От индивидуальных предпринимателей до компаний из списка Fortune 500, ни один бизнес не может избежать ужасной задачи бухгалтерского учета. Хотя это определенно не самая приятная часть работы, бухгалтерский учет лежит в основе успеха малого бизнеса, а это означает, что ошибки могут нанести вред.

Чтобы избежать финансовых головных болей, связанных с плохим бухгалтерским учетом, важно сначала знать о ловушках, которые могут вас застать врасплох.

Вот 10 наиболее распространенных бухгалтерских ошибок, которые допускают владельцы малого бизнеса при работе с финансами компании:

1. Не храните чеки на сумму менее 75 долларов.

Хотя они могут не требоваться IRS, квитанции на сумму менее 75 долларов предоставляют подтверждающую документацию для многих вычетов, на которые вы можете претендовать. Хотя хранение их в папке или коробке по-прежнему необходимо в случае аудита, большинство цифровых и онлайн-программ учета имеют дополнительные приложения, которые позволяют вам сфотографировать квитанцию ​​​​и связать ее с соответствующей записью. Если вы предпочитаете сохранять квитанции отдельно, вы также можете выбрать из множества сторонних приложений.

2. Возмещаемые расходы не могут быть отслежены.

Пренебрежение отслеживанием возмещаемых расходов равносильно спуску денег в унитаз. Могут быть потеряны не только деньги, но и налоговые отчисления, что, по сути, одно и то же. Опять же, существует множество приложений и программ для отслеживания расходов, которые делают этот процесс простым и последовательным. Постарайтесь завести привычку отслеживать свои расходы по мере их накопления — чем дольше вы не будете отслеживать, тем больше вероятность того, что ваши расходы будут упущены из виду. Отслеживание возмещаемых расходов так же важно, как и сохранение меньших квитанций:одна позволяет вести учет на бумаге в случае проверки; другой позволяет отслеживать финансовое состояние вашего бизнеса.

3. Неправильная классификация сотрудников.

В наши дни так много независимых подрядчиков, консультантов и фрилансеров, что иногда бывает трудно определить, кто работает, а кто нет. Однако этим не следует пренебрегать. Неправильная классификация сотрудников и подрядчиков может иметь серьезные последствия, такие как налоговые санкции и судебные иски.

4. Не сообщается.

Независимо от того, решите ли вы нанять бухгалтера на неполный рабочий день или передать работу профессионалу, общение является ключом к эффективному учету, удерживая всех на одной странице и сводя к минимуму ошибки. Одна из самых распространенных ошибок, например, — выплатить кому-то премию и не сообщить об этом бухгалтеру. Другой — закупка расходных материалов и не предоставление отчетности бухгалтеру или непредоставление квитанций.

5. Отказ мириться.

Согласование бухгалтерских книг с банковскими выписками имеет решающее значение для определения вашего финансового благополучия. Важно убедиться, что это делается правильно и последовательно. Сверка бухгалтерских книг помогает вам определить, сколько денег у вас есть на руках в любой момент времени, а также позволяет выявить банковские ошибки до того, как они станут серьезными проблемами. Однако сверка может быть сложной, поэтому настоятельно рекомендуется нанять опытного бухгалтера.

6. Отсутствие бумажной резервной копии.

Когда дело доходит до аудита, безбумажный офис может стать огромной проблемой, особенно в случае технических проблем. Налоговые органы, такие как IRS, хотят видеть бумажный след, который включает четко видимую документацию и хорошо организованную систему бумажных резервных копий. Приложения, которые сохраняют ваши квитанции, могут упростить повседневные операции, но по-прежнему важно сохранять резервную копию ваших финансов как минимум в течение семи лет.

7. Неспособность собрать или вычесть применимый налог с продаж.

Из-за бурного роста электронной коммерции за последние 10 лет налог с продаж стал сложной проблемой для многих малых предприятий. Исторически ошибка, которую они чаще всего совершали, заключалась в том, что они просто не вычитали налог с продаж из общего объема продаж, что приводило к неожиданным единовременным выплатам во время налогообложения. Хотя это остается в силе, недавние изменения в федеральном законе усложнили сбор налога с продаж, когда речь идет об онлайн-соответствии между штатами. Убедитесь, что вы и ваш бухгалтер ознакомлены с последними изменениями в правилах, чтобы вы могли продолжать соблюдать их и ограничить свои общие налоговые обязательства.

8. Мелкая наличность не выходит из строя.

Каждый малый бизнес, использующий наличные деньги, должен иметь специального хранителя, который может управлять им и утверждать покупки, обеспечивая подотчетность и ограничивая возможности мошенничества, кражи и злоупотреблений. С этой целью компании должны иметь четкую политику в отношении мелких покупок за наличные, и каждая покупка, сделанная с их помощью, должна сопровождаться квитанцией о расходах для ведения четкой документации по вычетам на момент подачи налоговой декларации. Квитанции и другие денежные средства должны равняться первоначальной сумме в долларах, предназначенной для фонда. Когда фонд исчерпан, чек может быть выписан наличными, чтобы обнулить всю сумму. Отсутствие политики обращения с мелкими денежными средствами, хранителя или квитанций может создать головную боль для вашего бухгалтера и привести к серьезным проблемам при подаче налоговой декларации.

9. Неправильная классификация или чрезмерная категоризация.

Ведение четкого и организованного плана счетов имеет решающее значение для вашего учета. В то время как большинство категорий расходов довольно стандартны и просты, ошибка многих владельцев бизнеса при ведении собственных бухгалтерских книг заключается в создании дублирующих категорий или невнесении расходов в соответствующую категорию. Используйте общие принципы бухгалтерского учета для стандартных категорий и создавайте как можно меньше новых категорий. Профессиональный бухгалтер может помочь вам очистить ваши книги и убедиться, что ваш план счетов шустрый и чистый.

10. Попробуйте сделать это сами.

Большинство владельцев малого бизнеса ненавидят делать свои собственные книги, но настаивают на том, чтобы делать это самостоятельно. Профессиональные и компетентные бухгалтеры обладают навыками для быстрого и эффективного выполнения работы, а также опытом выявления незаметных ошибок, которые в противном случае могли бы быть упущены. Как профессионалы, вы также будете в курсе налоговых изменений, которые могут повлиять на вашу повседневную финансовую практику. В конечном счете, наличие второго взгляда на ваши финансовые отчеты чрезвычайно полезно и сэкономит вам время и деньги.

Если у вас есть вопросы о вашей практике бухгалтерского учета или вы хотите улучшить свои финансовые показатели, свяжитесь с консультантом SCORE сегодня!