Небольшим организациям удобно давать устные обязательства и обещания по электронной почте при оформлении заказов на покупку. Но по мере роста организации растут и ее заказы на покупку, и расходы. И в это время заказы на покупку действуют как одеяло безопасности, которое отслеживает заказы на покупку.

На самом начальном этапе бумажные заказы на покупку могут показаться очень полезными и простыми в обслуживании. Но управление всеми документами, их хранение и извлечение создают слишком много неудобств. Становится очень сложно отслеживать заказы на покупку, так как количество покупок всегда увеличивается.

Следовательно, становится необходимым использовать систему заказов на покупку что помогает удовлетворить требования.

Важно помнить, что создание автоматизированной системы заказов на покупку совсем не так просто, как работать в программе для работы с электронными таблицами и вводить свои данные. Готовая к использованию система заказов на покупку затрудняет поиск системы со всеми функциями. Возможности настройки очень ограничены, и инструмент автоматизации с минимальным кодом может помочь создать личную систему заказа на покупку за очень короткий промежуток времени.

Понимание системы заказов на покупку

Программное обеспечение, которое управляет вашими покупками от начала до конца, в идеале называется системой заказов на покупку. . Он не только генерирует заказы на покупку, но также отслеживает и управляет всей другой административной работой. Автоматизированное облачное программное обеспечение для заказа на покупку обычно снижает избыточность процесса заказа на покупку и повышает эффективность закупок. Это значительно повышает производительность и обеспечивает лучшую видимость организационных расходов.

Теперь давайте разберемся, нуждается ли малый бизнес в системе заказов на покупку.

Это правда, что небольшие компании не рассматривают возможность инвестирования в систему онлайн-заказов. . Им не требуется сквозная система закупок, которая контролирует определенные аспекты закупок. Если вы можете создать систему заказов на покупку для вашего малого бизнеса с небольшими затратами, то имеет смысл внедрить автоматизированную культуру с самого начала

Функционирование процесса заказа на покупку работает лучше всего, когда работает бесперебойно. Предопределенный поток обработки заказа на поставку позволяет команде по закупкам обрабатывать заказ на покупку, не пропуская ни одного шага, и легко отслеживать его, чтобы избежать задержек. Существует ряд шагов, которые необходимо изучить, чтобы обеспечить бесперебойное функционирование системы.

1. Создать заказ на покупку
2. Отправить несколько запросов на коммерческое предложение (RFQ)
3. Анализ и выбор поставщика
4. Заключить договор и отправить заказ на покупку.
5. Получение товаров/услуг
6. Получить и проверить счет (3-стороннее сопоставление)
7. Подтвердите счет и заплатите продавцу.
8. Ведение учета
9. Закрытие заказа на покупку.

Лучшие системы заказов на покупку будут иметь:

1. Повысить эффективность процесса
2. Улучшить управление документами
3. Сократите ручную обработку и вероятность ошибок.
4. Ускорение утверждения заказов на покупку
5. Оптимизация управления заказами и запасами
6. Улучшить отношения между поставщиком и покупателем.
7. Предлагайте наглядность расходов и улучшайте процесс принятия решений.
8. Предотвращение мошенничества при закупках

Способы ускорить процесс заказа на покупку

1. Анализ существующего рабочего процесса :важно, чтобы вы уделили некоторое время отслеживанию и пониманию существующего процесса, предназначенного для повседневного использования. В ручной системе заказа на поставку предполагаемый поток значительно отличается от фактических операций. Глубокое понимание существующего рабочего процесса помогает выявить недостатки и определить весь процесс, чтобы устранить неэффективность.

2. Внедрение процесса авторизации улучшений :неэффективный процесс авторизации влияет на лучший рабочий процесс заказа на покупку. Нарушение рабочего процесса возникает, когда требуется слишком много рабочего процесса. Убедитесь, что получены только эти разрешения и что все участники прошли обучение и образование в отношении своего участия в процессе.

3. Создание центрального каталога поставщиков :централизованный каталог поставщиков улучшит качество информации о различных поставщиках запчастей, а также коммуникацию внутри организации. Централизованный каталог поставщиков позволяет отделам общаться друг с другом из общей точки, а также снижает уровень путаницы, увеличивая усилия, необходимые для получения информации и управления ею во всей организации.

4. Он автоматизирует и упрощает ручной процесс :другим преимуществом автоматизации управления заказами на поставку является то, что она повышает эффективность компании, уменьшает количество ошибок, оптимизирует процессы управления документами и авторизации, а также координирует доступность запасов. Это также улучшает процесс принятия решений во всей организации.

В заключение мы можем сказать, что совершенствование системы заказов на поставку для повышения эффективности также приводит к бесперебойному функционированию запасов. Он играет важную роль в развитии лучших отношений с клиентами и обеспечивает укрепление связи с годами.