Личная книга работает так же, как и реестр чековых книжек. В основной личной книге используется система единой записи, в которой доходы и расходы обрабатываются с единого счета. Добавляется доход, который зачисляет на счет, а расходы списываются со счета. Бухгалтерские книги можно купить или создать с помощью компьютерного программного обеспечения. Два столбца необходимы для базовой бухгалтерской книги для ввода дат и описаний транзакций, а еще два столбца - для кредитов и дебетов.
Запишите дату транзакции в первом столбце. Дата написана слева, поэтому историю транзакций можно легко просмотреть по дате. Выберите стиль записи даты и придерживайтесь его для всей бухгалтерской книги. Например, если год, месяц и день написаны в таком порядке, продолжайте делать это, чтобы избежать путаницы при поиске транзакции в дальнейшем.
Запишите описание транзакции справа от даты в той же строке. Описание должно быть кратким, но при этом содержать достаточно информации, чтобы понять, что это была за транзакция. Например, «Бензин Феникс, Аризона».
Определите, является ли записанная позиция кредитной или дебетовой. Кредит добавляет средства, а дебет вычитает их. В этом примере расходы на бензин являются дебетовыми, и сумма будет записана в левом столбце. Если товар является кредитом, пропустите столбец дебета и запишите сумму в следующем столбце.
Определите отчетный период для балансировки бухгалтерской книги, например, ежемесячно. В конце каждого отчетного периода суммируйте кредиты и дебеты книги. Сравните итоговые суммы с банковскими выписками, квитанциями или другими формами финансовой отчетности, чтобы убедиться, что счет главной книги является точным и актуальной будет вся текущая финансовая информация.
Перенести остаток по счету на новый отчетный период. Запишите переходящий остаток в правом столбце, так как переходящий остаток считается кредитом.