Вашим трудолюбивым сотрудникам время от времени нужен отпуск. Многие работодатели предоставляют работникам отпуск, но работники могут не использовать заработанный отпуск сразу. Когда сотрудники начисляют отпуск, необходимо создать запись в журнале начисления отпусков. Читайте дальше, чтобы понять основы начисления отпусков, а также узнать, как рассчитать и зарегистрировать накопленный отпуск в своих книгах.

Что такое начисление отпуска?

Начисление отпуска — это время отпуска, которое сотрудник зарабатывает в зависимости от вашей политики оплачиваемого отпуска. Как работодатель, вы должны определить, как относиться к неиспользованному отпуску работника. Вы несете ответственность за расчет накопленных отпусков и создание записи в журнале накопления отпусков для обновления и баланса ваших книг.

Начисление отпуска может не требоваться. Проверьте обязательства вашего бизнеса по начислению отпусков в Совете по стандартам финансового учета (FASB). В зависимости от критериев FASB начисление отпусков может не потребоваться.

Многие работодатели устанавливают политику начисления отпусков по принципу «используй или потеряешь». Это требует, чтобы сотрудники использовали отпуск к определенной дате, например, к концу года. Работодатели также могут определить, можно ли перенести начисленный отпуск на следующий год. То, как вы ведете учет начисления отпусков, зависит от FASB, законов вашего штата и вашей политики начисления отпусков.

Когда делать запись в журнале учета отпуска

Вы должны зафиксировать начисление отпуска в виде записи в журнале для вашего бизнеса. Определите, планируете ли вы регистрировать начисление отпускных за каждый платежный период, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно.

Оценивайте свои методы начисления отпусков не реже одного раза в год, чтобы обеспечить точность, и учитывайте любые изменения в ставках заработной платы или неиспользованном отпускном времени. Будьте организованы, настроив расписание с напоминаниями, чтобы записывать накопленные отпуска в своих книгах.

Как рассчитать отпускные

Теперь, когда вы знаете больше об учете отпусков, вам нужно знать, как рассчитать накопленный отпуск. Выполните следующие действия, чтобы рассчитать начисленные отпускные для каждого сотрудника:

1. Рассчитать заработанное время отпуска с начала периода. Вы можете хранить эту информацию в базе данных, например, в программном обеспечении для хронометража или расчета заработной платы.
2. Добавьте количество заработанных часов отпуска.
3. Вычтите количество часов отпуска, использованных сотрудником.
4. Умножьте количество начисленных отпускных часов на почасовую ставку сотрудника, чтобы получить общее количество начисленных отпусков, которое вы должны указать в своих книгах.

Пример расчета отпускных

Допустим, у сотрудника есть 50 часов неиспользованного отпуска. Сотрудник получает дополнительные пять часов отпуска и использует 10 часов в течение месяца.

Всего начислено 45 часов (50 часов + 5 дополнительных часов – 10 использованных часов). Сотрудник зарабатывает 20 долларов в час. Общая сумма отпускных составит 900 долларов США (45 часов x 20 долларов США в час).

Запись записей журнала

После того, как вы рассчитаете время отпуска, накопленное для каждого сотрудника, вам нужно будет записать его в бухгалтерских книгах вашего бизнеса. Обязательно записывайте отпуск, накопленный в конце отчетного периода.

Вы дебетуете один счет и кредитуете противоположный счет. Счета, которые вы дебетуете и кредитуете, зависят от того, начисляется ли отпуск или используется сотрудником.

Добавление начисления отпуска

При добавлении начисленных отпускных вы дебетуете свой счет «Расходы на отпуск» и кредитуете свой счет «Задолженность по отпуску».

Кредит Отпуск к оплате, поскольку накопление отпуска считается обязательством. Обязательства увеличиваются по кредиту и уменьшаются по дебету. Запишите обратное, дебетовав счет «Отпускные расходы».

Учет накопленного времени отпуска путем создания записей в журнале. Когда сотрудник использует дни отпуска, вы должны сторнировать начисление в своих книгах с дополнительной записью в журнале.

Сотрудник использует отпуск

После того, как сотрудник использует отпуск или обналичивает его, вы создаете запись в журнале, дебетуя свой счет «Отпускные к оплате» и кредитуя «Счет денежных средств».

Денежные средства – это счет актива, который увеличивается по дебету и уменьшается по кредиту. Вы уменьшите свой денежный счет, поскольку сотрудник использует или обналичивает свое отпускное время.

Примеры записей журнала начисления отпусков

Делайте запись в журнале при добавлении накопленного отпуска.

На примере расчета начисления отпусков узнайте, как делать записи в журнале.

Сотрудник начислил 45 часов и зарабатывает 20 долларов в час. Общая сумма отпускных составит 900 долларов США (45 часов x 20 долларов США в час).

Запишите 900 долл. США в качестве проводки в журнале, списав расходы на отпуск и зачислив задолженность по отпускным.

Скажем, тот же сотрудник хочет использовать 5 часов накопленного отпуска. Запишите 100 долл. США в виде проводки в журнале, списав задолженность по отпускным и зачислив ее на счет "Денежные средства" (5 часов x 20 долл. США в час).

Нужен простой способ записи в журнале вашей компании начисленного отпуска? Программа онлайн-бухгалтерии Patriot проста в использовании и предназначена для владельцев малого бизнеса. Попробуйте бесплатно сегодня!