Если вы оказались в споре с компанией или поставщиком услуг и не чувствуете, что должны оплачивать этот счет, очень важно сообщить другой стороне, почему. Написание письма делает все в протоколе и позволяет избежать путаницы, которую может создать телефонный звонок, если проблема позже перейдет в суд. В письме об отказе в оплате говорите четко, профессионально и кратко, подробно описывая, в чем проблема и почему вы предпринимаете это действие.
Отформатируйте свой документ как деловое письмо, адресованное владельцу компании, менеджеру по работе с клиентами или конкретному отделу, с которым у вас возник спор. Убедитесь, что получатель имеет право что-то сделать с ситуацией - это пустая трата времени отправлять это кому-то, у кого нет полномочий аннулировать счет, даже если он этого хочет.
Опишите транзакцию, о которой идет речь. Укажите время и дату, персонал, с которым вы общались, и характер соглашения. Например, вы можете отметить:«Днем 21 мая я зарегистрировался в вашем отеле по адресу Мэйн-стрит, 300. Тоби, агент, который забронировал номер, заверил меня, что пока на объекте ведутся строительные работы, моя комната был пригоден для проживания "
Укажите конкретную проблему, которая стоит за вашим отказом платить за согласованный продукт или услугу. Подробно опишите, как то, что вы получили, не оправдало согласованных ожиданий. Если заказанный вами продукт был искажен продавцом и не обладал необходимыми функциями, например, укажите эту информацию. Если отель рекламировал себя как пятизвездочный отель только для того, чтобы показать протекающую крышу вместо водной горки, укажите это в письме.
Отметьте все усилия, которые вы уже предприняли для разрешения ситуации. Опять же, полезны конкретные детали. Сказать «Я звонил дюжину раз» может показаться преувеличением, но указание даты и времени звонков делает запись более убедительной.
Включите свою историю с рассматриваемой компанией. Не тратьте три страницы на подробное описание каждой транзакции, но одно или два предложения, описывающие ваши исторические отношения, могут быть полезны. Если вы являетесь клиентом в течение многих лет, это дополнительное доверие к вашему запросу.
Закройте, подтвердив, что вы не будете платить указанную сумму, и запросите подтверждение того, что элементы были удалены из вашей учетной записи. Попросите письменное подтверждение.
При отправке письма приложите любую подтверждающую документацию. Если у вас есть доказательства неправильного обвинения или вводящей в заблуждение рекламы, эти доказательства подкрепят ваши аргументы.
Всегда храните копию своего письма для себя.