на три категории:
Начните с одной из вышеперечисленных категорий и постепенно переходите к остальным. Разделение записей при сверке выписки по счету поможет вам оставаться организованным и выявлять ошибки в конце месяца.
Если вы используете наличные деньги или у вас есть фонд наличных денег, вам также необходимо учитывать их в конце месяца.
Запишите все квитанции за товары, которые вы приобрели за наличные. Убедитесь, что ваши квитанции и записи соответствуют балансу вашего мелкого денежного фонда. Если это не так, скорее всего, вы пропустили транзакцию.
Чтобы сравнить ваш фонд мелкой наличности с вашими записями, физически подсчитайте оставшиеся деньги в вашем фонде. Если они не совпадают, возможно, вам не хватает квитанции. Или вы, возможно, забыли записать использованную мелкую наличность в свои бухгалтерские книги.
Ваши основные средства — это долгосрочные товары, которые повышают ценность вашего бизнеса. Такие вещи, как здания, оборудование, мебель, транспортные средства и земля, считаются основными средствами.
Ваши основные средства обычно не конвертируются напрямую в денежные средства. А поскольку основные средства, как правило, являются более крупными покупками, их стоимость со временем может обесцениваться.
Закрывая книги в конце месяца, записывайте все платежи, связанные с вашими основными средствами.
Если вы хотите убедиться, что ваша инвентаризация верна, вам необходимо проводить ежемесячную инвентаризацию. Ежемесячный подсчет ваших запасов позволяет точно записывать уровни запасов в ваших бухгалтерских книгах на конец месяца. Кроме того, ежемесячная инвентаризация поможет вам решить, какие товары вам нужно пополнять и как часто.
Возможно, вам потребуется отслеживать некоторые типы инвентаря больше, чем другие. Если вы не будете точно отслеживать свои запасы, вы можете столкнуться с такими проблемами, как сокращение запасов. Скажем, у вас есть магазин мороженого, и у вас есть молоко в вашем инвентаре. Поскольку молоко может испортиться, вам нужно будет чаще проверять запасы скоропортящихся продуктов.
Используйте подсчет запасов, чтобы внести коррективы и сверить свои бухгалтерские книги, когда вы завершите процедуры на конец месяца.
В конце месяца вы несете ответственность за организацию и проверку всех ваших финансовых отчетов. В основном это ваши:
Последовательно организуйте свои отчеты каждый месяц. Таким образом, вы не карабкаетесь в конце месяца в поисках документов. Один из способов оставаться организованным – использовать базовое бухгалтерское программное обеспечение для отслеживания транзакций и хранения отчетов.
Вы также можете использовать свои финансовые отчеты как возможность улучшить свой малый бизнес. Например, когда вы просматриваете свои отчеты, вы можете заметить, что тратите много денег на продукт, который не продается. Вы можете решить использовать более дешевые материалы для производства продукта. Или вы можете полностью изменить продукт.
Просмотр заявлений может помочь вам выявить проблемы на раннем этапе, такие как перерасход, и предотвратить проблемы с вашими книгами позже.
При закрытии месяца проверьте свои счета доходов и расходов, чтобы убедиться, что они точны. Проверьте, правильно ли вы отразили свои расходы в отчетах за период. Убедитесь, что начисления и предоплаченные расходы точно отражены в ваших книгах.
Прежде чем вы полностью закроете счета в конце месяца, рассмотрите возможность того, чтобы вторая группа глаз проверила вашу работу. Лицо, просматривающее вашу бухгалтерскую информацию, может быть менеджером или руководителем, имеющим опыт работы с вашими бухгалтерскими книгами.
Если у вас нет другого человека, вы можете попросить просмотреть вашу информацию, дважды и трижды проверить свою собственную работу, чтобы убедиться, что информация верна.
Чтобы выполнять свои ежемесячные бухгалтерские обязанности и сократить время, затрачиваемое на закрытие книг, создайте ежемесячный финансовый календарь. Ваш календарь может помочь вам подготовиться к закрытию книг на следующий месяц. Кроме того, ваш календарь может помочь вам не отставать в своих книгах.
В своем календаре запланируйте, когда вы собираетесь собирать отчеты, записывать транзакции и закрывать свои бухгалтерские книги. Установите дату закрытия, к которой должны быть зарегистрированы все расходы и доходы. Обязательно сообщите дату закрытия всем, у кого есть доступ к корректировке бухгалтерской книги.
Со временем вы сможете изменить свой календарь, если найдете процесс и порядок, которые больше подходят вам и вашему бизнесу.
Ежемесячное закрытие книг важно для вашего бизнеса. Он может показать вам финансовую информацию о вашем бизнесе и области, в которых вам нужно улучшиться. Ежемесячное закрытие бухгалтерских книг также может помочь вам принимать решения о финансах вашего бизнеса, предотвращать дорогостоящие ошибки и готовиться к налоговому периоду.
Если вы не совсем в восторге от этой идеи, вот плюсы ежемесячного закрытия книг (в двух словах):
Нужен способ записи ежемесячных транзакций вашей компании? Вы попали в нужное место. Бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет оптимизировать способ записи ваших транзакций, чтобы вы могли вернуться к своему бизнесу. Начните работу с самостоятельной демонстрацией уже сегодня!
Мы всегда готовы поддержать разговор. Поставьте нам лайк на Facebook и поделитесь своими мыслями о наших последних статьях.
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 5 ноября 2015 г.
Страны с наибольшим и наименьшим количеством денежных средств
7 юридических и финансовых шагов для закрытия малого бизнеса
Идите в ногу с тенденциями, диверсифицируя линейку продуктов
5 простых шагов для обеспечения безопасности вашего компьютера и техники в 2017 году
12 продуктов для поддержания чистоты и порядка в автомобиле