Ваше письменное сообщение многое говорит о вас и вашем бизнесе. Ошибки подобны кусочку брокколи, застрявшему в зубах. Несмотря на то, что они непреднамеренные, они отвлекают.

Что еще более важно, если вы не установите высокие стандарты, это может иметь серьезные долгосрочные последствия. Джоанн Киллин, бывший президент и главный исполнительный директор Американского общества по связям с общественностью (PRSA), отмечает потенциальное влияние плохой коммуникации:

«В сегодняшней конкурентной бизнес-среде четкое и лаконичное письмо является обязательным условием финансового успеха. Если покупатели или клиенты не понимают, что вы написали, или не понимают, какие товары и услуги вы продаете, как долго вы планируете оставаться в бизнесе, не говоря уже о том, чтобы когда-либо получать прибыль?»

Правда в том, что никто не ожидает, что вы станете лауреатом Пулитцеровской премии или будете знать все когда-либо написанные правила грамматики. Главное — осознавать свои недостатки и находить время для их предотвращения.

Вот пять общих проблемных областей, на которые следует обращать внимание при написании деловых писем:

1. Не получается быстро и эффективно перейти к делу

Брайан Гарнер, автор Руководства Harvard Business Review по улучшению делового письма, утверждает:«Одна из серьезных болезней делового письма — откладывание сообщения до середины письма».

Знайте, что вам нужно сказать, и говорите это. Если у вас есть более чем одно замечание, напишите краткий план, чтобы систематизировать свои мысли. (Это также поможет вам определить, какие пункты являются наиболее важными.)

Не ждите, что ваши читатели будут экстрасенсами. Если есть действие, которое вы хотите, чтобы кто-то предпринял, не прячьте его в последнем предложении третьего абзаца.

Если вам нужно перечислить или назвать ряд элементов, маркеры могут быть вашим лучшим другом.

2. Орфографические ошибки

Мы все живем в страхе перед ужасной орфографической ошибкой. Лучший способ избежать ошибок — снизить скорость и использовать проверку орфографии. (Если вы отправляете электронное письмо, дайте инструменту проверки ошибок возможность запуститься, прежде чем нажимать «Отправить».)

Если вы не уверены в правильности написания, воспользуйтесь онлайн-словарем. Если это деловой термин, которого еще нет в словаре, вы также можете выполнить простой онлайн-поиск. Или попробуйте посмотреть, как этот термин используется в другой компании или издании.

Вы также должны почувствовать себя лучше, узнав, что когда Google Trends опубликовал свою карту слов с наибольшим количеством ошибок в написании в Америке, слово «девяносто» было написано с ошибкой как «девяносто». Карта была исправлена ​​через несколько часов.

3. Невыносимо длинные предложения

Чаще всего это происходит, когда вы пишете точно так же, как говорите. В то время как разговорный тон может работать, предложение, которое продолжается и продолжается, не работает.

Сравните эти два примера:

Я пытался сделать эту статью удобной и доступной, поэтому я прочитал несколько статей для справки, сделал несколько заметок и постарался сделать все как можно проще, избегая слишком большого количества деталей.

по сравнению с

Я пытался сделать эту статью удобной и доступной. Я сделал все просто, избегая слишком много деталей.

Короткие предложения читаются быстрее. Также полезно исключить посторонние темы для разговора. Наконец, если длинное предложение соединено вместе с помощью «и» или «так», попробуйте удалить связующее звено и разделить мысли на отдельные предложения.

4. Злоупотребление апострофом

По словам Миньона Фогарти, Grammar Girl, апострофы используются, чтобы показать владение или заменить что-то отсутствующее.

Одной из наиболее распространенных форм злоупотребления апострофом является путаница множественного числа (более чем одного чего-либо) с владением (владением).

• Собаки — множественное число — более одной собаки.
• Dog’s — притяжательный падеж единственного числа — принадлежащий одной собаке.
• Собаки – притяжательный падеж во множественном числе – принадлежность к группе собак.

Ошибки случаются, когда люди используют собака (притяжательное единственное число) вместо собаки (множественное число). Чтобы предотвратить эту ошибку, спросите себя, имеете ли вы в виду более одного или подразумеваете право собственности.

• Правильно — у меня пять собак.
• Неверно — у меня пять собак.

Понимание того, как апострофы работают в сокращениях, также может помочь вам с такими распространенными ошибками, как:

• Его (принадлежит ему) и его (это есть).
• Ваш (принадлежащий вам) vs. you’re (вы есть).
• Там (местоположение), их (владение) или они (они есть).

Честно говоря, апострофы действительно сложны.

• Вы не используете апостроф, когда используете аббревиатуру во множественном числе, например VIP.
• Но вы можете использовать апостроф, чтобы сократить 1990-е до 90-х. (Никогда не 1990-е.)

Опять же, если вы не уверены, поищите.

5. Слепота шаблонов ошибок

Все совершают ошибки. Все. Что недопустимо, так это отсутствие заботы. Если вы обратите внимание на то, что пишете, вы начнете замечать ошибки, которые совершаете чаще всего. Это также облегчит вам обнаружение этих ошибок.

Такие инструменты, как Grammarly, также могут помочь вам предотвратить ошибки. В зависимости от того, как вы его настроите, он может проверять текст, который вы вводите в интерактивные формы, и ваши публикации в социальных сетях.

Поможет сочетание стандартной проверки орфографии с более продвинутыми инструментами. Но эти инструменты работают не на каждой платформе или устройстве, и вам всегда нужно быть осторожным с тем, что проверка орфографии не обнаружит, например, с его против его.

Если вы знаете свой собственный стиль и недостатки, вы даже можете использовать функцию поиска, чтобы убедиться, что вы заметили какие-либо неприглядные оплошности.

Дополнительный совет

Если возможно, постарайтесь не ждать до последней минуты, когда вам будет что написать. Если это действительно важно и вы не хотите рисковать ошибкой, отложите это. Прочтите его еще раз на следующий день перед отправкой. Вы также можете попросить коллегу или коллегу проверить его.

Общение — мощный инструмент. Уважайте его, и это принесет вам еще большее уважение. Не обращайте на это внимания, и…

(Для справки:три маленькие точки называются многоточием.)