Тщательно составленное письмо имеет первостепенное значение, если вы ожидаете получить возмещение за крупную покупку, например за автомобиль. Ваше требование о возмещении связано с фундаментальной проблемой обслуживания клиентов. Если автосалон ценит обслуживание клиентов и у вас есть законное требование о возмещении, он должен удовлетворить ваш запрос.
Обратитесь в автосалон. Объясните суть вашего звонка и получите контактное имя человека, который занимается вопросами обслуживания клиентов, такими как возврат средств. Сообщите представителю о своем намерении потребовать возмещения и почему. Это ставит компанию в известность о вашей претензии. Проявите такт, если вы чувствуете, что просьба о возмещении может стать спорной. Последнее, что вы хотите сделать, - это снизить ваши шансы на получение возмещения из-за плохих манер.
Используйте деловой формат для создания заголовка вашего письма. В деловом формате это ваше имя, почтовый адрес и дата вверху страницы. Заголовок должен выглядеть так:
Ваше имя Ваш почтовый адрес Ваш город, штат Почтовый индекс Ваш адрес электронной почты (если он у вас есть) Дата
Создайте внутренний адрес, который включает имя и фамилию человека, которому вы пишете. Внутренний адрес имеет тот же формат, что и ваш заголовок:
Имя и фамилия контактного лица в автосалоне Их почтовый адрес Город, штат Почтовый индекс
Интервал важен. В идеале между заголовком и внутренним адресом должно быть не более двух строчных пробелов.
Создайте приветствие, в котором вы обращаетесь к человеку в письме. Стандартное приветствие звучит так:«Уважаемый г-н (г-жа), полное имя:» В отличие от дружеского письма, обязательно используйте имя и фамилию человека в деловом письме, которое требует формального приветствия.
Напишите (или напечатайте) текст письма. Вот где вы изложите свою главную мысль. Разделите тело письма на три части:начало, середину и конец. Представьтесь, используя свое полное имя и причину, по которой вы пишете письмо:чтобы попросить возмещение. Не делайте отступов, потому что в деловых письмах используется блочный формат.
В средней части письма укажите, почему вы заслуживаете возмещения. Это убедительное, профессиональное и страстное письмо. Укажите причину, по которой, по вашему мнению, вы заслуживаете возмещения после представления. Простое требование возврата без объяснения причин, скорее всего, останется без внимания. Включите любую относящуюся к делу информацию и копии подтверждающей документации, например, имена людей, с которыми вы разговаривали, и ваш товарный чек. В конце текста письма поблагодарите контактное лицо и укажите свой номер телефона и время, когда с вами лучше всего связаться.
Закройте письмо словами «С уважением» и поставьте свою подпись внизу письма. Если вы набрали письмо, укажите также свое полное имя под своей подписью.
Прежде чем писать письмо, ознакомьтесь с политикой возврата средств автосалона. Это должно помочь вам составить письмо, чтобы включить в него конкретные пункты, касающиеся возврата средств. Получите полные имена любого человека, с которым вы разговаривали лично или по телефону. Включите имена этих людей в свое письмо. Будьте как можно более подробными, избегайте сленга и излишней многословности. Ваше деловое письмо должно быть кратким и по существу. Наконец, исправьте свое письмо, чтобы избежать опечаток и грамматических ошибок. Подумайте о том, чтобы другой человек прочитал письмо, чтобы узнать второе мнение и взглянуть на него со второй стороны. Напечатанное письмо может быть более эффективным для достижения желаемых результатов и выглядит профессионально. Вам обязательно стоит набрать письмо, если у вас плохой почерк.
Возможно, вам придется предпринять несколько попыток получить возмещение в автосалоне, включая несколько писем и телефонных звонков. Не сдавайтесь после первой попытки. Записывайте даты, время и беседы с персоналом, включая их имена.