Хотя в законодательстве GDPR нет ничего, что запрещало бы отправлять платежные ведомости по электронной почте, это не означает, что вы можете отправлять платежные ведомости по электронной почте, не защищая отправляемую вами информацию.
Когда дело доходит до соответствия GDPR в бюро расчета заработной платы, вы можете подумать, что вам нужно только защитить паролем все отчеты о заработной плате и платежные ведомости. Однако необходимо соблюдать строгий процесс.
Если вы решите отправлять платежные ведомости по электронной почте, вам необходимо убедиться, что все они защищены паролем и отправлены непосредственно на выбранный вами адрес электронной почты. Очень важно, чтобы для каждого сотрудника использовался уникальный пароль, поскольку использование одного и того же пароля для всех сотрудников может считаться нарушением GDPR.
И помимо обеспечения безопасного шифрования всех расчетных ведомостей, после их отправки необходимо удалить расчетные ведомости с сервера вашего поставщика программного обеспечения для расчета заработной платы.
Но безопасный обмен информацией - не единственное, что вам нужно сделать, чтобы убедиться, что вы соблюдаете GDPR. Убедитесь, что вы предприняли все необходимые шаги, чтобы избежать кибератак, хранить безопасные копии данных на случай кражи, пожара или повреждения компьютеров и предоставить сотрудникам возможность легко обновлять информацию, которую их работодатель хранит о них, - это другие важные требования GDPR.
Создание системы, учитывающей все эти требования, может занять много времени. Вместо этого безопасные порталы могут упростить процесс расчета заработной платы и предложить наиболее безопасную среду для защиты информации сотрудников. Безопасные порталы обеспечивают максимальный уровень безопасности и соответствия GDPR и значительно упрощают процесс расчета заработной платы, поскольку они автоматизируют рассылку расчетных ведомостей и устраняют необходимость отправлять отчеты о заработной плате по электронной почте каждый платежный период.
Помимо возможности безопасно отправлять и хранить платежные ведомости и другие конфиденциальные документы о заработной плате, порталы самообслуживания также имеют другие преимущества, такие как предоставление работодателям и сотрудникам простого способа удаленного доступа к информации. Кроме того, порталы самообслуживания позволяют сотрудникам легко запрашивать отпуск, отслеживать их личную информацию и обновлять ее при необходимости, а также они хранят безопасные резервные копии всех ведомостей заработной платы.
Порталы самообслуживания не только значительно упрощают процессы GDPR, но и исключают риск быть оштрафованным на сумму до 20 миллионов евро или 4% от годового оборота предыдущего года, в зависимости от того, что больше.
BrightPay Connect автоматически выполняет резервное копирование данных о заработной плате каждые 15 минут, когда платежная ведомость открыта, и снова, когда вы закрываете файл работодателя, и все резервные копии доступны для загрузки и восстановления при необходимости.
Это означает, что портал всегда хранит безопасную копию файлов платежных ведомостей в облаке, защищая данные в случае кибератак и давая возможность восстановить их, если что-то случится с физическим оборудованием, например, любое повреждение компьютеров.
GDPR указывает, что люди имеют право на исправление или заполнение неточных личных данных при необходимости. Портал BrightPay Connect делает все личные данные, хранящиеся у их работодателя, видимыми для сотрудника, который может легко редактировать, утверждать запросы на отпуск и обновлять контактные данные сотрудников.
Когда информация о сотруднике является неполной или неточной, например, в случае изменения номера телефона или почтового адреса, сотрудники могут легко обновить свои данные на портале, к которому они могут получить доступ круглосуточно и без выходных с любого устройства, такого как ПК, Mac, планшеты или даже свой смартфон через приложение для смартфона сотрудника.
Чтобы соответствовать GDPR, вся информация о расчетных листах должна быть доступна только обработчикам заработной платы, только когда это строго необходимо для обработки платежных ведомостей. С помощью BrightPay Connect пользователи могут быть настроены так, чтобы у них был доступ только к информации, необходимой для выполнения назначенных им задач.
Поддерживайте соответствие GDPR с помощью BrightPay Connect. Узнайте больше ЗДЕСЬ .