Ваш процесс выставления счетов выглядит примерно так? Распечатайте, согните, вложите бумагу в конверт, запечатайте, наклейте марку, добавьте адреса, почту и повторите. Если вас пугает мысль о том, что вам придется отправлять еще один счет своим клиентам, вы можете подумать об электронном выставлении счетов.

Что такое электронное выставление счетов?

Электронное выставление счетов, также называемое электронным выставлением счетов или цифровым выставлением счетов, представляет собой процесс выставления счетов клиенту онлайн, а не по почте. Клиент получает свой счет либо по электронной почте, либо через безопасный портал (например, онлайн-аккаунт). Как правило, предприятия, использующие электронные счета-фактуры, также предоставляют клиентам возможность оплачивать счета онлайн.

Если вы думаете о выставлении электронных счетов клиентам, имейте в виду, что вам нужно включить ту же информацию, что и в бумажном счете. Как и традиционные бумажные счета, электронные счета содержат ключевую информацию о покупке клиента, в том числе:

• Дата
• Информация о покупателе и продавце
• Купленные товары или услуги
• Сумма к оплате
• Срок платежа
• Приемлемые способы оплаты
• Скидка за раннюю оплату (если применимо)
• Номер счета 

Вы можете попросить клиентов отказаться от электронного выставления счетов, зарегистрировавшись или подтвердив свое согласие на выставление счетов. Вы даже можете добавить поощрение для клиентов, которые зарегистрируются (например, $X от их следующего счета). Перед отправкой цифровых счетов клиентам убедитесь, что у них есть доступ к адресу электронной почты или защищенному порталу, чтобы избежать задержек.

Цифровое выставление счетов:плюсы и минусы

Итак, следует ли вам перейти на электронное выставление счетов или включить его в процесс выставления счетов? Прежде чем принять это решение, взвесьте все за и против электронного выставления счетов.

Вот некоторые из преимуществ электронного выставления счетов:

• Удобство: Вам не нужно беспокоиться о таких вещах, как чернила, бумага, конверты или марки, когда вы выставляете счета клиентам. Вместо этого просто создайте и отправьте счет в электронном виде.
• Автоматизация: В зависимости от того, как вы выставляете электронные счета (например, с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета), вы можете автоматизировать процесс для клиентов, у которых есть повторяющиеся счета. Таким образом, вам не нужно беспокоиться о том, чтобы не забыть создать и отправить счет.
• Экономия времени: Вся эта печать, почта, повторный процесс? Прошло. Электронное выставление счетов может сэкономить вам время, необходимое для отправки счетов по почте, особенно если вы используете автоматизацию.
• Быстрые платежи: Вы можете ускорить платежи клиентов (и, таким образом, получить более здоровый денежный поток) с помощью электронного выставления счетов. Клиенты могут быть более склонны платить сразу после получения цифрового счета, особенно если они могут платить онлайн.
• Цифровой бумажный след: Отправка клиентам электронных счетов обеспечивает встроенный (безбумажный) бумажный журнал, позволяющий лучше отслеживать записи.
• Бесконтактная доставка: Ваши клиенты получают свои счета без необходимости взаимодействовать с какими-либо людьми или бумагой.

Прежде чем приступить к отправке клиентам электронных счетов-фактур, примите во внимание следующее:

• Проблемы безопасности: У некоторых клиентов может не быть безопасных адресов электронной почты, что может привести к проблемам с безопасностью.
• Спам-фильтры: В зависимости от настроек электронной почты ваших клиентов ваш электронный счет может попасть прямо в папку со спамом.
• Предпочтения клиентов: Не все ваши клиенты захотят получать электронные счета. Некоторые могут предпочесть печатные копии. Опять же, общайтесь с клиентами, прежде чем выставлять им счета в электронном виде.

Как создавать и отправлять электронные счета

Считаете ли вы, что отправка клиентам их счетов в электронном виде - это путь для вашего бизнеса? Если да, узнайте, как создавать и отправлять э-счета клиентам.

Вы можете создавать электронные счета, используя:

• Шаблоны
• Бухгалтерское ПО

Создав счет-фактуру онлайн, вы можете отправить его клиентам по электронной почте или через безопасный портал, такой как их онлайн-аккаунт.

Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета, вы можете упростить процесс следующим образом:

• Настройка повторяющихся счетов
• Автоматическая отправка напоминаний об оплате
• Выбор из шаблонов счетов
• Отслеживание неоплаченных (и оплаченных) счетов в программе

Хотите упростить процесс выставления электронных счетов? Программное обеспечение Patriot для малого бизнеса позволяет легко отправлять настраиваемые электронные счета клиентам, принимать платежи по кредитным картам и многое другое. Начните бесплатную пробную версию прямо сейчас!