Как владелец малого бизнеса, вы можете нанять независимых подрядчиков для удовлетворения потребностей, связанных с бизнесом. Когда вы платите независимому подрядчику, он получает компенсацию, не связанную с работой. Что такое внештатная компенсация?
Компенсация неслужащим — это деньги, которые вы платите независимому подрядчику, который выполняет работу для вас. Компенсации, не являющиеся сотрудниками, включают гонорары, комиссионные, призы и вознаграждения за услуги.
Вы будете относиться к вознаграждению неработающего иначе, чем к заработной плате работника. Вы не удерживаете налоги за независимого подрядчика, потому что они не входят в вашу платежную ведомость.
Прежде чем выплачивать компенсации лицам, не являющимся работниками, и сообщать о заработной плате, вы должны определить, является ли работник наемным работником или независимым подрядчиком.
Вы должны выяснить, получает ли работник статус nonemployee. Определить, является ли работник наемным работником или независимым подрядчиком, может быть сложно. Неправильная классификация работников сопровождается выплатой заработной платы, налогов и, возможно, штрафов и судебных издержек.
Чтобы выбрать между статусом работника или независимого подрядчика, обратите внимание на ваши отношения с работником. Если работники могут выбирать работу и способ выполнения задач, они обычно не являются работниками.
Департамент труда (DOL) рассматривает шесть экономических реалий (факторов) для определения статуса работника. Вот несколько вопросов, которые вам нужно задать о работнике, согласно DOL:
Давайте воспользуемся этими вопросами, чтобы ответить, может ли работник быть независимым подрядчиком или наемным работником. Вы нанимаете работника, Кларка, для перепланировки трех офисов вашего предприятия.
Вы бы классифицировали этого работника как независимого подрядчика.
Точная классификация работников важна для подачи и уплаты налогов. Когда у вас есть работник, вы удерживаете налоги из его заработной платы. Как только вы платите работнику как не наемному работнику, работник должен платить налоги на самозанятость.
Наемные работники и независимые подрядчики платят налоги по разным ставкам. Удерживать федеральный подоходный налог и налог FICA (налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь) из заработной платы работника. Ставка федерального подоходного налога определяется тем, что работник указал в своей форме W-4. При удержании из заработной платы FICA вы удерживаете 7,65% от заработной платы работника (6,2% для социальных услуг, 1,45% для Medicare). И вы также вносите соответствующую часть работодателя в размере 7,65% от их заработной платы. Это составляет 15,3% для FICA.
Когда вы платите независимому подрядчику, вы не удерживаете налоги с его зарплаты. В результате вам не нужно платить часть работодателя за FICA. Вместо этого независимый подрядчик платит налог на самозанятость по ставке 15,3% от своей заработной платы. Налог на самозанятость идет на налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь, как и FICA. Но работник платит больше налога на самозанятость, поскольку работодателя нет.
Если есть подозрение, что работник был неправильно классифицирован, вы или работник можете подать форму SS-8 «Определение статуса работника для целей уплаты федерального налога на занятость и удержания подоходного налога» в IRS. Эта форма требует, чтобы IRS рассмотрел ситуацию и вынес официальное решение.
Если вы заплатили независимому подрядчику 600 долларов США или больше, вам необходимо заполнить форму 1099-NEC, Компенсация неработающим.
Чтобы заполнить форму 1099-NEC, независимый подрядчик должен заполнить форму W-9 «Запрос на получение идентификационного номера налогоплательщика и сертификата», когда он начнет работать на вас. В форме W-9 указаны имя работника, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и адрес, необходимые для заполнения формы 1099-NEC.
Заполнив форму 1099, отправьте копию независимому подрядчику, налоговому управлению и налоговому департаменту штата (если применимо). Сохраните копию формы для своих записей. Форма 1099 должна быть получена всеми сторонами до крайнего срока подачи 1099, 31 января года, следующего за платежом.
Если вы подаете форму 1099, вы также должны заполнить форму 1096 «Годовая сводка и передача информационных деклараций США». Не забудьте отправить форму 1096 в налоговое управление США и государственный департамент (если применимо), когда вы отправляете им форму 1099. Также сохраните копию для своей деловой документации.
Некоторые поставщики онлайн-бухгалтерии предоставляют вам доступ к неограниченному количеству форм 1099 и 1096. Независимо от того, работаете ли вы с одним или 20 независимыми подрядчиками, вы можете легко создавать и распечатывать формы.
Если вы не используете программное обеспечение для бухгалтерского учета, вы можете заказать формы 1099 и 1096 в Налоговом управлении США.
Если вы допустили ошибку в форме 1099-NEC, вы должны выдать исправленную форму 1099. Во-первых, укажите тип ошибки, которую вы допустили в форме. Затем введите правильную информацию и установите флажок «исправлено» в новой форме 1099. Вам также необходимо заполнить новую форму 1096.
После того, как новые формы будут заполнены, отправьте форму 1099 независимому подрядчику, IRS и соответствующему налоговому департаменту штата (если применимо). Сохраните копию для своих записей. Отправьте исправленную форму 1096 в Налоговое управление США (IRS) и в любой налоговый департамент штата и сохраните ее для себя.
Иногда бывает непросто определить, кто является независимым подрядчиком. Вот три примера, которые помогут вам принять это решение.
Допустим, у вас есть цветочный магазин. Вы осуществляете доставку на служебном фургоне, но однажды фургон ломается. Вы платите независимому механику (который не работает на работодателя) 800 долларов за ремонт фургона. Вы заплатили механику внештатной компенсацией.
Вам нужно отправить механику форму 1099. Напишите 800 долларов на 1099-NEC. Когда вы платите механику, вы не удерживаете федеральный подоходный налог или налог FICA (налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь), как в случае с наемным работником.
Все еще владелец цветочного магазина, вы также владеете автомобилем, который является вашим личным транспортным средством. Вы не используете свой личный автомобиль для деловых операций. Ваш автомобиль также нуждается в ремонте, поэтому вы платите тому же механику 600 долларов за его ремонт.
Поскольку механик чинит ваш личный автомобиль (а не служебный), вам не нужно подавать ему форму 1099. Механик не является независимым подрядчиком, выполняющим работу для вашего бизнеса.
Теперь предположим, что вы нанимаете фрилансера для управления веб-сайтом вашей компании. Вы платили ей 2500 долларов в течение года за поддержку веб-сайта. Как фрилансер, она не является вашим сотрудником. Вместо этого она является независимым подрядчиком. Вы заплатили ей 2 500 долл. США в качестве внештатной заработной платы.
Введите 2500 долларов США в форму 1099-NEC и отправьте ей копию формы 1099. Опять же, вы не будете удерживать налоги из ее зарплаты.
Работники, которые получают компенсацию за неработоспособность, являются независимыми подрядчиками, а не вашими сотрудниками.
Вы нанимаете независимых подрядчиков для выполнения работы для вашего бизнеса? Бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет легко выплачивать, регистрировать и сообщать о компенсации работникам. Попробуйте бесплатно сегодня!
Эта статья была обновлена по сравнению с первоначальной датой публикации 15 июля 2013 г.