Многие владельцы бизнеса время от времени предпочитают заключать контракты на помощь со стороны. Иногда требуется специальная экспертиза, когда в вашей компании возникает проблема. Вместо того чтобы нанимать дополнительных сотрудников для выполнения основных бизнес-операций, вы можете нанять независимого подрядчика.
Когда вы нанимаете независимого подрядчика вместо наемного работника, правила другие. Независимые подрядчики должны заполнять форму W-9 вместо формы W-4 при приеме на работу.
Статус работника определить сложно. Но вам нужно правильно классифицировать своего работника, чтобы избежать штрафов IRS. Используйте тест экономических реалий, чтобы помочь вам принять решение. Тест экономических реалий рассматривает шесть факторов, которые могут помочь отличить независимого подрядчика от наемного работника.
Вы должны указать сотрудника в вашей заработной плате и удерживать федеральный подоходный налог и налоги FICA (налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь) из их заработной платы. Кроме того, вы также вносите соответствующую сумму налога FICA.
Когда сотрудники начинают работать в вашем бизнесе, они заполняют форму IRS W-4, свидетельство об удержании подоходного налога. Эта форма позволяет вам узнать, сколько удерживается в качестве федерального подоходного налога.
Независимый подрядчик является самозанятым лицом или кем-то, кто работает в другом бизнесе. Их нанимают для выполнения задачи, но они не включаются в вашу платежную ведомость. Вы не удерживаете никаких налогов с их зарплаты, потому что они должны платить налог на самозанятость.
Когда независимые подрядчики начинают выполнять работу для вашего бизнеса, они должны заполнить форму W-9. Эта форма содержит информацию, которая поможет вам соблюдать требования IRS.
После того, как вы определили, что работник является независимым подрядчиком, вы должны предоставить ему форму W-9 «Запрос на получение идентификационного номера налогоплательщика». Все предприятия обязаны сообщать о компенсации неработающим в размере 600 долларов США или более в форме 1099-NEC. Используйте информацию из формы W-9 (т. е. идентификационный номер налогоплательщика и контактную информацию), чтобы точно заполнить форму 1099-NEC.
Думайте о форме W-9 как о форме W-4 для независимых подрядчиков. Они должны заполнить его, когда они наняты в вашем бизнесе. Кроме того, форма содержит защищенную информацию, которую необходимо защитить.
Важно понимать инструкции формы W-9. Вот требования формы W-9, которые должны предоставить независимые подрядчики:
Вы не отправляете Форму W-9 в IRS. Сохраните форму W-9 для своих записей.
Кратко о цели формы W-9: Чтобы получить информацию от ваших независимых подрядчиков, включая их идентификационный номер налогоплательщика, чтобы вы могли точно сообщать об их платежах в IRS.
В большинстве случаев оплата независимого подрядчика не подлежит дополнительному удержанию. Но это может случиться.
Дополнительное удержание требует, чтобы вы удерживали 24% платежей независимого подрядчика и вносили депозит в IRS. По сути, это налог, который вы удерживаете из заработной платы независимого подрядчика и перечисляете в IRS.
Например, вы должны независимому подрядчику 3000 долларов. После дополнительного удержания вы платите им 2280 долларов США и отправляете 720 долларов США в налоговую службу (3000 долларов X 0,24).
Резервное удержание применяется, если:
Убедитесь, что независимый подрядчик знает, что вы удерживаете налоги из его зарплаты. И включите резервную информацию об удержании в документ, например платежную квитанцию.
Заработная плата независимого подрядчика не подлежит дополнительному удержанию, если он предоставит вам правильный номер ИНН и соответствующие сертификаты, а также укажет свои налогооблагаемые проценты и дивиденды в своей налоговой декларации.
Если платежи независимого подрядчика подлежат дополнительному удержанию, вам необходимо внести деньги в IRS и сообщить об этом. Используйте форму 945 «Годовой отчет об удержанном федеральном подоходном налоге».
В форме 945 вы должны указать сумму собранного вами дополнительного удержания. Форма 945 заполняется только один раз в начале каждого года (31 января, за некоторыми исключениями), но внесение депозитов происходит чаще.
Вы будете вносить деньги раз в две недели или ежемесячно, аналогично удержанию федерального подоходного налога для сотрудников. Ваш график внесения депозита определяется вашими общими налоговыми обязательствами, указанными в форме 941 в течение четырех кварталов ретроспективного периода.
Форма W-9 содержит информацию о независимом подрядчике, чтобы вы могли правильно заполнить форму 1099-NEC, Компенсация неработающим.
Вы должны сообщить о вознаграждении, не являющемся сотрудником, в форме 1099-NEC, а затем отправить копию по адресу:
Независимые подрядчики используют форму для заполнения своей декларации по индивидуальному подоходному налогу, форму 1040. Обязательно отправьте форму 1099-NEC до 31 января.
Как владелец бизнеса, вы должны получить форму W-9 для своих независимых подрядчиков. Вы можете загрузить печатную форму W-9 прямо с веб-сайта IRS.
После того как независимый подрядчик заполнит форму W-9, сохраните ее в своих записях. Он нужен для подачи формы 1099-NEC. Онлайн-бухгалтерия Patriot позволяет создавать и распечатывать неограниченное количество 1099. Кроме того, мы предлагаем бесплатную поддержку в США. Попробуйте бесплатно сегодня!