Поздравляем, вы наняли нового сотрудника! Добавление персонала – это важная веха для начинающего бизнеса, и при подготовке к его прибытию легко запутаться.

Спеша наладить работу своего сотрудника, не забывайте об обязательных федеральных и государственных требованиях к ведению документации, которые применяются к новым сотрудникам. Вот удобный список дел:

1) Заполните форму I-9

Федеральный закон требует, чтобы вы подтвердили право сотрудника на работу в Соединенных Штатах. В течение трех дней после приема на работу вы должны заполнить Форму I-9, Подтверждение права на трудоустройство. , который включает в себя рассмотрение утвержденных документов для подтверждения гражданства сотрудника или права на работу. Вы можете скачать форму I-9 на веб-сайте Службы гражданства и иммиграции США (USCIS). А еще лучше, чтобы обеспечить точность, используйте форму I-9 и набор шаблонов от ComplyRight. (Штрафы за неправильно заполненные формы I-9 могут быть высокими.) Хотя вам не нужно подавать форму I-9 правительству, вы должны хранить ее в течение трех лет после даты приема на работу или в течение одного года после увольнения сотрудника. вашей компании, в зависимости от того, что наступит позже.

Кроме того, имейте в виду, что USCIS только что выпустила исправленную версию I-9. С 22 января 2017 г. вы должны использовать только новую версию от 14.11.2016 г.

2) Попросите сотрудника заполнить форму W-4

Форма IRS W-4 указывает количество надбавок, на которые хочет претендовать сотрудник. Это важно, потому что от этого зависит, сколько вам нужно удержать из зарплаты работника. Загрузите эту форму с веб-сайта IRS или используйте эту загружаемую версию в формате PDF для электронной записи.

IRS требует, чтобы вы хранили налоговую отчетность (включая форму W-4) в течение как минимум четырех лет после уплаты налогов. Также могут применяться законы штата о ведении документации, поэтому обязательно ознакомьтесь с ними.

3) Настроить платежную ведомость

Как работодатель, вы должны удерживать часть заработной платы каждого работника для уплаты налогов и перечислять налоги в соответствующие органы. Эти налоги включают федеральный подоходный налог, налог на социальное обеспечение и Medicare и, если применимо, подоходный налог штата.

Вы можете управлять расчетом заработной платы самостоятельно или рассмотреть возможность использования стороннего сервиса расчета заработной платы. Поставщики услуг по расчету заработной платы всегда в курсе изменений в налоговом законодательстве, автоматически удерживают надлежащие налоги из заработной платы сотрудников и даже отправляют вам напоминания, когда пришло время подавать налоги. Ищите услугу, которая разработана специально для малого бизнеса и имеет соответствующую цену.

4) Сообщить о новом сотруднике и зарегистрировать его

В каждом штате есть собственное агентство по найму новых сотрудников, которое отслеживает родителей, которые должны алименты и не платят их. Вы должны сообщать этому агентству о каждом новом найме в течение 20 дней с момента найма. (Найдите в своем штате учреждение, сообщающее о новых сотрудниках, на веб-сайте Управления по взысканию алиментов.)

В зависимости от законодательства вашего штата вам также, возможно, придется платить налоги штата по безработице за вашего нового сотрудника. Эти налоги финансируют государственную программу пособий по безработице для безработных. Ознакомьтесь с законами вашего штата и о том, как зарегистрироваться на Business.USA.gov.

5) Показ плакатов об обязательном трудовом законодательстве

Если у вас есть хотя бы один сотрудник, вы должны публиковать федеральные и региональные (а в некоторых случаях городские или окружные) уведомления об определенных законах о труде (например, о федеральной минимальной заработной плате и антидискриминационных законах). Эти сообщения передают права работника и вашу ответственность как работодателя.

Федеральные и сообщения о состоянии должны отображаться там, где работники могут их легко увидеть. Кроме того, каждый раз, когда государственное учреждение вносит важные изменения в эти официальные объявления, вы должны заменять устаревшие плакаты обновленными. В противном случае вы можете быть оштрафованы или подвергнуться судебному преследованию.

Поскольку количество обязательных должностей растет — и трудно отследить все правила, издаваемые различными агентствами, — многие работодатели полагаются на авторитетную службу размещения. Это может значительно сэкономить ваше время, поскольку вы должны убедиться, что ваш бизнес полностью соответствует требованиям.

Дополнительная помощь для новых работодателей

Наем — важная и захватывающая часть построения вашего бизнеса, но вы должны следовать определенному плану действий с каждым новым сотрудником. Чтобы получить дополнительные рекомендации, зарегистрируйтесь на бесплатный информационный веб-семинар «Найм вашего первого сотрудника:руководство по правильному выбору», представленный ComplyRight от имени SCORE.

Не можете посетить вебинар? Загрузите электронное руководство «Итак, вы хотите стать боссом». Оба ресурса придадут вам уверенности и ноу-хау для грамотного найма и гарантируют, что вы не оставите без внимания ни одну важную деталь.