Работодатели, которые просят сотрудников использовать свои автомобили для работы, выплачивают компенсацию за пробег. Причина проста. Работодатели могут лучше нанимать и удерживать квалифицированных сотрудников, компенсируя им расходы на вождение, связанное с работой. Возмещение миль покрывает расходы, связанные с эксплуатацией автотранспортных средств, таких как легковые автомобили, фургоны и внедорожники.
Ежегодно Налоговая служба устанавливает стандартную ставку использования транспортных средств в коммерческих целях. Например, в 2015 году тариф составлял 57,5 центов за милю. Ставка возмещения используется для расчета списания налогов, когда командировки, связанные с работой, не возмещаются. Стандартная бизнес-ставка покрывает расходы на эксплуатацию среднего транспортного средства, включая бензин, техническое обслуживание и ремонт, страховку и амортизацию.
Некоторые компенсации предназначены для вождения, не связанного с коммерческой деятельностью, но по-прежнему имеют право на налоговые льготы. Путешествие по переезду или по медицинским причинам может быть вычтено или возмещено из расчета 23 цента за милю по состоянию на 2015 год. Ставка за вождение при выполнении благотворительной деятельности установлена законом в размере 14 центов за милю.
HR Hero утверждает, что для возмещения миль, чтобы считаться коммерческими расходами, необходимо соблюдение трех критериев. Во-первых, компенсация может выплачиваться только за проезд, непосредственно связанный с работой. Перемещение между домом и обычным рабочим местом не является правомочным путешествием. Во-вторых, сотрудники должны документировать вождение, связанное с работой. Наконец, сотрудник должен вернуть все выплаченные излишки возмещения. Работодатели не включают возмещение квалифицированных миль в качестве дохода, поэтому оно не облагается налогом для работника. Работодатель может списать полученную сумму как коммерческие расходы.
Сотрудники обычно ведут журнал пробега, чтобы задокументировать вождение, связанное с работой. Он начинается с первого дня года, в котором автомобиль используется в служебных целях, и заканчивается показаниями одометра в последний день. В каждой записи должны быть указаны дата, деловая причина пробега и место вашего путешествия. Должны быть записаны начальные и конечные показания одометра. Работодатели используют эту информацию для расчета компенсации за пробег, умножая пройденные мили на стандартную ставку IRS.
Работодатели обычно не используют фактические расходы на транспортные средства из-за требований к ведению учета. Однако сотрудники могут использовать фактические расходы, если они превышают сумму возмещения. Чтобы использовать фактические затраты, сотрудник должен вести журнал пробега и записи страховых выплат, покупок бензина, ремонта и всех других расходов на транспортное средство. Как только этот сотрудник использует фактические расходы, он не может снова использовать стандартную ставку, если требуется ускоренная амортизация. Могут быть востребованы только расходы, пропорциональные коммерческому использованию транспортного средства. Например, если 25 процентов миль, пройденных за год, связаны с работой, 25 процентов фактических расходов на автомобиль можно списать.