Планирование ресурсов предприятия (ERP) системы действительно могут изменить правила игры для бухгалтерских фирм.

Если раньше им приходилось отслеживать несколько процессов, необходимых для ведения бизнеса, то теперь внедрение единого программного обеспечения может значительно упростить задачу.

ERP объединяет многие из этих важных бизнес-функций в одной общей базе данных.

Облегчение жизни

ERP-системы обладают многочисленными преимуществами, и, по сути, все они направлены на облегчение жизни вам и вашему бизнесу.

А когда вашим сотрудникам станет легче, это обязательно поможет и вашим клиентам. Еще не убедили? Давайте рассмотрим некоторые из этих причин более подробно.

Вот список некоторых из основных преимуществ систем ERP. Чтобы лучше проиллюстрировать это, мы будем использовать Microsoft Dynamics 365 Business Central в качестве примера, подчеркивая его преимущества на реальных примерах.

1. Оптимизация процессов и повышение производительности

Это ключевое преимущество системы ERP. Чем больше растет ваш бизнес, тем сложнее становятся ваши операции. К счастью, ERP-системы предоставляют вам платформу для оптимизации и стандартизации процессов, что в конечном итоге поможет вам стать намного эффективнее в своем бизнесе.

Данные не нужно вводить вручную, поэтому больше не нужно полагаться на электронные таблицы, создаваемые вручную - OCR упрощает ввод данных, создавая транзакции за вас. Используя рабочие процессы, вы можете упростить процесс утверждения и отказаться от использования бумаги или отправки электронных писем. Существует единая готовая к работе система, поэтому не нужно тратить время на переключение между несколькими программами. Благодаря единой централизованной базе данных каждый имеет полную видимость всего, а это означает, что вы можете начать видеть более широкую картину с «одной версией правды» и принимать обоснованные решения в режиме реального времени.

2. Обеспечьте безопасность своего бизнеса в будущем.

Одна из основных целей для многих предприятий - рост. Однако добиться этого не всегда легко, особенно если учесть, что вам нужна гибкая система, которая может адаптироваться и расти вместе с потребностями вашего бизнеса. Затраты на новую систему должны демонстрировать окупаемость инвестиций, и вы определенно не хотите платить сейчас за то, что потребует изменений через несколько лет. Вам нужно адаптируемое решение.

Именно здесь ориентирование на будущее становится важным и одним из фундаментальных преимуществ ERP-систем. Хорошие ERP-системы способствуют будущему росту и обладают достаточной гибкостью, чтобы расти вместе с вами. Современная ERP-система должна использовать самые последние и лучшие технологии с постоянными инвестициями со стороны поставщика, чтобы быть уверенным в том, что она опережает кривые и способна обеспечить добавленную стоимость, когда и когда вам это нужно.

3. Победа над соответствием

Это преимущество программного обеспечения ERP, которое часто можно упускать из виду. Соблюдение нормативных требований для вашего бухгалтерского бизнеса может быть сложной задачей, особенно когда нормативные акты постоянно меняются. Система ERP позволяет отслеживать эти изменения и помогает управлять ими. Отслеживание соответствия нормативным требованиям становится приоритетным и полностью автоматизированным, поэтому вы можете рассчитывать на более точный финансовый учет, лучшую прослеживаемость продукции и превосходный контроль качества. Кроме того, любые внешние аудиторы смогут точно увидеть, кто над чем работал, благодаря обширным журналам аудита, доступным в одном месте.

Современная ERP должна иметь стандартную поддержку соответствия; сертифицирован HMRC для цифрового налогообложения , а также отвечают многим важным требованиям GDPR. Знание того, что ваша ERP-система поддерживает обязательство вашего бизнеса по GDPR, является одним из основных преимуществ ERP-систем. Однако вам всегда следует обращаться за дополнительной юридической консультацией, чтобы убедиться, что вы полностью соблюдаете GDPR.

4. Улучшение совместной работы в команде

Еще одно из основных преимуществ ERP-систем - это сотрудничество. С помощью системы ERP вы можете сблизить все области вашего бизнеса и избавиться от разрозненности. Его централизованная система данных позволяет расширить сотрудничество в рамках всей вашей компании, особенно если это облачное решение; находятся ли люди в офисе, работают дома или даже в командировке за границу, если у них есть подключение к Интернету, сотрудники могут работать вместе.

Современная ERP должна быть облачной и полностью доступной - настольный компьютер, мобильный телефон, планшет, вы можете получить доступ к тому, что вам нужно, на любом устройстве и в любом браузере. Это дает сотрудникам гораздо больше свободы для совместной работы в режиме реального времени, где бы они ни находились. Интеграция с Outlook показывает данные о клиентах и ​​поставщиках, поэтому вам не нужно обращаться в свой финансовый отдел, чтобы составить отчет о должниках, чтобы определить, должны ли они вам деньги и должны ли вы выполнить их заказ.

5. Гибкость

Когда дело доходит до ERP-систем, нельзя применять универсальные решения. Большинство ERP предназначены для бесшовной интеграции с другими программами, включая платформы электронной коммерции, системы CRM и приложения Office. Они также являются модульными, поэтому вы можете расширить или настроить их в соответствии со своими уникальными требованиями, что дает вам свободу действий.

Business Central - это готовая к работе система, интегрированная с Office, Outlook и Power BI. Его можно легко интегрировать с другими системами, чтобы упростить вашу жизнь. Интеграция с Outlook позволяет отправлять копии счетов-фактур, выписок, создавать заказы и новые учетные записи, не выходя из Outlook, избавляя вас от перехода между продуктами для выполнения повседневных задач. Кредитный контроль также может быть выполнен в Outlook, вся информация доступна пользователю, чтобы он мог отслеживать просроченные счета, отправлять копии и выписки. Microsoft предоставляет все инструменты, необходимые для создания автоматизированных интеграций в реальном времени, плюс мы можем легко создавать приложения для настройки.

6. Защитите свой бизнес

Когда дело доходит до инвестирования в новое программное обеспечение, вопрос безопасности является важным. Вам необходимо знать, насколько безопасно его использовать и какие меры принимаются для защиты ваших данных. Это особенно верно в отношении систем ERP из-за того, что финансовые данные клиентов важны.

Решения ERP имеют брандмауэры и средства управления для ограничения разрешений пользователей, а также политики конфиденциальности, которые помогают поддерживать точность и безопасность данных в любое время. Поскольку Microsoft является такой крупной компанией, они получают огромную выгоду от модели экономии от масштаба. По этой причине их служба облачных вычислений Azure, поддерживающая Business Central, обеспечивает уровень безопасности и соответствия, который ни одно предприятие малого и среднего бизнеса не могло бы себе позволить или достичь с помощью своей внутренней локальной структуры.

7. Экономия средств и рентабельность инвестиций

Возможно, самое большое преимущество систем ERP - это результат всего того, что было раньше. Благодаря более эффективным процессам, лучшим функциям, позволяющим сэкономить время, и меньшей вероятности дорогостоящих последствий несоблюдения требований и утечки данных, ваш бизнес, несомненно, получит огромную экономию.

С появлением на рынке новейших ERP не требуется дорогостоящих обновлений для обеспечения соответствия требованиям или для роста вашего бизнеса. Быстрое внедрение означает минимальное время простоя, и, устраняя необходимость выполнять ручные или повторяющиеся задачи, сотрудники могут сосредоточиться на делах, которые наиболее важны для вашего бизнеса.

Еще одна отличная функция экономии затрат - это лицензирование SaaS. Это означает, что вам не нужно покупать лицензию заранее, поэтому расходы можно распределять в течение года, что дает вам больше контроля над своими расходами.

Последние мысли

Конечно, это далеко не полный список. У систем ERP есть еще много преимуществ, и все они призваны упростить ведение бизнеса. Если вы хотите узнать больше о Business Central или ERP-системах в целом или вам нужны рекомендации в процессе принятия решений, мы можем помочь.

В Xpedition наши эксперты по ERP специализируются на бухгалтерском учете и понимают требования, необходимые для вашего сектора. Присоединяйтесь к одному из наших бесплатных мероприятий чтобы узнать больше.