Если вы не являетесь владельцем бизнеса, основанного на услугах, у вас, вероятно, есть запасы. Знание того, сколько у вас есть запасов, имеет решающее значение для ведения точных бухгалтерских книг малого бизнеса, заказа новых запасов и принятия решений о ценах. Итак, что такое инвентарь?
Запасы представляют собой товары, которые ваш малый бизнес имеет для продажи или хранения. Инвентарь вашего малого бизнеса включает сырье, используемое для создания готовой продукции, элементы производственного процесса и готовую продукцию.
Инвентарь малого бизнеса является одним из видов активов. Актив — это имущество, которое увеличивает ценность вашего бизнеса. Запишите товарно-материальные запасы как оборотный актив в балансовом отчете малого бизнеса. Оборотные активы — это активы, которые могут быть преобразованы в денежные средства в течение одного года.
Когда вы продаете инвентарь, вы фиксируете выручку в своем отчете о прибылях и убытках. Вы также должны рассчитать себестоимость проданных товаров (COGS) и отразить ее в своем отчете о прибылях и убытках. Себестоимость означает, сколько стоит производство ваших товаров (например, покупка инвентаря, превращение сырья в товары, которые вы продаете, и т. д.).
Инвентарь может быть дорогим. Вам нужно не только покупать инвентарь и надеяться, что он будет продаваться, но и беспокоиться о потере инвентаря.
Потеря запасов, называемая усадкой запасов, — это когда количество запасов, которое у вас уменьшилось из-за повреждения, истечения срока действия или кражи предметов.
Допустим, вы покупаете 100 лампочек, но 30 падают с полок и разбиваются. У вас есть усадка запасов на 30 луковиц. Уменьшение запасов обходится дорого, потому что вы заплатили за товары, но не можете их продать. Постарайтесь ограничить сокращение запасов, чтобы снизить расходы.
Превращение инвентаря в наличные деньги и превращение части наличных денег обратно в инвентарь — это, по сути, жизненный цикл вашего бизнеса. Когда дело доходит до этого, инвентарь представляет собой стоимость возможного дохода вашей компании.
Поскольку запасы играют такую важную роль в вашем бизнесе, вам нужно знать, как ими управлять. Основная цель управления запасами – увеличить доход при низких затратах.
Управление запасами для малого бизнеса включает в себя принятие взвешенных решений о закупках, отслеживание новых закупок сырья, мониторинг запасов на протяжении всего производственного процесса, распродажу запасов и ограничение потерь.
Для эффективного управления запасами необходимо иметь достаточно запасов в наличии, уменьшить потери и не допустить, чтобы запасы оставались в подсобном помещении, на складе или в магазине.
Используйте средство отслеживания запасов и записывайте запасы, когда они поступают в ваш бизнес. Когда вы осторожно относитесь к отслеживанию запасов, вы знаете, когда заказывать новые материалы. В результате вы можете избежать нехватки запасов.
Чтобы уменьшить усадку, дважды проверьте свои цифры. Делегируйте управление запасами двум или более сотрудникам, чтобы воспрепятствовать воровству сотрудников. Обучите сотрудников тому, как правильно обращаться с инвентарем, чтобы избежать повреждений. Внедрите новые процедуры обработки, если степень повреждения высока. И предотвращайте кражи в магазинах, отслеживая подозрительное поведение покупателей.
Если в вашем малом бизнесе накапливаются устаревшие запасы, вы знаете, что вам нужно избавиться от них. Чтобы распродать старый инвентарь и освободить место для нового, предлагайте скидки, например, купив один, вы получите одну бесплатную сделку.
Вы должны вести инвентаризацию в своих бухгалтерских книгах. Чтобы вести точный учет своих запасов, вы должны обновлять свои бухгалтерские книги, когда покупаете новые запасы, теряете запасы из-за усадки и продаете готовую продукцию.
IRS устанавливает требования к инвентаризации для большинства предприятий. Если вам необходимо использовать метод начисления, вам необходимо регулярно оценивать свои запасы. Предприятия, использующие кассовый метод учета, также должны учитывать и оценивать запасы, но требования различаются.
В соответствии с требованиями IRS вы должны оценивать свои запасы в начале и в конце года. Вам необходимо использовать эти оценки для определения себестоимости проданных товаров. Запишите начальный и конечный запасы в своих бухгалтерских книгах.
Чтобы оценить свои запасы, придумайте последовательную систему, использующую общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP). Дополнительную информацию о требованиях к управлению запасами см. в публикации IRS 334.
Чтобы соответствовать требованиям IRS, вы должны вести точный бухгалтерский учет деловых операций. Зачем усложнять? Управляйте своими книгами с помощью программного обеспечения онлайн-бухгалтерии Patriot. Получите бесплатную пробную версию прямо сейчас!
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 2 апреля 2015 г.