Балансировка денежного ящика — неотъемлемая часть повседневной работы вашего бизнеса. Так же, как чистить зубы, вы также должны ежедневно балансировать ящик кассового аппарата.
Если вы изо всех сил пытаетесь сбалансировать свой денежный ящик, вы не одиноки. Читайте дальше, чтобы узнать, как сбалансировать свой денежный ящик, а также советы и рекомендации, чтобы сохранить его в исправном состоянии.
Прежде чем вы углубитесь в то, как сбалансировать денежный ящик, вам нужно узнать немного справочной информации об этом.
В вашем денежном ящике, также называемом регистратором или кассой, хранятся наличные деньги, монеты, чеки и другие ценные предметы (например, купоны) в точках продаж (POS).
В конце каждого дня, смены или периода вы должны балансировать свой денежный ящик для учета всех входящих транзакций. К транзакциям относятся не только наличные и чеки, но и платежи по кредитным картам и чаевые (если применимо).
Лучше всего, если вы назначите определенных сотрудников или менеджеров для балансировки денежного ящика. Таким образом, у вас есть доверенные сотрудники, работающие с вашими поступающими денежными средствами, а не несколько человек.
Компании, которые обычно несут ответственность за балансировку денежного ящика, включают:
Чтобы ваши бухгалтерские книги были максимально точными, вы должны балансировать свои кассы каждый день или после каждой смены. Таким образом, вы сможете быстро (и легко) внести исправления, если что-то не сходится.
Исправление чего-то, сделанного несколько дней, неделю или даже недель назад, может занять много времени и быть сложным, потому что вам нужно возвращаться и проверять каждый день на наличие ошибок. Ежедневная балансировка помогает облегчить отслеживание расхождений в денежном ящике.
Когда дело доходит до балансировки вашего денежного ящика, ваши шаги могут отличаться от шагов другого бизнеса. Например, более крупному бизнесу может потребоваться вносить несколько депозитов в течение дня. Или у небольшого предприятия может быть только один денежный ящик для подсчета.
Независимо от того, насколько мал или велик ваш бизнес, вот четыре шага, которые помогут вам правильно сбалансировать свой денежный ящик.
Прежде чем вы начнете балансировать свой денежный ящик и вести учет входящего денежного потока, вам необходимо распечатать или получить доступ к отчету POS, в котором подробно указано, сколько у вас должно быть в кассе.
В отчете о торговых точках итоги будут разбиты по категориям, таким как операции с наличными, чеками и кредитными картами.
Когда у вас будет под рукой отчет POS, пришло время подсчитать ваши деньги.
Вы должны хранить постоянную сумму денег в своем реестре в начале каждого дня или смены, например, 100 долларов. Это гарантирует, что у вас будет достаточно наличных денег, чтобы раздать клиентам сдачу.
Когда вы пересчитываете кассу в конце каждой смены или дня, пересчитайте наличные и суммируйте чеки, квитанции по кредитным картам и другие транзакции.
Чтобы сделать процесс менее утомительным, подумайте об инвестировании в счетную машину. С помощью счетной машины вам не нужно беспокоиться о ручном пересчете наличных или сдачи.
Не забудьте также вычесть начальный баланс денежных средств из текущего остатка денежных средств (например, вычесть 100 долларов США).
Запишите, сколько в кассе наличных денег, чеков, купонов, кредита и т. д. Вот пример того, как вы можете отслеживать свои итоги:
| Квитанции | Продажи | Всего |
|---|---|---|
| Начальные деньги | 100 долларов США | |
| Продажи за наличные | 500 долларов США | |
| Продажи кредитными картами | 600 долларов США | |
| Общий объем продаж | 1100 долларов США | |
| Продажи в кредит | $0 | |
| Получены денежные средства | 500 долларов США | |
| Общая сумма денежных средств в реестре | 600 долларов США |
После того, как вы суммируете квитанции, чеки и наличные по кредитной карте, сравните итоги с отчетом POS. Они совпадают? Если это так, вы готовы идти! Если нет, вам есть над чем покопаться.
Итак, у вас есть несоответствие денежного ящика? Без проблем! Это постоянно происходит с владельцами малого бизнеса.
Большинство несоответствий вызваны человеческими ошибками, такими как выдача неверной сдачи покупателю или потеря квитанции по кредитной карте.
Балансируя свой денежный ящик, обращайте внимание как на излишки, так и на дефицит. Избыток — это когда в вашем ящике больше суммы, указанной в отчете POS, которую вы должны иметь. Недостаток — это когда общая сумма в вашем реестре невелика.
Нехватка может означать, что наличные деньги были потеряны, украдены или неправильно подсчитаны. Превышение обычно означает, что ваших клиентов обманули.
При попытке устранения расхождений выполните следующие действия:
Убедитесь, что кто-то записывает кассовые расхождения в отчете о прибылях и убытках малого бизнеса (P&L). Добавьте строку в свои отчеты о прибылях и убытках для учета расхождений в денежных средствах.
После того, как вы пересчитаете свой ящик и проверите все расхождения, запишите свои операции с денежным ящиком в своих книгах.
При записи итогов кассового аппарата обязательно учитывайте начальный баланс (например, 100 долларов). Записывайте все наличные, кредиты, магазинные кредиты (если применимо), чеки, купоны и другие продажи в своих книгах.
Если есть какие-либо несоответствия, которые вы не смогли устранить, укажите излишек или недостачу в отдельном столбце.
Взгляните на пример сбалансированного кассового аппарата ниже:
| Собрано денег | Зарегистрированные продажи | Разница (+/-) | ||
|---|---|---|---|---|
| Собрано денежных средств | $425,00 | Продажи за наличный расчет | $425,00 | $0,00 |
| Чеки собраны | $53,25 | Проверить продажи | $53,25 | $0,00 |
| Собран кредит в магазине | $233,55 | Продажи в кредит | $233,55 | $0,00 |
| Собраны кредитные карты | $657,48 | Продажи кредитной картой | $657,48 | $0,00 |
| Купоны собраны | $11,00 | Купонные продажи | $11,00 | $0,00 |
| Всего собрано | 1380,28 долл. США | Всего записано | 1380,28 долл. США | $0,00 |
Итак, как это выглядит, если ваш отчет POS и ваши подсчеты не совпадают? Взгляните на ящик с некоторыми несоответствиями.
| Собрано денег | Зарегистрированные продажи | Разница (+/-) | ||
|---|---|---|---|---|
| Собрано денежных средств | 350,00 долларов США | Продажи за наличный расчет | $367,78 | -$17,78 |
| Чеки собраны | $85,33 | Проверить продажи | $72,55 | +$12,78 |
| Собран кредит в магазине | $247,52 | Продажи в кредит | $247,52 | $0,00 |
| Собраны кредитные карты | $776,38 | Продажи кредитной картой | $776,38 | $0,00 |
| Купоны собраны | $0,00 | Купонные продажи | 2,50 доллара США | -$2,50 |
| Всего собрано | 1459,23 долл. США | Всего записано | 1453,95 долл. США | +$5,28 |
Как видите, в ящике выше не хватает 17,78 долларов США наличными и купонов на 2,50 доллара США.
В кассе также есть дополнительные чеки на 12,78 долларов, не учтенные в продажах. Если количество проданных чеков меньше, чем общее количество собранных чеков, это может быть связано с тем, что сотрудник обзвонил транзакцию, указав неверный способ оплаты.
Балансировка денежных ящиков не должна быть сложной. Воспользуйтесь приведенными ниже советами, чтобы поддерживать ящик в идеальном состоянии.
Когда дело доходит до вашего денежного ящика, чем меньше людей имеют к нему доступ, тем лучше. Рассмотрите возможность ограничения количества людей, которые пользуются каждым ящиком. Ограничения позволяют избежать расхождений в денежном ящике и помогают избежать краж на рабочем месте.
Та же идея должна подойти для вашего менеджера денежного ящика. Ограничьте количество людей, которые уравновешивают кассы и ведут учет денежных ящиков в вашем бизнесе.
В целях подотчетности назначьте одного или двух доверенных сотрудников для поддержания баланса в вашем денежном ящике (ящиках). Вы можете назначить одного человека для подсчета ящика, в то время как другой сотрудник готовит банковский депозит. Попросите сотрудников, которые управляют денежными ящиками, подписать отчет о том, что они сбалансировали ящик.
В начале следующего дня или следующей смены пересчитайте деньги в каждом ящике, чтобы убедиться, что начальный баланс точен. Если в вашем бизнесе используется несколько ящиков, назначьте эту задачу каждому кассиру и попросите их считать свои ящики.
Если у вас есть POS-система, не бойтесь использовать отчеты о продажах в своих интересах. Вы можете использовать отчеты, чтобы увидеть остатки ящика на начало, текущий и конец дня. Отчеты о продажах могут помочь вам:
Отчеты о продажах также могут дать вам представление о вашем денежном потоке за день. Если вы хотите узнать, как идут продажи, откройте отчет о продажах.
Чтобы ваш денежный ящик оставался в чистоте и порядке, подумайте о том, чтобы чистить его в течение дня. Итак, как вы можете это сделать? Депозиты.
Если вы обнаружите, что ваш денежный ящик переполнен в течение дня, внесите несколько небольших вкладов в свой сейф или банк, чтобы уменьшить количество наличных в кассе. В противном случае вы можете столкнуться с беспорядком в ящике и потерянными или украденными деньгами.
Делайте депозиты в более медленное время в течение дня. Таким образом, вам не нужно будет вынимать и пересчитывать деньги.
В зависимости от размера вашего бизнеса и поступающих денежных средств вам может потребоваться вносить несколько депозитов в течение дня. Если у вас небольшой бизнес, скорее всего, вы можете вообще пропустить этот шаг.
Если вы снова и снова начинаете замечать расхождения в денежном ящике, возможно, что-то не так. Возможно, вы имеете дело с украденными средствами, если данные о наличных постоянно не соответствуют вашим отчетам о торговых точках.
Следите за шаблонами, такими как рутинная нехватка. Например, если вы заметили, что в ящике стола сотрудника постоянно нет 20 долларов США, вам, возможно, придется еще немного покопаться и понаблюдать.
Нужно вести учет денежного потока в денежном ящике? Без проблем! Бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет легко регистрировать доходы и расходы вашего бизнеса. Начните работу с самостоятельной демонстрацией уже сегодня!
Нравится то, что вы читаете? Подключаемся, друг! Поставьте нам лайк на Facebook и давайте поговорим.