Написание подходящего письма арендодателю мало чем отличается от написания других типов деловых писем. Ваши письма должны вежливо и вежливо сообщать о ваших проблемах и желаемых решениях. Хорошо написанное письмо может иметь большое значение для решения любых проблем, которые могут возникнуть у вас с домовладельцем, и даже может улучшить ваши отношения.
Написание важного письма кому-то требует предварительной подготовки. Это особенно верно, если у вас враждебные отношения с домовладельцем или вы жалуетесь на серьезную нерешенную проблему. Никогда не пишите, когда злитесь. Прежде чем писать, подождите, пока вы не успокоитесь. Если вы пишете о проблеме, охватываемой вашим законодательством об аренде или законодательством штата об арендодателях, ознакомьтесь с обоими положениями перед написанием. Ваше письмо будет более убедительным, если вы сможете сослаться на законодательные акты или положения об аренде в обоснование своих запросов.
Убедитесь, что арендодатель знает, от кого он слышит, указав свое имя и адрес в письме. Если вы находитесь в здании или комплексе, у которого есть название, также используйте его. Если вы хотите, чтобы арендодатель быстро ответил, укажите свой номер телефона и адрес электронной почты и сообщите арендодателю, когда лучше всего вам позвонить.
Четко объясните цель письма и какие действия, если таковые имеются, вы хотите, чтобы арендодатель предпринял. Если вы запрашиваете ремонт, укажите это в своем письме и сообщите арендодателю, когда будет подходящее время для проведения технического обслуживания. Если вы информируете арендодателя о том, что вы не будете продлевать договор аренды, объясните это в первых нескольких предложениях, а затем сообщите арендодателю дату вашего выселения и свой новый адрес, чтобы он знал, куда отправить ваш залог.
Легко расстроиться из-за того, что домовладелец игнорирует неоднократные просьбы о ремонте или отказывается иметь дело с шумными соседями. Тем не менее, важно быть вежливым и разумным. Ваш домовладелец может счесть грубость или сарказм оправданием игнорирования вашего письма или даже отказа от продления договора аренды. При решении ваших проблем и обращении с просьбой о разрешении используйте подход, основанный на учете фактов.
Орфографические и пунктуационные ошибки подрывают доверие к вашему письму. Просмотрите свое письмо и прочтите его вслух, чтобы убедиться, что оно составлено правильно. Попросите друга или члена семьи прочитать письмо. Она может обнаружить ошибки, которые вы пропустили, и дать вам отзыв о ясности и тональности вашего письма.
Сертифицированное письмо предоставляет вам подтверждение отправки по почте и подтверждение доставки или попытки доставки. Наличие доказательств вашего общения может быть полезно в случае обострения ситуации. В некоторых местах вы должны использовать заказную почту при отправке определенных типов писем арендодателю. Например, в Мэриленде арендатор имеет право присутствовать при проверке выселения своего арендодателя, если он уведомит арендодателя о своем новом адресе заказным письмом за 15 дней до переезда.