Насколько важно быть организованным для вашего малого бизнеса? Согласно недавнему исследованию, проведенному Office Depot, большинство владельцев малого бизнеса (83 процента) считают организованный офис жизненно важной частью успешного ведения бизнеса. Фактически, почти две трети (63%) считают, что чем лучше организован офис, тем прибыльнее бизнес.
В частности, владельцы малого бизнеса говорят, что организация необходима для соблюдения сроков и быстрого поиска информации. Лично для меня организация всегда была сложной задачей, но я всегда стараюсь совершенствоваться.
Важно понимать, что для вас значит организация, и для каждого это может быть разным. Например, у меня есть один коллега, который работает в окружении стопок и стопок бумаги, переполненных книжных полок и повсюду стикеров. Большинству людей это может показаться полной неорганизованностью, но она способна сразу найти то, что ей нужно, среди всего этого «беспорядка». Хотя я не настолько экстремален, я действую лучше, когда проекты, над которыми я сейчас работаю, сложены вокруг меня у всех на виду, а не хранятся в ящиках стола. С другой стороны, я знаю некоторых владельцев бизнеса, которые ничего не могут сделать, если их рабочий стол не чист, как операционный стол. Каждому свое! Главное — знать, как вы работаете лучше всего, и не пытаться навязать себе систему, которая вам не подходит.
Какие организационные проблемы больше всего мешают вашему бизнесу? Учитывая ограниченное время, доступное нам как владельцам малого бизнеса, важно сосредоточиться на том, что будет иметь наибольшее значение, а не на попытках организовать каждый квадратный дюйм вашего офиса. Есть ли у вас проблемы с доступом к важным документам, таким как контракты или предложения, когда они вам больше всего нужны? Или проблема больше связана с тайм-менеджментом — например, вы дважды записываете себя на встречи или пропускаете встречи с клиентами из-за беспорядка в вашем календаре? Выясните, что наиболее важно для обеспечения бесперебойной работы вашего бизнеса, и сосредоточьте свои организационные усилия на этом.
Когда у вас есть план того, чего вы хотите достичь, запаситесь инструментами, которые вам нужны для этого. Предприниматели, участвовавшие в опросе Office Depot, говорят, что папки с файлами являются их наиболее часто используемым организационным инструментом (85 процентов), за ними следуют полки и ящики (69 процентов), календари (68 процентов), контейнеры для хранения (64 процента) и стикеры (61 процент). . Наличие правильных организационных аксессуаров поможет вам навести порядок. Разработав план перед покупкой, вы не купите ненужные вещи.
Сегодня существует так много возможностей для цифровой организации, что можно привести свой офис в порядок, даже не распечатывая, не подшивая и не храня лист бумаги. Хотя цифровой подход работает не для всех, если он работает для вас, отлично! Вы спасаете деревья и экономите место. В дополнение к этим преимуществам оцифровка важной информации гарантирует, что у вас всегда будет доступная копия. Просто сохраните их в облаке и/или на резервном диске, и вы сможете получить доступ к своим критически важным данным, где бы вы ни находились, и даже в случае стихийного бедствия (например, пожара, который уничтожит ваши картотеки). Покупка хорошего сканера для сканирования важных документов, таких как записи сотрудников, налоговые отчеты, контракты и т. д., может действительно изменить вашу жизнь. Конечно, чтобы вы могли найти свою информацию в облаке, вам нужно создать систему именования файлов и настроить цифровые папки для хранения всего.
Организация вашего бизнеса может показаться непосильной задачей, если вы не аккуратны от природы. Привлеките к помощи своих сотрудников (например, они могут справиться со сканированием и другими исполнительными элементами, на которые у вас нет времени). Вам нужно больше помощи, чем ваши сотрудники могут дать вам? Подумайте о том, чтобы нанять профессионального организатора, который специализируется на владельцах бизнеса. Они могут помочь вам начать с правильного пути, удалив то, что вам не нужно, решив, что вам действительно нужно, и организовав остальную часть таким образом, который имеет смысл для вас.
Организовать свой бизнес — это здорово, но, как и в случае любых других изменений, легко вернуться к старым (и плохим) привычкам. Чтобы избежать этого, каждую неделю выделяйте около 30 минут на организацию своего офиса. Мне нравится делать это в пятницу после обеда, чтобы чувствовать, что я заканчиваю неделю в хорошей форме. Регулярно занимаясь организацией, вы сможете держать все в порядке, не прилагая особых усилий, и поддержание порядка не будет казаться таким обременительным.
Нужно больше идей для лучшей организации вашего бизнеса? Бизнес-наставники SCORE могут помочь во всем:от выбора правильных продуктов до оцифровки вашего офиса и оптимизации рабочего дня. Посетите www.score.org, чтобы узнать больше.